Kun Volvo Construction Equipment Finland lähti kehittämään Power BI -raportointiaan, tavoitteena oli saada nopeasti aikaan liiketoimintaa aidosti tukevia työkaluja. Konsulttimallin avulla löytyi ratkaisu, joka yhdisti teknisen osaamisen, syvällisen bisneksen ymmärryksen ja tiiviin yhteistyön.
Syksyllä 2024 Volvo Construction Equipment Finlandilla (VCE) huomattiin tarve Microsoft Business Intelligence (BI) -raportoinnin kehittämiseen. VCE:llä oli käynnissä digitalisaatioprosessi, jossa otettiin käyttöön uusia IT-ratkaisuja. Vaikka BI-raportointia oli tehty jo aiemmin, uusien ohjelmistojen vuoksi osa raporteista oli rakennettava uudestaan. Tiedon keräämistä ja raportointia haluttiin muutenkin kehittää aiempaa kattavammaksi.
”Halusimme tuloksia nopeasti, joten päädyimme konsulttimalliin. Talomme sisällä oli kyllä osaamista BI-raporttien tekemiseen, mutta kapasiteetti puuttui. Tarvitsimme jonkun, joka voisi keskittyä täysillä pelkästään raporttien luomiseen”, kertoo VCE:n Digital Product Manager Juhani Jarsma.
Microsoftin Power BI -työkalujen avulla datasta voidaan rakentaa käyttäjäystävällisiä raportteja esimerkiksi yrityksen talouslukujen seurantaan. Raportit tuottavat reaaliaikaista ja tarkkaa tietoa, jonka pohjalta yrityksen on helpompaa tehdä datalähtöisiä päätöksiä yrityksen toiminnasta.
”Alussa tarvitsimme ihan perinteisiä myynti- ja kuluraportteja perusliiketoiminnan seuraamiseen, mutta projektin edetessä tarpeita löydettiin jatkuvasti lisää”, Juhani Jarsma sanoo.
Aiemmat kokemukset tukivat kumppanin valintaa
Volvo Construction Equipment Finland on Vantaalla toimiva maanrakennuskoneiden valmistaja, joka kuuluu kansainväliseen Volvo Group -konserniin. Suomessa VCE työllistää noin 200 henkilöä, ja sen liikevaihto vuonna 2024 oli reilut 90 miljoonaa euroa. Yritys palvelee merkittävää osaa Suomen infrarakennus- ja kaivosteollisuudesta.
Atea valikoitui Volvo Construction Equipment Finlandin BI-kumppaniksi kilpailutuksen kautta. Juhani Jarsma oli kuitenkin kuullut Ateasta paljon hyvää jo etukäteen.
”Kyselin muun muassa esihenkilöltäni kokemuksia vastaavista projekteista, ja useat kollegat suosittelivat Ateaa. Itsellänikin oli positiivisia kokemuksia Atean kanssa toimimisesta aiemman työpaikkani kautta."
”Kyselin muun muassa esihenkilöltäni kokemuksia vastaavista projekteista, ja useat kollegat suosittelivat Ateaa. Itsellänikin oli positiivisia kokemuksia Atean kanssa toimimisesta aiemman työpaikkani kautta.”
— Juhani Jarsma, Digital Product Manager, VCE
Konsulttimallin kautta väylä suureen osaajapooliin
Yhteistyön alussa Atea ja VCE kävivät yhdessä läpi raportointiprojektin osaamistarvetta. Henkilö juuri oikealla profiililla löytyi Atean Turun toimipisteeltä, ja niin BI-konsultiksi valikoitui Business Intelligence Developer Joonas Koljonen. Koska Volvo Construction Equipment Finlandilla oli jo etukäteen valmiina Microsoftin Power BI -työkalut ja muut lisenssit, työ alkoi käytännössä saman tien.
”Annoimme Joonakselle läppärin sekä Volvo-tunnarit, ja työ sai alkaa. Pidimme hänelle kattavan perehdytyksen työhön ja liiketoimintaamme, ja hän sai heti jutun jujusta kiinni. Perehdytyksen jälkeen meillä on ollut lähes päivittäinen keskusteluyhteys Joonaksen kanssa. Heittelemme ideoita ja ratkaisemme ongelmia yhdessä”, Juhani Jarsma kertoo.
Niin Joonas Koljonen kuin Juhani Jarsmakin korostavat henkilökemian merkitystä tämänkaltaisissa tiiviissä projekteissa.
”Yhteistyö on sujunut ihan älyttömän hyvin: kaikki on ollut tosi välitöntä ja rentoa. Olemme tavanneet porukalla myös ilta-aikaan, mikä on vahvistanut tiimihenkeämme. Ei tarvitse olla firman oma työntekijä omaksuakseen yrityksen toimintatavat ja kulttuurin”, sanoo Joonas Koljonen.
On tärkeää, että kumppanit ovat alusta asti samalla sivulla hankkeen tavoitteista ja yrityksen toimintatavoista, sillä se helpottaa kummankin osapuolen työtä.
”Hyvä keskusteluyhteys ja Joonaksen oma-aloitteisuus on ollut minulle suuri helpotus. Olen vastuuhenkilönä tässä projektissa, ja jos joutuisin jatkuvasti ohjaamaan konsulttia tai vastailemaan kysymyksiin, en voisi keskittyä omaan työhöni.”
Juhani Jarsma on muutenkin tyytyväinen Atean konsulttimalliin, koska siinä taustalla on valtava asiantuntijaorganisaatio.
”Yhden ’vuokra-asiantuntijan’ kautta meillä on väylä paljon suurempaan osaajapooliin, jolta Joonas voi hyvin matalalla kynnyksellä kysyä apua ja vinkkejä”, Juhani Jarsma kiittää.
Joonas Koljosen lisäksi VCE-yhteistyössä Atean puolesta on mukana muiden muassa Account Manager Mikko Hautamäki sekä konsultoinnin Principal Architect Antti Liusjärvi. Heidän tehtävänsä on varmistaa, että yhteistyö sujuu saumattomasti ja asiakas saa aina tarvitsemansa avun ja oikean osaajan tehtävään kuin tehtävään.
”Minusta on erityisen tärkeää ymmärtää, millainen kumppanuus asiakasta parhaiten palvelisi. Näin asiakas saa keskittyä ydintoimintaansa samalla, kun me tuemme liiketoiminnan jouhevuutta ylimääräisillä käsipareilla ja omalla erityisosaamisellamme”, Antti Liusjärvi sanoo.
”Minusta on erityisen tärkeää ymmärtää, millainen kumppanuus asiakasta parhaiten palvelisi. Näin asiakas saa keskittyä ydintoimintaansa samalla, kun me tuemme liiketoiminnan jouhevuutta ylimääräisillä käsipareilla ja omalla erityisosaamisellamme.”
— Antti Liusjärvi, konsultoinnin Principal Architect, Atea
Syvempää ymmärrystä bisnekseen lähipäivien kautta
Yhteistyöhön sisältyy myös lähipäiviä, jolloin Joonas Koljonen työskentelee Volvo Construction Equipmentin tiloissa Vantaalla. Lähipäivät olivat Juhani Jarsman eritystoive sopimusta solmiessa.
”Ulkoisen konsultin on ehdottoman tärkeää ymmärtää, mistä bisneksessä on kyse. Paikan päällä työskennellessä yhteys asiakasyrityksen ihmisiin ja arkeen tiivistyy. Kun Joonas oli valittu tehtävään, esittelin hänelle organisaatiotamme ja pidin henkilökohtaisesti huolen siitä, että hän tietää, minkä takia raportointia tehdään”, sanoo Juhani Jarsma.
Volvo Construction Equipment Finlandilla BI-raportteja on tehty esimerkiksi talouslukujen, inventaarion, kuljetusten ja takuiden seurantaan.
”Projektin alussa tehdyt BI-raportit olivat melko yleisluontoisia, mutta yhteistyömme syventyessä raportitkin ovat muuttuneet räätälöidymmiksi. Raporttien avulla pystymme seuraamaan aiempaa tarkemmin esimerkiksi yrityksemme tulosta, kuluja ja voittoja. Lisäksi raportteja on luotu eri yksikköjen omaan tarpeeseen auttamaan työntekijöitä heidän arjessaan”, Juhani Jarsma kertoo.
Alun perin Atean ja Volvo Construction Equipment Finlandin sopimus sovittiin päättymään keväällä 2025, mutta sopimuskautta jatkettiin toistaiseksi ainakin vuoden 2025 loppuun.
”Sopimuksen jatko ei suinkaan johtunut siitä, ettemme olisi pysyneet aikataulussa, vaan yksinkertaisesti siitä, että kaikki on sujunut huomattavasti paremmin kuin odotimme. Raportit tuovat meille huomattavaa liiketoimintaetua eri puolilla organisaatiota ja uusien raporttien tarve kasvaa jatkuvasti.”
”Sopimuksen jatko ei suinkaan johtunut siitä, ettemme olisi pysyneet aikataulussa, vaan yksinkertaisesti siitä, että kaikki on sujunut huomattavasti paremmin kuin odotimme. Raportit tuovat meille huomattavaa liiketoimintaetua eri puolilla organisaatiota ja uusien raporttien tarve kasvaa jatkuvasti.”
— Juhani Jarsma, Digital Product Manager, VCE
Kolme vinkkiä BI-raporttien ulkoistamiseen
Kartoita organisaationne raportointitarpeet ja -tavoitteet mahdollisimman kattavasti ennen projektin alkua. Mitä selkeämmät tavoitteenne ovat, sitä paremmin saatte vastinetta rahoillenne.
Myös datalähteet on hyvä olla tiedossa etukäteen. Mistä tieto BI-raportteihin saadaan?
Opeta ulkoinen konsultti ”talon tavoille”. On hyvin tärkeää, että hän tietää, mistä bisneksessänne on kyse. BI-raportoinnin ytimessä on liiketoiminnan kehittäminen, eikä se voi onnistua, jos raporttien tekijä ei ymmärrä liiketoiminnan perusideaa.
Digital Product Manager Juhani Jarsma, Volvo Construction Equipment
Kysy lisää ratkaisuista!
