2021-08-13

Onnistuneen rekrytoinnin takeita: työhaastattelun viisi takuukysymystä

Olen ollut siinä onnekkaassa tilanteessa viime vuosina, että olen päässyt haastattelemaan ja rekrytoimaan kymmeniä henkilöitä uusiin tehtäviin. Haastattelut, niiden pohjalta toteutetut valinnat sekä kokemukset uusien henkilöiden onnistumisesta ja sitoutumisesta tehtävään ovat auttaneet minua kirkastamaan itselleni onnistuneen rekrytoinnin edellytyksiä.

Ari Puustinen Director, Business Development
Viisi aikuista henkilöä seisoo rivissä, kasvot peitettyinä paperiarkilla, jossa on iso kysymysmerkki.

Yksi onnistumisen edellytyksistä on muodostamani haastattelurunko, joka koostuu joukosta vakiokysymyksiä sekä palautteenannosta ja jonka toistan jokaisessa haastattelussa. Toki kysyn aina lisäksi tehtäväkohtaisia kysymyksiä, mutta vakiot ovat vakioita, tehtävästä riippumatta. Avaan kohta vakiokysymykset ja syyt miksi niitä kysyn. 

Meillä haastattelijoilla on monenlaisia ja monen tasoisia valmiuksia haastattelujen läpivientiin. Pyrin osaltani antamaan eväitä erityisesti niille haastattelijoille, joille rekrytointien läpivienti ole kovinkaan tuttua: on ehkä kokonaan uuden asian edessä tai rekrytointeja tulee toteutettavaksi omalla vastuualueella harvakseltaan.

Saattavathan tästä hyötyä konkaritkin uusien ideoiden muodossa ja haastateltavillekin on tuolla takuuvinkki tuleviin haastatteluihin.

Vakiokysymykseni

  1. Kerro kuka [haastateltavan nimi] on?
    Yleensä haastateltava alkaa kertoa työhistoriaansa, minkä vuoksi seuraakin jatkokysymys nimenomaisesti henkilöstä itsestään työn ulkopuolella. Kysyn tätä kahdesta näkökulmasta:
    Haastateltava yleensä vapautuu ja mahdollinen jännitys helpottuu heti alkuun, kun keskustelussa tapaillaan hänelle tärkeitä aiheita, kuten perhettä, harrastuksia tai muita kiinnostuksen aiheita. 

    Jännityksen helpotettua henkilön aito minä alkaa kuoriutumaan ja se normaali valloittava persoona tulee pintaan. Tällä luodaan parasta mahdollista perustaa henkilön omalle onnistumiselle haastattelussa ja avointa keskusteluilmapiiriä.
  2. Kerro millainen kuva sinulla on tästä haettavasta tehtävästä?
    Mielestäni tämä on erittäin tärkeää käydä läpi heti alkuun. Kysymykseen ei ole oikeaa tai väärää vastausta, sillä tarkoituksena on vain yksinkertaisesti saada kuva, miten haastateltava on ymmärtänyt tehtävän sisällön. Molemmin puolin onnistuneen haastattelun, ja pidemmässä juoksussa rekrytoinnin, takaa vain se, että henkilöllä täysin kirkas kuva kyseisestä tehtävästä, sen vaatimuksista ja vaativuudesta, tavoitteista ja mahdollisuuksista sekä hänen omista kyvyistään ja motivoitumisesta tehtävään.

    Yhtä tärkeää tässä kohtaa on haastattelijana korjata mahdolliset väärinymmärrykset sekä täydentää mielikuvaa tehtävästä mahdollisimman kattavasti ja ennen kaikkea rehellisesti. Vaikka haastattelussa olisi täydellinen kandidaatti, älä missään nimessä sorru tehtävän kaunisteluun tai sokerikuorruttamiseen. Se vie haastattelun ja odotukset varmasti väärille urille ja myöhemmin tuottaa pettymyksen henkilölle tehtävässään.

    Haastattelijan tulee ymmärtää se, että haastateltava tulee tilaisuuteen yleensä sen tiedon varassa, mikä työpaikkailmoituksessa on annettu. Ollaanpa rekryväki tässä sitten rehellisiä itsellemme: aika usein nuo ilmoitukset ovat sellaista sisäänpäin käpristynyttä toimiala- ja firmakohtaista reseptiikkaa, että talon ulkopuolelta tulevalle kaikki lisätieto tehtävästä on arvokasta.
  3. Mitkä asiat ja kyvykkyydet ovat mielestäsi olennaisia tehtävässä onnistumisen kannalta?
    Mielestäni yksi huonoimmista kysymyksistä minkä haastattelussa voi esittää haastateltavalle on ”Mitä lähtisit ensimmäiseksi meillä kehittämään?”. Että ihanko vaikka työpaikkailmoituksen perusteella henkilön pitäisi vetäistä pöytään analyyttinen tilannekuva ja kehityksen tiekartta tehtäväkentän kehitykselle? Puhdasta laiskuutta haastattelijalta ja täysin epäreilu tilanne haastateltavalle.

    Kun molemmilla on yhteinen selkeä kuva haettavan tehtävän sisällöstä, voidaan haastateltavalta kuitenkin odottaa näkemystä ja analysointia siitä, mitä osaamista, millaista tekemisen tasoa, organisaation tukea tai muuta olennaista juuri tehtävään liittyvää tarvitaan, jotta onnistuminen tehtävässä olisi mahdollista. Tämä kysymys kohdistuu suoraan henkilön tehtäväkohtaiseen kyvykkyyteen eikä ole riippuvainen yrityksen tilanteesta.

    Tätä kautta päästään myös arvioimaan missä kyvykkyyksissä hänellä on parhaimmat vahvuudet ja missä tarvitsee tukea. Samalla voidaan pohtia myös, mitkä voisivat olla ne onnistumista kuvaavat tekijät eli milloin henkilö voi todeta onnistuneensa työssään.
  4. Koska olemme tässä haastattelutilanteessa, niin yleensä jotkin asiat työntävät sinua pois nykyisestä tehtävästä ja vastavuoroisesti jotkin seikat taas vetävät puoleensa tässä haettavassa tehtävässä. Mitä nämä ovat?

    Ensinnäkin, en kysy poistyöntäviä seikkoja sen vuoksi, että haluaisin kuulla haastateltavan kertovan negatiivisia asioita nykyisestä työnantajastaan. Haluan ymmärtää niitä tekijöitä, jotka näyttäytyvät henkilölle epämotivoivina ja voin näin peilata niitä haettavaan tehtävään, sen tuomiin mahdollisuuksiin sekä yrityksemme toimintaympäristöön. Tieto on arvokas monelta kantilta: voit samalla valottaa, miten teillä nämä asiat on hoidettu ja mahdollisten samankaltaisuuksien osalta (esimerkiksi jokaisessa pörssiyrityksessä tupataan raportoimaan työt aika pieteetillä ja harvalle se raportointi on se työn suola) voi haastateltavakin pohtia olisiko tämä seikka muutoin mielekkäämmässä ympäristössä paremmin hallittavissa.

    Samoin puoleensa vetävien asioiden kohdalla saa hyvän kuvan mitä sen hetkisen tiedon valossa henkilö haettavassa tehtävässä arvostaa ja millaisena hän teidän yrityksenne kokee.

    Tässä arvostan aina henkilöiden rehellisyyttä. Yhdelle mainiot koulutus- ja kehitysmahdollisuudet ovat sitä parhautta, kun toiselle vakavarainen yhtiö ja varma kuukausipalkka ovat se tärkein seikka. Kaikki vastaukset antavat mahdollisuuden arvioida haastateltavan ja haettavan tehtävän odotukset-todellisuus-kohtaantoa. Mainio tiedonlähde myös siihen, millaiset asiat näkyvät positiivisina yrityksestänne työmarkkinoilla.
  5. Kuvitellaan tilanne, että olisit ollut meillä kolme kuukautta töissä. Mikä saisi sinut pettymään ja toteamaan, ettei tämä ollutkaan sinun paikka?

    Nyt haastattelijat korvat tarkkana. Tässä kysymyksessä kiteytyy, millainen kuva henkilöllä tehtävästä on ja mitkä hänen odotuksensa tehtävää ja yritystä kohtaa ovat. Samalla vastaus on usein hyvin konkreettisella ja yksityiskohtaisellakin tasolla, mikä auttaa sinua ymmärtämään henkilölle tärkeät seikat kyseisessä tehtävässä. Mainio työkalu valittavan henkilön tulevaan perehdytykseen, motivoimiseen ja sitouttamiseen.

    Yhtä lailla annan tässä kohtaa aina myös oman näkemykseni, että mikä saisi minut pettymään kolmen kuukauden jälkeen. Tämä antaa vastavuoroisesti haastateltavalle sen kuvan, mitkä odotukset minulla on tehtävään valittavan henkilön alkutaipaleelle.

Haastattelun päätteeksi

Haastattelun päätteeksi annan haastateltavalle aina, siis aina, henkilökohtaisen palautteen haastattelusta. Harmikseni yhtä usein kuulen haastateltavilta, ettei kukaan muu tätä tee, vaikka jokainen haastateltava on vilpittömästi arvostanut antamaani palautetta. Uskon (ja toivon), että tämä on ollut vain sattumaa ja haastateltavat saavat välitöntä palautetta haastattelun päätteeksi myös muualla.

Palautteessa kerron, millaisen kuvan sain henkilön ammattiosaamisesta (sen vahvuudet ja kehitettävät osa-alueet tehtävään peilaten), henkilön vuorovaikutustaidoista ja persoonasta sekä kuinka henkilö sopisi mielestäni kohteena olevaan tiimiin jäseneksi. 

Mielestäni tämä on vähintä, mitä haastateltavan tulee tilaisuudesta saada mukaansa, vaikkei tulisi tehtävään valituksikaan. Tehtävästä riippuen hän todennäköisesti hakee muitakin tehtäviä yhdessä kymmenien tai jopa satojen muiden hakijoiden kanssa, ja saamansa palautteen perusteella hänellä voi olla tulevissa haastatteluissa edes piirun verran varmempi olo, kun on voinut kehittää omaa toimintaansa. Tai olla lannistumatta, kun on saanut ulkopuolista vahvistusta omiin vahvuuksiinsa.

Kuvittele omalle kohdallesi, millaista olisi haastattelun jälkeen parin viikon odotusajan kuluttua saada vain standardi sähköpostiviesti, että tällä kertaa valinta ei kohdistunut sinuun ilman mitään ymmärrystä, miten haastattelu oli mennyt ja mitä voisit seuraavaan haastatteluun parantaa. Ja toista tämä sykli vaikkapa 20 kertaa, mikä tämän hetken työmarkkinassa ei olisi mikään ihme. Henkilön turhauma on varmasti kosminen. 

Palautteen perusteella haastateltavalla on myös mahdollisuus heti korjata, jos olen haastattelijana ymmärtänyt jotakin väärin. Olisi molemmin puolin perusteellisen kurjaa, jos jokin seikka olisi jäänyt askarruttamaan haastattelijaa ja päätös valinnasta kariutuisi tähän.

Takuuvinkki haastateltavalle

Lopuksi takuuvinkki haastateltavalle, jos et muutoin saa palautetta: kysy aina haastattelun lopuksi, ”Onko jotain, joka minun osaamisessa tai persoonassa jäi teitä mietityttämään?”

Ja haastattelijat, tähän teiltä tulee löytyä rehellinen ja rakentava vastaus.