21-06-2022

Tiedätkö kuka omistaa ohjelmistolisenssisi?

Organisaatioilla on pääsääntöisesti hyvin tarkka kirjanpito it-laitteista, jotka se on hankkinut joko omiksi tai vuokrannut. Niiden elinkaaren seurantaan ja ylläpitoon käytetään paljon aikaa ja resursseja. Lisenssien suhteen tilanne voi olla aivan toinen.

Pauli Harju.
Pauli Harju
Licensing Advisor

Ohjelmisto-omaisuuden seuranta jää usein vähemmälle huomioille, vaikka yleensä sen osuus organisaation it-budjetista on merkittävä. Lisäksi ohjelmisto-omaisuuden hallinnan laiminlyönneistä voi seurata erilaisia lisämaksuja joko suoraan tai välillisesti. Monelle organisaatiolle erilaiset lisenssiauditoinnit ja niistä seuranneet maksut ovat tuttuja riesoja. Ylläpidottomasta ja siten päivittämättömästä ohjelmistosta johtunut tietomurto voi aiheuttaa merkittäviä välillisiä seurauksia.

Lisenssien hallinta organisaatiomuutoksessa

Joissakin tilanteissa on tarpeellista siirtää hankittuja lisenssejä toiselle organisaatiolle. Ajankohtainen esimerkki tällaisesta tilanteesta on uusien hyvinvointialueiden käynnistyminen sekä palveluiden ja sen myötä ohjelmistojen siirtyminen kunnilta hyvinvointialueille. Valmistajat suhtautuvat tällaisiin tilanteisiin hyvin poikkeavilla tavoilla.

Pääsääntöisesti ohjelmistovalmistaja luovuttaa vain käyttöoikeuden valmistamaansa ohjelmistoon itse määrittelemiensä ehtojen mukaan. Valmistajien ehdot poikkeavat toisistaan ja niihin tulisi tutustua huolellisesti; se mikä pätee yhteen ei välttämättä ole sallittua muiden kanssa.

Yleisesti tulisi huomioida vähintään sekä siirtäjän että siirron saajan tarpeet sekä siirron tarkoituksenmukaisuus; kannattaako vanhoja lisenssejä siirtää vai onko selkeintä hankkia suoraan uudet versiot. Myös kummankin osapuolen valitsemat sopimusmallit vaikuttavat siihen mikä on mahdollista ja tehokasta. Tärkeintä on kuitenkin varata riittävästi aikaa ja suunnitella projekti huolella. Usein organisaatioilla on käytössään jopa satoja erilaisia palvelin- ja työasemaohjelmistoja sekä pilvipalveluita.

Viisi vinkkiä

Kun on tarve siirtää tai yhdistää lisenssejä esimerkiksi organisaatioiden yhdistyessä, ohessa vinkit miten toimia viiden eri valmistajan lisenssien suhteen. 

  1. Citrix: lisenssien siirto on mahdollista asiakaskohtaisesti kokonaan tai osittain uudelle omistajalle. Käytännössä tarvitaan tieto organisaatioista ja yksiköistä, mitä lisenssejä ja kuinka monta sekä mille organisaatiolle ne halutaan siirtää. Tämän perusteella saadaan yhteenveto olemassa olevista lisensseistä ja voidaan laatia suunnitelma lisenssisiirroista.
  2. Oracle: sopii siirroista suoraan lisenssien omistajan kanssa. Pitää huomioida, että lisenssit tulee olla tuettuina, jotta siirto voidaan tehdä. Mahdolliset laitteistomuutokset, kuten siirtyminen fyysisestä ympäristöstä virtuaaliseen, voivat vaikuttaa lisensointiin.
  3. Adobe: omistuslisenssien siirto organisaatiolta toiselle on mahdollista. Siirtoa varten täytetään lomake, joka toimitetaan Adobelle. VIP-lisenssien siirto on mahdollista vain ajoittamalla hankinta sopimuksen vuosipäivän kohdalle. Mikäli käytössä on ETLA-sopimus, siitä sovitaan erikseen Adoben kanssa.
  4. Cisco: paras lopputulos saadaan konsolidoimalla subscription-lisenssit ja tukipalvelut Enterprise Agreement -sopimukselle keskitetysti. Näin saadaan yhdistettyä samalle sopimukselle useat eri sopimukset ja eri päättymispäivät. Samalla saadaan myös yksi ennustettava hintataso.
  5. Microsoft: omistuslisenssien siirto on yleensä mahdollista, mutta tarkoituksenmukaisuus on syytä pohtia tarkkaan, erityisesti mikäli lisensseissä ei ole ylläpitoa tai ne ovat muuten vanhoja versioita. Online-lisensseissä tulee huomioida, että ne voivat olla vain yhdessä tenantissa, eikä niitä voi siirtää organisaatiolta toiselle. Joissakin tapauksissa voi olla saatavilla erilaisia erikoisehtoja ja poikkeuksia, jotka voivat helpottaa merkittävästi siirto- ja yhdistymistilanteissa.

Atealla on osaamista erilaisista lisensoinnin skenarioista ja autamme näissä mielellämme.