Wasaline halusi parantaa asiakaskokemusta, sujuvoittaa rahtiliikennettä ja tehostaa omaa työtään. Merenkurkun yli liikennöivä varustamo kehitti yhdessä Atean kanssa uuden rahtiportaalin, joka helpottaa kuljetusliikkeiden ja kuljettajien arkea. ”Halusimme Suomen parhaan rahtiportaalin, ja sen me saimme”, rahtijohtaja Tony Ehrs sanoo.
Wasaline liikennöi Vaasan ja Uumajan väliä Aurora Botnialla. Vuonna 2021 Rauman telakalta valmistunut alus kuljettaa Merenkurkun yli paitsi runsaat 900 matkustajaa myös 1 500 rahtimetriä kuljetuksia. Kun aluksen lähtö lähestyy, satamassa riittää kiirettä.
Wasalinen tavoite on pitkään ollut, että rahdista vastaavat kuljetusliikkeet ja kuljettajat täyttäisivät tarvittavat tiedot itse varustamon järjestelmään jo ennen satamaan saapumista. Silti iso osa tästä työstä tehtiin satamassa manuaalisesti. Käytössä oli toimiva varausjärjestelmä, mutta yhtiö halusi parantaa sitä ja tehdä siitä omannäköisensä. Niinpä Wasalinella päätettiin rakentaa vanhan varausjärjestelmän päälle uusi, helppo käyttöjärjestelmä.
”Helppokäyttöisyyden lisäksi halusimme myös, että meillä on brändimme näköinen palvelu, jota voimme kehittää itse ja tehdä muutoksia nopeastikin”, rahtijohtaja Tony Ehrs sanoo.
Wasaline valitsi palvelun kehitystyöhön kumppanikseen Atean. Muun muassa hyvä tavoitettavuus oli keskeinen peruste valinnalle, ja Atealla on toimipaikka Vaasassa.
”Tarvitsimme yhteistyökumppanin, johon saa aina yhteyden, joka tarttuu toimeen heti ja kehittää palvelua tarvittaessa jatkossakin”, Wasalinen teknologia- ja järjestelmäpäällikkö Jennie Hinz kertoo.
”Tarvitsimme yhteistyökumppanin, johon saa aina yhteyden ja joka tarttuu toimeen heti.”
— Jennie Hinz, Wasalinen teknologia- ja järjestelmäpäällikkö
Ratkaisu kehitettiin saman pöydän ääressä
Kehitystyö alkoi yhteisillä tapaamisilla. Atean tiimiin kuului projektipäällikkö Andreas Kastrénin lisäksi kolme kehittäjää.
”Kohtaamisilla oli suuri merkitys. Kun istutaan yhdessä samassa huoneessa, saa hyvän käsityksen siitä, mitä ihmiset osaavat ja voiko heihin luottaa. Atealle oli iso etu, että sillä on paikallinen edustus”, Tony Ehrs sanoo.
”Oli hienoa, että ohjelmoijat olivat tapaamisissa mukana. Pystyin sanomaan nopeasti, mitä haluaisin. Atealaiset tutkivat asiaa saman tien ja ehdottivat, miten ratkaisun voisi tehdä. Syntyi tunne, että me teemme tätä yhdessä”, Jennie Hinz kertoo.
Wasalinelta mukana oli muitakin kuin it-ammattilaisia, esimerkiksi myyjiä rahtipuolelta. Näin varmistettiin, että suunnittelussa otetaan huomioon käytännön tarpeet. Tony Ehrs painotti suunnittelijoille sitä, että selkeä ja hyvä visuaalinen ilme houkuttelee kuljettajia käyttämään portaalia.
”Sivuston on näytettävä kävijän silmiin hyvältä ja uudelta. Tällä on meille merkitystä myös imagomme kannalta.”
Tyhjäkäynti ja odottelu satamassa jäi historiaan
Projektin tuloksena Wasaline sai räätälöidyn rahtiportaalin, joka integroitiin vanhaan varausjärjestelmään.
Kuljetusyhtiö syöttää järjestelmään suurimman osan rahdin tiedoista. Järjestelmä lähettää kuljettajalle tekstiviestissä linkin, josta kuljettaja pääsee täydentämään loput tiedot varausjärjestelmään. Salasanoja ja kirjautumisia ei tarvita. Kuljetusyhtiöt ja kuljettajat voivat nyt ladata järjestelmään myös dokumentteja.
”Parhaimmillaan portaali tehostaa check-in-vaihetta, mutta ei korvaa sitä. Jos rekat ja niiden lastit kirjataan portaaliin tarkasti etukäteen, monenlainen tyhjäkäynti satamassa vältetään ja oma työmme tehostuu”, Jennie Hinz sanoo.
Kun odottelu ja jonottelu vähenevät, pienentyvät myös päästöt satamassa. Itse Aurora Botnia on moderni hybridialus, jonka pääpolttoaineena käytetään nesteytettyä bio- tai maakaasua. Osan matkasta alus voi kulkea pelkällä akkuvirralla.
Muutokset toteutettiin ripeästi
Wasalinelaiset ja atealaiset kehuvat toistensa nopeutta puolin ja toisin. Työ eteni mutkattomasti, kun toteuttamisen kannalta tärkeät vastaukset ja kommentit saatiin hyvissä ajoin.
”Asiakas tiesi, mitä tahtoi, oli motivoitunut ja vastasi kysymyksiimme ja ehdotuksiimme ripeästi. Pystyimme välillä jopa saman päivän aikana tekemään Wasalinen toivoman muutoksen”, Atean Vaasan toimistossa työskentelevä Andreas Kastrén kiittelee.
Rahtijohtaja Tony Ehrsiin yhteistyökumppanin reagointinopeus teki vaikutuksen.
”Nostan hattua Atealle. Prosessit toimivat ja palvelu on todella hyvää, siitä 10 pistettä.”
”Prosessit toimivat ja palvelu on todella hyvää, siitä 10 pistettä.”
— Tony Ehrs, Wasalinen rahtijohtaja
Vinkit sinulle, joka haluat tilata uuden ratkaisun
Varaa itsellesi aikaa ja perehdy ongelmaan, jonka haluat ratkaista. Kun tietää mitä haluaa, on helpompi tilata ja työn edetessä tehdä päätöksiä.
Rakenna leveä projektiorganisaatio. Ota huomioon käytännön näkökulmat, ei pelkästään vain it-puolen näkemyksiä.
Varaa suunnittelussa aikaa kysymyksille.
Sovi sisäisesti vastuut ja budjetit etukäteen. Näin työvaiheessa ei kulu enää energiaa lupien kyselyyn ja kommentointikierroksiin.
Tony Ehrs, rahtijohtaja, ja Jennie Hinz, teknologia- ja järjestelmäpäällikkö, Wasaline.
Tutustu muihin tiedonhallinnan sivuihimme
Kysy lisää ratkaisuista!
