07-09-2022

Opetuksen Google-ratkaisujen hallintamalli huolehtii jatkuvuudesta

Suomessa neljä viidestä kunnasta käyttää opetuksessa Googlen palveluita. Miten teillä käytetään Google-ratkaisuja? Asiantuntijamme Mia Bergius kertoo blogissa, miksi omaa kokonaistilannetta tulee tarkastella ja kuinka opetuksen Google-ratkaisujen hallintamalli turvaa jatkuvuuden

Mia Bergius, Atea.
Mia Bergius
Google Business Manager

Opetuksen Google-ratkaisujen hallintamalli huolehtii jatkuvuudesta

Suomessa noin 80% kunnista käyttää opetuksessa Google Workspace -palvelua ja/tai Chromebook-tietokoneita, jotka olivat viime vuonna myydyin laite K12-käyttäjille paitsi globaalisti myös meillä Suomessa. Menestyksen syyt on helppo ymmärtää: ominaisuuksiltaan erinomainen, kustannustehokas ja helppokäyttöinen niin ylläpitäjille, opettajille kuin oppilaillekin.

Tyypillisesti suomalaisissa kunnissa opetuksen Google-ratkaisuja käytetään laajasti rinnakkain muiden palveluiden kanssa. Tärkeän palvelun tulisi olla aina tarkasti määritetty, dokumentoitu ja vastuutettu. Näin huolehditaan jatkuvuudesta, palvelun ajantasaisuudesta ja mahdollistetaan systemaattinen kehittäminen. Tähän oivallinen työkalu on opetuksen Google-hallintamalli.

Hallintamalli toimii palvelun ylläpidon käsikirjana

Miten juuri teidän kunnassanne käytetään Google-ratkaisuja? Tapoja ja asetelmia voi olla monenlaisia ja juuri siksi onkin tärkeää aloittaa katsomalla omaa kokonaistilannetta. Hallintamalli on asiakirja, johon koostetaan tiedot Google-ympäristön ylläpitoprosesseista, palvelun käyttöön liittyvät kuntakohtaiset linjaukset ja niiden mukaiset asetukset, Chromebookien käyttöönottoprosessit, sekä muut olennaiset tiedot. Hallintamalliin kirjataan myös vastuuhenkilöt, joten samalla luontevasti määrittyy kunnan omien henkilöiden ja mahdollisen kumppanin roolit sekä vastuunjako.

Hallintamalli on dokumentti, jota tulee päivittää aina tarvittaessa. Parhaiten se onnistuu kun toimenpide kiinnitetään osaksi esimerkiksi säännöllistä ympäristön katselmointia. Jos Google-ympäristö on pitkään ollut ilman aktiivista ylläpitoa, suosittelemme toteuttamaan aluksi laajemman katselmoinnin sen tilasta. Tätä varten meiltä löytyy “Google Kuntotarkastus”-palvelu.

Kiteyttäen voisi ajatella, että kun uusi henkilö kiinnitetään osaksi Google-ratkaisujen ylläpitoa kunnassa, lukemalla dokumentoidun hallintamallin, hänelle pitäisi selvitä kaikki ydinasiat kokonaisuuden toiminnasta. Sen liitteeksi sopii hyvin muut aiheeseen liittyvät tärkeät dokumentit, kuten tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA).

Osana palvelun ylläpitoa on tärkeää seurata ympärillä tapahtuvia muutoksia ja trendejä. Viime vuosien suurin myllerrys opetuksen digitaalisten palveluiden käyttöön liittyen kulminoituu tietosuojaan. Jokaisen opetuksen digitaalisen palvelun, jossa käsitellään henkilötietoja, osalta tulisi kunnalla olla toteutettuna DPIA (Data Protection Impact Assessment), eli tietosuojan vaikutustenarviointi. Meiltä Atealta löytyy myös tähän aiheeseen erityisasiantuntijoita, jotka yhdessä asiakkaidemme kanssa työskentelevät DPIA:den toteuttamiseksi.

Valitse rinnalle kokonaisvaltainen kumppani

Ylläpidollista työtä kannattaa jakaa asiantuntevan kumppanin kanssa. Parhaimmillaan tästä muodostuu pitkäaikainen yhteistyö, jonka puitteissa huolehditaan ympäristön tilasta, viedään aktiivisesti kehitystyötä eteenpäin, laitteet kiertävät elinkaarensa alusta loppuun suunnitellun prosessin mukaisesti ja yhdessä mietitään ratkaisut ongelmakohtiin. Hallintamalli toimii tässä yhteistyössä toimintaa ohjaavana käsikirjana.

Me Atealla toimimme kokonaisvaltaisena Google-kumppanina. Se tarkoittaa, että meillä on vahva kumppanuussuhde Googleen ja sertifioidut asiantuntijat. Kauttamme on tilattavissa sekä Google-lisenssit että ChromeOS-tietokoneet. Chromebookien rinnalle kauttamme on saatavissa kaikki tarpeellinen: elinkaaripalvelu, esiasennus ja kierrätyspalvelut. Ja sitten se kaikkein tärkein tekijä: asiantuntemus. Meiltä löytyy eri aihealueisiin erikoistuneita asiantuntijoita, jotka tuntevat hyvin opetuskentän tarpeet. Tämän lisäksi valikoimastamme löytyy valmiit palvelut niin Google-ratkaisujen käyttöönottoon, koulutukseen ja kehitysprojekteihin kuin tukipalveluihinkin. Yhdessä asiakkaidemme kanssa toteutamme myös hallintamalleja. Voisi siis sanoa, että kaiken voi hankkia yhdeltä luukulta.

Tavataan ITK:ssa näyttelypaikalla AR5 -AR8 ja tervetuloa tutustumaan Google-ratkaisuihin myös Atea Focuksessa (ilmoittautuminen on muuten jo käynnissä).