Olemme koonneet tälle sivulle vinkkejämme tietotekniikan laitehankintojen tehokkaiksi ja toimiviksi vastuullisuusvaatimuksiksi.
Maailman digitalisoituessa on entistä tärkeämpää varmistua siitä, että tietotekniikan valmistus ja käyttö noudattavat kestävän kehityksen vaatimuksia. Tehokkain tapa, jolla organisaatiot voivat vaikuttaa it-alan kehittymiseen kestävämpään suuntaan, on asettaa vaatimuksia tietotekniikkahankintojen vastuullisuudelle.
Olemme koonneet parhaat vinkkimme siitä, miten luodaan paitsi tehokkaat, myös oman organisaationne toimintaan parhaiten soveltuvat vaatimukset. Vinkit perustuvat alan riippumattomana toimittajana keräämäämme osaamiseen ja tietoon asiakkaidemme tarpeista. Ne eivät tarjoa valmiita ratkaisuja vaan apuvälineen, ideoita ja perustan omien vaatimustenne luomiselle.
Huom! Suositukset perustuvat it-alan yleisiin käytäntöihin. Julkisten hankintojen osalta on hankintayksiköiden itse varmistettava, että heidän asettamansa vaatimukset ovat hankintalainsäädännön mukaisia.
Mitä vastuullisuusvaatimuksilla pitäisi tavoitella?
It-hankintojen haasteet ovat runsaslukuisia ja monimutkaisia eikä hankinnoissa voi tai edes kannata yrittää vastata kaikkiin haasteisiin. Vastuullisuusvaatimukset, jotka asetetaan vain tavan vuoksi tai "koska niin kuuluu tehdä", eivät saavuta tavoitettaan edistää kestävää kehitystä.
Näin käy myös silloin, jos organisaatiosi ei pysty varmistamaan vaatimusten toteutumista tai noudattamista. Siksi työ kannattaa aloittaa vastaamalla muutamaan peruskysymykseen.
Mitä tavoitteita organisaationne haluaa saavuttaa?
Miettikää, mitkä ovat teidän organisaationne tärkeimmät kannustimet asettaa vastuullisuusvaatimuksia ja mitkä ovat suurimmat riskit. Onko erityisen tärkeää keskittyä oikeudenmukaisiin työoloihin? Vai onko teillä kunnianhimoiset tavoitteet hiilidioksidipäästöjen vähentämiseksi? Miettikää, millä tavoin it-ostot voisivat vaikuttaa organisaationne kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamiseen ja vähentää toimintanne kielteisiä vaikutuksia.
Mikä on järkevä tavoitetaso?
Mukauttakaa tavoitetaso niin, että asetettuja vaatimuksia on mahdollista seurata käytössä olevilla tiedoilla ja resursseilla. Niukat resurssit eivät välttämättä tarkoita sitä, että pitäisi luopua vastuullisuusvaatimusten asettamisesta.
Mitkä ovat it-alan tärkeimmät haasteet?
Vaikka monet kestävän kehityksen kysymykset ovat yleisiä ja yhteisiä, jokainen toimiala on ainutlaatuinen. It-hankinnoille asetettavat vaatimukset on siksi suhteutettava ongelmiin, jotka koskettavat erityisesti it-alaa ja hankittavia ratkaisuja. Käymällä vuoropuhelua toimittajien kanssa saatte hyvän kuvan siitä, mitä kussakin hankinnassa on tärkeää priorisoida.
Uskaltakaa priorisoida!
Yksittäinen hankinta ei voi ratkaista kaikkia haasteita, joten uskaltakaa priorisoida. Onko esimerkiksi ilmastokysymys teille erityisen tärkeä? Jos on, keskittykää hankinnassa siihen.
Muutama huomionarvoinen seikka omaa vastuullista it-ostamista mietittäessä
Kohdista vaatimukset oikealle osapuolelle
Erota toisistaan vaatimukset, jotka asetetaan
- toimittajalle/sopimuskumppanille
- valmistajalle/tavaramerkin omistajalle
- laitteille/tuotteille
Pyydä todisteet ennen päätöksentekoa
Pyydä todisteet sekä pakollisten vaatimusten että laatukriteerien täyttämisestä. Niiden perusteella on helpompi karsia pois toimijat, jotka eivät suhtaudu asiaan vakavasti, ja vaatimusten vastaisen toiminnan riski pienenee.
Vältä tarjoajalle kohdistettuja ehdottomia vaatimuksia
Kannattaa esimerkiksi välttää vaatimuksia, jotka edellyttävät tarjoajalta vastuullisuusvaatimusten täydellistä noudattamista koko toimitusketjussa, koska se on käytännössä mahdotonta. Alan valtava koko ja monimutkaisuus rajoittavat sekä tarjoajan että valmistajan vaikutus- ja jäljitysmahdollisuuksia. Sen sijaan voitte vaatia ja myös seurata sitä, että toimittajat ja valmistajat työskentelevät järjestelmällisesti riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi.
Käytä laatuperusteita
Jos haluat arvostaa alan toimijoiden vastuullisuustyötä ja antaa itsellenne mahdollisuuden suosia eturintamassa olevia toimittajia ja valmistajia, voit käyttää laatuperusteiden pisteytystä. Siten edistät myös koko alan kehitystä lisäämällä painetta muille toimijoille kestävän kehityksen puolesta tehtävän työn kehittämiseen.
Uskalla karsia! Parhaan lopputuloksen saat valitsemalla muutaman organisaatiollesi tärkeän arviointiperusteen, joille voit asettaa tiukat vaatimukset. Muussa tapauksessa on olemassa vaara, että kun kaikki tarjoajat ovat hyviä jossakin suhteessa, kriteerien perusteella ei pystykään selkeästi erottelemaan parhaita toimijoita.
Muista seuranta
Sopimuskumppaneiden ja valmistajien vastuullisuustyön järjestelmällinen ja jatkuva seuranta on ratkaisevan tärkeää. Vaatimukset, joita ei sopimuskauden aikana seurata, saattavat jäädä tyhjäksi puheeksi, mikä puolestaan heikentää mahdollisuuksia vaikuttaa alan kestävää kehitystä edistävään työhön.
Kolme helppoa vinkkiä - näin pääset alkuun
Vastuullisuusvaatimusten luominen saattaa tuntua monimutkaiselta ja resursseja vaativalta. Keskittymällä kolmeen asiaan saat luotua erittäin hyvän perustan tietotekniikan vastuulliselle käytölle ilman laajaa tietopohjaa ja aikaa vievää seurantaa.
- Valitse valmistaja, joka on RBA:n jäsen vähintään Regular Member -tasolla
RBA:n (Responsible Business Alliance) jäsenet ovat sitoutuneet noudattamaan yhteisiä eettisiä ohjeita, toteuttamaan säännöllisiä kolmansien osapuolten katselmointeja toimitusketjussaan ja korjaamaan aktiivisesti mahdolliset poikkeamat. Ne ovat myös sitoutuneet toimimaan jatkuvien parannusten edistämiseksi. - Valitse TCO-merkittyjä laitteita (jos mahdollista)
TCO asettaa laajat vastuullisuusvaatimukset tuotteen koko elinkaaren ajalle. Vaatimukset sisältävät sekä sosiaalisia vaatimuksia (kuten työajat, työympäristön ja palkkaehdot tehtaissa) että tuotevaatimuksia (kuten energiatehokkuus ja haitallisten aineiden rajoittaminen). Uusin versio, Generation 8, sisältää myös useita vaatimuksia tuotteiden käyttöiän pidentämiseksi.
Kaikki vaatimukset ovat pakollisia ja vaatimustenmukaisuus katselmoidaan ennen merkinnän myöntämistä. Teidän ei siis tarvitse itse olla asiantuntijoita tai käyttää resursseja seurantaan. - Varmista laitteiden palautus
Vaadi toimittajaltasi, että heillä on prosessi käytettyjen it-laitteiden palautukselle ja että prosessi ensisijaisesti tähtää laitteiden uudelleenkäyttöön ja toissijaisesti kierrätykseen.
Uskalla haastaa!
Suuri osa siitä, mitä teemme, perustuu tottumuksiin ja vakiintuneisiin ajattelutapoihin, mutta jotta todellinen muutos saadaan aikaan, on tärkeää uskaltaa katsoa eteenpäin ja haastaa.
Oma ajattelutapa
Ostohinta ei aina anna kuvaa tuotteen kustannuksista. Jotta saataisiin totuudenmukaisempi kuva, hankintamenettelyyn voi olla hyödyllistä sisällyttää kokonaiskustannusten ja elinkaarikustannusten kaltaisia muuttujia. Mitkä ovat sellaisen tuotteen kustannukset, jota käytetään lyhyen aikaa ja sitten hävitetään, verrattuna tuotteeseen, joka voidaan korjata ja päivittää ja joka on yhteensopiva useampien lisävarusteiden kanssa?
Oma tapa ostaa tietotekniikkaa
Kestävä it perustuu mahdollisimman tehokkaaseen olemassa olevien resurssien käyttöön. Siksi kannattaa haastaa ja kyseenalaistaa tavat, joilla tietotekniikkaa ostetaan. Ajattele tuotteen sijaan toimintaa. Tietotekniikan hyöty ei perustu laitteen omistamiseen vaan sen käyttöön. Esimerkiksi laitteiden vuokraaminen on prosessiin sisältyvän kierrätyksen vuoksi vastuullinen hankintatapa, mutta se voi olla myös taloudellisesti edullinen ratkaisu, koska siinä hankitaan valmis prosessi, jolla voi optimoida käytön, hallita laitteita täydellisesti ja maksaa vain siitä, mitä käyttää.
Toimittajasi
Miten toimittaja voi auttaa teitä saavuttamaan tavoitteenne sekä budjetin että kestävän kehityksen suhteen? Mitkä ovat tarpeitanne parhaiten palvelevat ratkaisut? Haastakaa myös tavarantoimittajanne ajattelemaan uudella tavalla.
95/5: Yhdenmukaistamisen ja standardoinnin merkitys
Noin 95 prosenttia kaikista nykyisin asetettavista vastuullisuusvaatimuksista on samankaltaisia, mutta jäljelle jäävät viisi prosenttia vaativat eniten aikaa ja resursseja, koska ne edellyttävät yksilöityjä määrittelyjä sekä raportointiin että seurantaan. Vaatimusten yhdenmukaistaminen helpottaa sekä valmistajien että ostajien keskittymistä tärkeimpiin ratkaistaviin haasteisiin. Siksi perusvaatimusten muotoilussa kannattaa noudattaa olemassa olevia perussopimuksia ja ohjeita, kuten YK:n Global Compact -aloite, ILO:n keskeiset yleissopimukset, OECD:n ohjeet konfliktialueilta ja korkean riskin alueilta peräisin olevien mineraalien toimitusketjun vastuullisuudesta, RBA:n Code of Conduct (ks. jäljempänä), GHG-protokolla eli maailmanlaajuinen standardi hiilijalanjäljen laskentaan sekä vakiintuneet kestävyysmerkinnät, kuten TCO-sertifikaatti.
Haluatko asettaa tiukempia vaatimuksia? Käytä laatupisteytystä!
Ilmastoraportointi
Yleisin ilmastopäästöjen laskentastandardi on Greenhouse Gas Protocol eli GHG-protokolla. Siinä päästöt jaetaan kolmeen luokkaan päästölähteen selventämiseksi:
Scope 1: Suorat päästöt
Yrityksen toiminnasta aiheutuvat suorat päästöt eli yrityksen omistamista tai suorassa hallinnassa olevista lähteistä peräisin olevat päästöt. Esimerkiksi suoraan omistetut ajoneuvot.
Scope 2: Muualta ostettu sähkö, kaukolämpö ja kaukokylmä
Scope 3: Muut epäsuorat päästöt
Muut päästöt, jotka syntyvät yrityksen toimintojen seurauksena, esimerkiksi liikematkoista ja ostoista eli lähteistä, joita yritys ei suoraan omista.
Varmista kestävä elinkaaren hallinta
Maailmassa tuotetaan vuosittain noin 50 miljoonaa tonnia elektroniikkajätettä. Elektroniikkajäte on nopeimmin kasvava jätelaji ja myös ilmastolle haitallisin. Jätteen vähentämiseksi ja it-ostojen ilmastovaikutusten pienentämiseksi täytyy (tärkeysjärjestyksessä):
- Käyttää laitteita pidempään.
- Varmistaa, että laitteita voidaan käyttää uudelleen.
- Varmistaa, että materiaali voidaan kierrättää, kun käyttö ei ole enää mahdollista.
Laitteiden vastuullisen elinkaaren varmistaminen eli it-laitteiden uudelleenkäyttö ja kierrätys, kun organisaatiosi ei enää niitä käytä, on yksi tärkeimmistä toimista, joita voit tehdä ilmaston ja ympäristön hyväksi – sekä organisaatiosi omien kestävän kehityksen tavoitteidenne saavuttamiseksi.
Esimerkkejä eri toimijoiden roolista
Toimittaja/sopimuskumppani
Toimittaja ei voi vaikuttaa samalla tavalla toimitusketjuun kuin valmistaja/tavaramerkin omistaja, mutta toimittajalla voi olla myönteinen vaikutus, jos asiakkaiden kestävyysvaatimukset kerätään yhteen ja välitetään ketjussa taaksepäin.
Se, mitä toimittajat voivat – ja heidän tulisi – tehdä, on järjestelmällinen työ toimitusketjun valvomisessa ja riskien tunnistamisessa sekä aktiivinen vaikuttaminen poikkeamien välttämiseksi ja minimoimiseksi.
Toimittajat voivat myös osallistua alan kestävyys- ja vastuullisuustyöhön myönteisen muutoksen aikaansaamiseksi.
Edellyttämällä seuraavia asioita voit luoda hyvän perustan ja varmistua siitä, että toimittajan vastuullisuustyö on järjestelmällistä:
- Toimittajalla on eettiset ohjeet, joita sovelletaan myös toimitusketjuun ja jotka perustuvat – ja viittaavat – kansainvälisiin standardeihin, kuten ILO:n kahdeksaan keskeiseen yleissopimukseen ja YK:n Global Compact -aloitteen periaatteisiin.
- Toimittajalla on prosessi toimittajiensa tarkistamiseen, mukaan lukien vakioidut poikkeamien hallintamenettelyt. Tämä voidaan osoittaa esimerkiksi kestävän kehityksen raportilla.
- Toimittajalla on sisäiset eettiset ohjeet yhteistyöstä asiakkaiden, kumppaneiden ja sijoittajien kanssa. Osana ohjeita voi olla toimittajan aktiivisuus korruption estämiseksi tai toiminta ISO 37001 -standardin mukaisesti.
- Toimittajalla on kestävyys- ja vastuullisuusasioihin nimetty vastuuhenkilö.
- Toimittajan laatu- ja ympäristöasiat hoidetaan ISO 9001- ja 14001 -standardien mukaisesti.
- Toimittajalla on julkinen vastuullisuusraportti, joka sisältää vähintään Scope 1:n ja Scope 2:n (ks. Ilmastoraportointi-kohta) kattavan ilmastoraportoinnin.
- Toimittajalla on prosessi it-laitteiden turvallista ja ympäristöystävällistä kierrätystä varten, ja prosessiin sisältyy raportointijärjestelmä. Tämä voidaan osoittaa ympäristötodistuksilla, toimintaperiaatteilla ja menettelytapojen kuvauksella sekä malliraportilla (ks. Ilmastoraportointi-kohta).
Jos haluat palkita eturintamassa olevia toimittajia (esimerkiksi laatupisteytyksen avulla), voit esimerkiksi edellyttää että:
- Toimittaja osallistuu aktiivisesti alan hankkeisiin, joiden tavoitteena on tehdä yhteistyötä kestävään kehitykseen liittyvissä kysymyksissä ja levittää tietoa ja osaamista alan toiminnan kohentamiseksi yhdessä.
- Toimittajan vastuullisuustyö on arvioitu ja sertifioitu riippumattoman kolmannen osapuolen toimesta, esimerkiksi EcoVadis-sertifikaatilla.
- Toimittajan tarjoaman takaisinottoprosessin tavoite on ensisijaisesti laitteiden uudelleenkäyttö ja toissijaisesti kierrätys (ks. Ilmastoraportointi-kohta).
- Toimittajan ilmastoraportointiin sisältyy myös Scope 3 (ks. Ilmastoraportointi-kohta).
Valmistaja/tavaramerkin omistaja
Tavaramerkkien omistajilla on paremmat mahdollisuudet vaikuttaa valmistusvaiheen olosuhteisiin, koska he ovat pidemmällä tuotantoketjussa kuin toimittaja ja koska laitteet valmistetaan toisinaan heidän omissa tehtaissaan tai he ostavat ne suoraan valmistajalta. Sen vuoksi tuotantoa ja sosiaalisia olosuhteita koskevat vaatimukset on paras asettaa tälle tasolle, ei yksittäisille tuotteille.
Vaatimusten tulisi liittyä valmistajan/tavaramerkin omistajan sitoutumiseen koskien kestävää kehitystä, hallintajärjestelmiä ja vastuullisuusraportoinnin avoimuutta. Tavaramerkin omistaja voi osoittaa sitoutuneisuutensa esimerkiksi olemalla Responsible Business Alliancen jäsen vähintään Regular Member -tasolla.
Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että valmistaja:
- toteuttaa tuotantolaitosten riskinarvioinnin sekä valmistajan itsensä omistamissa että alihankkijoiden omistamissa tuotantolaitoksissa.
- toteuttaa riippumattomien kolmansien osapuolten auditointeja tiloissa, joissa esiintyy mahdollisia tai todellisia ongelmia ja että auditoinnissa havaitut poikkeamat korjataan RBA:n standardien mukaisesti.
- on sitoutunut noudattamaan RBA:n eettistä ohjeistusta.
Valmistajat, jotka eivät ole RBA:n jäseniä, voivat täyttää vaatimuksen esittämällä todisteet vastaavasta toimintatavasta.
Kannattaa varmistaa, että valmistaja:
- on sitoutunut julkisesti vastuullisuuteen ja käyttää vakiintuneita hallintojärjestelmiä menettelytapojen toteuttamiseen, katselmointiin sekä riskien järjestelmälliseen tunnistamiseen ja hallitsemiseen.
- raportoi läpinäkyvästi työstään (esim. julkinen vastuullisuusraportti, mukaan lukien Scope 1- ja Scope 2 -tasoiset ilmastovaikutusten laskelmat) sekä katselmointien lopputuloksista.
- on laatinut julkisen ohjeistuksen mineraalien toimitusketjun vastuullisuudesta ja noudattaa asiassa OECD:n due diligence -ohjeistusta. (Tämä sitoumus kuuluu RBA-jäsenyyteen.)
Jos haluat palkita eturintamassa olevia valmistajia (esimerkiksi laatupisteytyksen avulla), voit edellyttää seuraavia asioita sen perusteella, mitkä organisaatiosi prioriteetit ovat:
- valmistajan ilmastoraportointiin sisältyy myös Scope 3 (ks. Ilmastoraportointi-kohta).
- valmistajalla on paikallisia hankkeita työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksien vahvistamiseksi.
- valmistaja on mukana paikallisissa valmiuksien kehittämisaloitteissa, esimerkiksi tukemalla paikallisia aloitteita ja kestävästi tuotettujen mineraalien tarjonnan lisäämistä Kongossa.
- valmistajalla on aloitteita eri alojen välistä yhteistyötä varten tai koko teollisuudenalan vastuullisuutta edistävien teknologioiden ja/tai datan saatavuuden parantamiseksi.
Vinkki!
Hankintaa edeltävässä vuoropuhelussa voit pyytää valmistajilta esimerkkejä siitä, miten he toimivat sinulle tärkeissä asioissa.
Tuotteet
Kun asetat kestävyysvaatimuksia tietyille tuotteille, ne on suunnattava tuotteen ominaisuuksiin ja käyttöön, kuten virrankulutukseen, akun kapasiteettiin, varaosien saatavuuteen, kemikaalisisältöön, pakkaukseen tai vastaavaan.
Toimitusketjun valmistusta ja sosiaalisia olosuhteita koskevien vaatimusten osalta on parempi kohdistaa vaatimukset valmistajaan. Tämä johtuu siitä, että tuotantolaitokset tuottavat valtavia määriä tuotteita ja toimitusketjut ovat dynaamisia. Siksi yksittäisten laitteiden jäljittäminen on suhteettoman työlästä. Työ tehdään järjestelmällisemmällä ja yleisemmällä tasolla. Paras tapa asettaa tuotteille kestävyysvaatimukset on edellyttää jonkinlaista kestävän kehityksen merkintää (ks. oheinen laatikko). Kannattaa huomioida, että TCO Certified -merkintään sisältyy myös useita sosiaalisia vaatimuksia.
Kuljetukset
Valitsemalla laitteiden kuljetuksen tehtaalta junalla ja viikoittaiset toimitukset toimittajalta aina, kun se on mahdollista, voit pienentää kuljetusten hiilijalanjälkeä. Tarvitaan vain vähän ennakoimista!
Muutama sana vastuullisuusmerkeistä
Vastuullisuusmerkit auttavat löytämään tuotteita, joiden valmistuksessa on kiinnitetty erityistä huomiota ympäristöön ja/tai sosiaalisiin olosuhteisiin.
- Vastuullisuusmerkittyjen tuotteiden on täytettävä tiettyjä ympäristö- ja/tai sosiaalisia vaatimuksia, jotka ovat yleensä tiukempia kuin lakisääteiset vaatimukset.
- Riippumaton osapuoli päättää, mitä vaatimuksia tuotteiden on täytettävä, jotta ne saavat merkinnän. Joidenkin merkintöjen vaatimustenmukaisuus todennetaan myös akkreditoiduilla kolmannen osapuolen auditoinneilla.
- Yleisimmät merkinnät ovat TCO Certified ja Epeat. Molemmat kattavat sekä sosiaaliset että ympäristöön liittyvät vaatimukset, mutta eroavat jonkin verran toisistaan metodologian suhteen. Epeat-merkityn tuotteen täytyy olla Epeat-rekisteröity siinä maassa, jossa tuote myydään, jotta merkintää voidaan soveltaa. Vastuullisuusmerkittyjen tuotteiden saatavuus vaihtelee tuoteluokittain. Suosittelemme, että tutkitte ennen hankintaa, minkä tyyppinen merkintä sopii tarpeisiinne ja prioriteetteihinne.
