Maailman digitalisoituessa on entistä tärkeämpää varmistua siitä, että tietotekniikan valmistus ja käyttö noudattavat kestävän kehityksen vaatimuksia. Tehokkain tapa, jolla organisaatiot voivat vaikuttaa it-alan kehittymiseen kestävämpään suuntaan, on asettaa vaatimuksia tietotekniikkahankintojen vastuullisuudelle.
Olemme koonneet parhaat vinkkimme siitä, miten luodaan paitsi tehokkaat, myös oman organisaationne toimintaan parhaiten soveltuvat vaatimukset. Vinkit perustuvat alan riippumattomana toimittajana keräämäämme osaamiseen ja tietoon asiakkaidemme tarpeista. Ne eivät tarjoa valmiita ratkaisuja vaan apuvälineen, ideoita ja perustan omien vaatimustenne luomiselle.
Huom! Suositukset perustuvat it-alan yleisiin käytäntöihin. Julkisten hankintojen osalta on hankintayksiköiden itse varmistettava, että heidän asettamansa vaatimukset ovat hankintalainsäädännön mukaisia.
It-hankintojen haasteet ovat runsaslukuisia ja monimutkaisia eikä hankinnoissa voi tai edes kannata yrittää vastata kaikkiin haasteisiin. Vastuullisuusvaatimukset, jotka asetetaan vain tavan vuoksi tai "koska niin kuuluu tehdä", eivät saavuta tavoitettaan edistää kestävää kehitystä.
Näin käy myös silloin, jos organisaatiosi ei pysty varmistamaan vaatimusten toteutumista tai noudattamista. Siksi työ kannattaa aloittaa vastaamalla muutamaan peruskysymykseen.
Miettikää, mitkä ovat teidän organisaationne tärkeimmät kannustimet asettaa vastuullisuusvaatimuksia ja mitkä ovat suurimmat riskit. Onko erityisen tärkeää keskittyä oikeudenmukaisiin työoloihin? Vai onko teillä kunnianhimoiset tavoitteet hiilidioksidipäästöjen vähentämiseksi? Miettikää, millä tavoin it-ostot voisivat vaikuttaa organisaationne kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamiseen ja vähentää toimintanne kielteisiä vaikutuksia.
Mukauttakaa tavoitetaso niin, että asetettuja vaatimuksia on mahdollista seurata käytössä olevilla tiedoilla ja resursseilla. Niukat resurssit eivät välttämättä tarkoita sitä, että pitäisi luopua vastuullisuusvaatimusten asettamisesta.
Vaikka monet kestävän kehityksen kysymykset ovat yleisiä ja yhteisiä, jokainen toimiala on ainutlaatuinen. It-hankinnoille asetettavat vaatimukset on siksi suhteutettava ongelmiin, jotka koskettavat erityisesti it-alaa ja hankittavia ratkaisuja. Käymällä vuoropuhelua toimittajien kanssa saatte hyvän kuvan siitä, mitä kussakin hankinnassa on tärkeää priorisoida.
Uskaltakaa priorisoida!
Yksittäinen hankinta ei voi ratkaista kaikkia haasteita, joten uskaltakaa priorisoida. Onko esimerkiksi ilmastokysymys teille erityisen tärkeä? Jos on, keskittykää hankinnassa siihen.
Erota toisistaan vaatimukset, jotka asetetaan
Pyydä todisteet sekä pakollisten vaatimusten että laatukriteerien täyttämisestä. Niiden perusteella on helpompi karsia pois toimijat, jotka eivät suhtaudu asiaan vakavasti, ja vaatimusten vastaisen toiminnan riski pienenee.
Kannattaa esimerkiksi välttää vaatimuksia, jotka edellyttävät tarjoajalta vastuullisuusvaatimusten täydellistä noudattamista koko toimitusketjussa, koska se on käytännössä mahdotonta. Alan valtava koko ja monimutkaisuus rajoittavat sekä tarjoajan että valmistajan vaikutus- ja jäljitysmahdollisuuksia. Sen sijaan voitte vaatia ja myös seurata sitä, että toimittajat ja valmistajat työskentelevät järjestelmällisesti riskien tunnistamiseksi ja hallitsemiseksi.
Jos haluat arvostaa alan toimijoiden vastuullisuustyötä ja antaa itsellenne mahdollisuuden suosia eturintamassa olevia toimittajia ja valmistajia, voit käyttää laatuperusteiden pisteytystä. Siten edistät myös koko alan kehitystä lisäämällä painetta muille toimijoille kestävän kehityksen puolesta tehtävän työn kehittämiseen.
Uskalla karsia! Parhaan lopputuloksen saat valitsemalla muutaman organisaatiollesi tärkeän arviointiperusteen, joille voit asettaa tiukat vaatimukset. Muussa tapauksessa on olemassa vaara, että kun kaikki tarjoajat ovat hyviä jossakin suhteessa, kriteerien perusteella ei pystykään selkeästi erottelemaan parhaita toimijoita.
Sopimuskumppaneiden ja valmistajien vastuullisuustyön järjestelmällinen ja jatkuva seuranta on ratkaisevan tärkeää. Vaatimukset, joita ei sopimuskauden aikana seurata, saattavat jäädä tyhjäksi puheeksi, mikä puolestaan heikentää mahdollisuuksia vaikuttaa alan kestävää kehitystä edistävään työhön.
Vastuullisuusvaatimusten luominen saattaa tuntua monimutkaiselta ja resursseja vaativalta. Keskittymällä kolmeen asiaan saat luotua erittäin hyvän perustan tietotekniikan vastuulliselle käytölle ilman laajaa tietopohjaa ja aikaa vievää seurantaa.
Suuri osa siitä, mitä teemme, perustuu tottumuksiin ja vakiintuneisiin ajattelutapoihin, mutta jotta todellinen muutos saadaan aikaan, on tärkeää uskaltaa katsoa eteenpäin ja haastaa.
Ostohinta ei aina anna kuvaa tuotteen kustannuksista. Jotta saataisiin totuudenmukaisempi kuva, hankintamenettelyyn voi olla hyödyllistä sisällyttää kokonaiskustannusten ja elinkaarikustannusten kaltaisia muuttujia. Mitkä ovat sellaisen tuotteen kustannukset, jota käytetään lyhyen aikaa ja sitten hävitetään, verrattuna tuotteeseen, joka voidaan korjata ja päivittää ja joka on yhteensopiva useampien lisävarusteiden kanssa?
Kestävä it perustuu mahdollisimman tehokkaaseen olemassa olevien resurssien käyttöön. Siksi kannattaa haastaa ja kyseenalaistaa tavat, joilla tietotekniikkaa ostetaan. Ajattele tuotteen sijaan toimintaa. Tietotekniikan hyöty ei perustu laitteen omistamiseen vaan sen käyttöön. Esimerkiksi laitteiden vuokraaminen on prosessiin sisältyvän kierrätyksen vuoksi vastuullinen hankintatapa, mutta se voi olla myös taloudellisesti edullinen ratkaisu, koska siinä hankitaan valmis prosessi, jolla voi optimoida käytön, hallita laitteita täydellisesti ja maksaa vain siitä, mitä käyttää.
Miten toimittaja voi auttaa teitä saavuttamaan tavoitteenne sekä budjetin että kestävän kehityksen suhteen? Mitkä ovat tarpeitanne parhaiten palvelevat ratkaisut? Haastakaa myös tavarantoimittajanne ajattelemaan uudella tavalla.
Noin 95 prosenttia kaikista nykyisin asetettavista vastuullisuusvaatimuksista on samankaltaisia, mutta jäljelle jäävät viisi prosenttia vaativat eniten aikaa ja resursseja, koska ne edellyttävät yksilöityjä määrittelyjä sekä raportointiin että seurantaan. Vaatimusten yhdenmukaistaminen helpottaa sekä valmistajien että ostajien keskittymistä tärkeimpiin ratkaistaviin haasteisiin. Siksi perusvaatimusten muotoilussa kannattaa noudattaa olemassa olevia perussopimuksia ja ohjeita, kuten YK:n Global Compact -aloite, ILO:n keskeiset yleissopimukset, OECD:n ohjeet konfliktialueilta ja korkean riskin alueilta peräisin olevien mineraalien toimitusketjun vastuullisuudesta, RBA:n Code of Conduct (ks. jäljempänä), GHG-protokolla eli maailmanlaajuinen standardi hiilijalanjäljen laskentaan sekä vakiintuneet kestävyysmerkinnät, kuten TCO-sertifikaatti.
Haluatko asettaa tiukempia vaatimuksia? Käytä laatupisteytystä!
Yleisin ilmastopäästöjen laskentastandardi on Greenhouse Gas Protocol eli GHG-protokolla. Siinä päästöt jaetaan kolmeen luokkaan päästölähteen selventämiseksi:
Scope 1: Suorat päästöt
Yrityksen toiminnasta aiheutuvat suorat päästöt eli yrityksen omistamista tai suorassa hallinnassa olevista lähteistä peräisin olevat päästöt. Esimerkiksi suoraan omistetut ajoneuvot.
Scope 2: Muualta ostettu sähkö, kaukolämpö ja kaukokylmä
Scope 3: Muut epäsuorat päästöt
Muut päästöt, jotka syntyvät yrityksen toimintojen seurauksena, esimerkiksi liikematkoista ja ostoista eli lähteistä, joita yritys ei suoraan omista.
Maailmassa tuotetaan vuosittain noin 50 miljoonaa tonnia elektroniikkajätettä. Elektroniikkajäte on nopeimmin kasvava jätelaji ja myös ilmastolle haitallisin. Jätteen vähentämiseksi ja it-ostojen ilmastovaikutusten pienentämiseksi täytyy (tärkeysjärjestyksessä):
Laitteiden vastuullisen elinkaaren varmistaminen eli it-laitteiden uudelleenkäyttö ja kierrätys, kun organisaatiosi ei enää niitä käytä, on yksi tärkeimmistä toimista, joita voit tehdä ilmaston ja ympäristön hyväksi – sekä organisaatiosi omien kestävän kehityksen tavoitteidenne saavuttamiseksi.
Toimittaja ei voi vaikuttaa samalla tavalla toimitusketjuun kuin valmistaja/tavaramerkin omistaja, mutta toimittajalla voi olla myönteinen vaikutus, jos asiakkaiden kestävyysvaatimukset kerätään yhteen ja välitetään ketjussa taaksepäin.
Se, mitä toimittajat voivat – ja heidän tulisi – tehdä, on järjestelmällinen työ toimitusketjun valvomisessa ja riskien tunnistamisessa sekä aktiivinen vaikuttaminen poikkeamien välttämiseksi ja minimoimiseksi.
Toimittajat voivat myös osallistua alan kestävyys- ja vastuullisuustyöhön myönteisen muutoksen aikaansaamiseksi.
Edellyttämällä seuraavia asioita voit luoda hyvän perustan ja varmistua siitä, että toimittajan vastuullisuustyö on järjestelmällistä:
Jos haluat palkita eturintamassa olevia toimittajia (esimerkiksi laatupisteytyksen avulla), voit esimerkiksi edellyttää että:
Tavaramerkkien omistajilla on paremmat mahdollisuudet vaikuttaa valmistusvaiheen olosuhteisiin, koska he ovat pidemmällä tuotantoketjussa kuin toimittaja ja koska laitteet valmistetaan toisinaan heidän omissa tehtaissaan tai he ostavat ne suoraan valmistajalta. Sen vuoksi tuotantoa ja sosiaalisia olosuhteita koskevat vaatimukset on paras asettaa tälle tasolle, ei yksittäisille tuotteille.
Vaatimusten tulisi liittyä valmistajan/tavaramerkin omistajan sitoutumiseen koskien kestävää kehitystä, hallintajärjestelmiä ja vastuullisuusraportoinnin avoimuutta. Tavaramerkin omistaja voi osoittaa sitoutuneisuutensa esimerkiksi olemalla Responsible Business Alliancen jäsen vähintään Regular Member -tasolla.
Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että valmistaja:
Kannattaa varmistaa, että valmistaja:
Jos haluat palkita eturintamassa olevia valmistajia (esimerkiksi laatupisteytyksen avulla), voit edellyttää seuraavia asioita sen perusteella, mitkä organisaatiosi prioriteetit ovat:
Vinkki!
Hankintaa edeltävässä vuoropuhelussa voit pyytää valmistajilta esimerkkejä siitä, miten he toimivat sinulle tärkeissä asioissa.
Kun asetat kestävyysvaatimuksia tietyille tuotteille, ne on suunnattava tuotteen ominaisuuksiin ja käyttöön, kuten virrankulutukseen, akun kapasiteettiin, varaosien saatavuuteen, kemikaalisisältöön, pakkaukseen tai vastaavaan.
Toimitusketjun valmistusta ja sosiaalisia olosuhteita koskevien vaatimusten osalta on parempi kohdistaa vaatimukset valmistajaan. Tämä johtuu siitä, että tuotantolaitokset tuottavat valtavia määriä tuotteita ja toimitusketjut ovat dynaamisia. Siksi yksittäisten laitteiden jäljittäminen on suhteettoman työlästä. Työ tehdään järjestelmällisemmällä ja yleisemmällä tasolla. Paras tapa asettaa tuotteille kestävyysvaatimukset on edellyttää jonkinlaista kestävän kehityksen merkintää (ks. oheinen laatikko). Kannattaa huomioida, että TCO Certified -merkintään sisältyy myös useita sosiaalisia vaatimuksia.
Valitsemalla laitteiden kuljetuksen tehtaalta junalla ja viikoittaiset toimitukset toimittajalta aina, kun se on mahdollista, voit pienentää kuljetusten hiilijalanjälkeä. Tarvitaan vain vähän ennakoimista!
Vastuullisuusmerkit auttavat löytämään tuotteita, joiden valmistuksessa on kiinnitetty erityistä huomiota ympäristöön ja/tai sosiaalisiin olosuhteisiin.
