Ulvilassa haluttiin selkeä suunta ICT-kehittämiselle. Yhdessä Atean kanssa laadittu kehityssuunnitelma kokosi toimialat saman pöydän ääreen ja loi mallin, jonka avulla kehittämistä voidaan jatkaa hallitusti myös muutostilanteissa.
Ulvilan kaupunki
Tammikuu 2026
Ulvilan kaupungilla oli pitkään tarve saada ICT-toiminta suunnitelmalliseksi ja yhtenäiseksi. Tietohallinnon arki oli painottunut ylläpitoon, eikä kehittämiselle ollut aikaa eikä suunnitelmaa. Ulvilan kaupungin eri toimialat tekivät ratkaisuja omien käytännön tarpeidensa mukaan ilman yhteistä mallia esimerkiksi laitehankinnoille, työvälineille tai järjestelmien kehittämiselle.
”Perusasiat olivat kunnossa, mutta emme pystyneet kehittämään toimintaamme. Yhteinen suunta ja rakenteet kehittämiselle puuttuivat”, Ulvilan kaupungin talous- ja hallintojohtaja Nora Koskinen kuvaa lähtötilannetta.
”Omalla porukalla kehittäminen ei edennyt. Tarvitsimme ulkopuolisen kumppanin sparraamaan, jotta saisimme kokonaiskuvan ja mahdollisuuden tehdä ratkaisuja hallitusti”, kertoo kaupunginjohtaja Mikko Löfbacka.
Atea tuli kumppaniksi mukaan rakentamaan yhteistä toimintamallia ja koordinoitua etenemistapaa. Yhteistyö voitiin käynnistää nopeasti, sillä Ulvila hankki Atean asiantuntijapalvelut yhteishankintana kilpailutetun Velora Verkkokauppa -puitesopimuksen kautta.
”Meidän roolimme oli tuoda rakenteet ja rytmi tekemiseen. Tavoitteena oli muodostaa tapa, jolla kehittämistä voidaan jatkaa systemaattisesti”, kuvaa Atean Senior Advisor Petri Saloma.
”Kun kaikki toimialat olivat mukana, asiat eivät jääneet kellumaan”
— Mikko Löfbacka, kaupunginjohtaja, Ulvilan kaupunki
Kaupungin toimialat saman pöydän ääreen
Projektin aluksi toteutettiin kysely koko henkilöstölle. Se toi esiin arjen haasteita, osaamistarpeita ja palveluiden pullonkauloja.
Kehittämiskohteina nousivat esiin muun muassa koko kaupungin verkkosivuston rakenne, sähköisten lomakkeiden toimivuus ja palautekanavien hajanaisuus. Myös tiedonhallintaan, raportointiin ja GDPR-käytäntöihin toivottiin yhtenäisiä toimintatapoja.
Tulosten pohjalta järjestettiin työpajoja hallinnolle, opetukselle ja tekniselle puolelle. Niissä määriteltiin yhteiset tavoitteet ja koottiin ensimmäinen versio koko kaupungin ICT-kehityssuunnitelmasta.
”Työpajoissa käytiin läpi asioita hyvin monipuolisesti – pienistä käytännön pulmista, kuten turhaan toistuvista arjen työvaiheista, isoihin strategisiin kehityskohteisiin, kuten kaupungin verkkosivuston päivittämiseen. Oli tärkeää, että kaikki nähtiin samassa kokonaisuudessa”, Koskinen kuvaa.
Kehitystyön myötä toimialojen välinen yhteistyö tiivistyi selvästi ja päätöksenteosta tuli aiempaa selkeämpää.
“Iso harppaus oli jo se, että ihmiset istuivat saman pöydän ääreen ja kuulivat toistensa näkökulmia. Kehittämisestä tuli määrätietoista, ja ideat etenivät hallitusti eivätkä jääneet irrallisiksi,” Saloma kuvailee.
Näin päätökset syntyivät nopeasti ja yhteisen ymmärryksen pohjalta.
“Kun kaikki toimialat olivat mukana, asiat eivät jääneet kellumaan”, Löfbacka vahvistaa.
Eri kouluasteet yhteisen digikehittämisen alle
Opetuksen puolella yhteinen työskentely koettiin erityisen hyödylliseksi ja kouluasteita yhdistäväksi.
“Opetuksen digikehittämisessä oli aiemmin pirstaleisuutta, kun jokainen kouluaste teki digihankintoja ja ratkaisuja omista lähtökohdistaan”, kertoo rehtori Juha Ratola.
Ulvilan varhaiskasvatus, perusopetus ja lukio saatiin suunnittelemaan digikehittämistä yhdessä, mikä muuttikin arkea nopeasti aiempaa suunnitelmallisemmaksi. Työtä fasilitoi Atean Education Advisor Janne Konttinen, joka kokosi opintoasteiden edustajista pysyvän digikehitysryhmän.
”Syntyi eheä kokonaisuus. Digikehityssuunnitelmasta tuli elävä ja helposti päivitettävä, ja se toi kehittämiseen yhtenäiset käytännöt” Konttinen kertoo.
Ratolan mukaan vaikutus näkyy selvästi jokapäiväisessä työssä. Laitehankinnat koottiin ensimmäistä kertaa saman leasing-mallin alle, mikä helpottaa budjetointia ja takaa tasalaatuiset välineet kaikille kouluasteille.
Samalla opetuksen digitaaliset työtavat koottiin yhtenäiseksi jatkumoksi: mitä taitoja opitaan varhaiskasvatuksessa, miten niitä vahvistetaan perusopetuksessa ja millä ratkaisuilla lukio täydentää osaamista.
”Nyt opintopolun eri vaiheet tukevat toisiaan. Konkreettinen hyöty näkyy arjessa”
— Juha Ratola, rehtori, Ulvilan kaupunki
Joustoa ja jatkuvuutta myös muutostilanteissa
Kesken projektin Ulvilassa tapahtui merkittäviä henkilöstömuutoksia, mikä olisi voinut pysäyttää kehityksen kokonaan. Samoihin aikoihin kaupungissa arvioitiin laajemmin ICT-toiminnan järjestämistapaa, ja myöhemmin tietohallintopalvelut päätettiin siirtää naapurikaupunkiin Porille.
Atea reagoi muuttuviin tilanteisiin nopeasti ja varmisti, että kehittäminen ja arjen ICT-palvelut jatkuivat ilman katkoksia.
“Siirtymävaiheessa keskeistä on varmistaa, että kokonaisuutta johdetaan oikein. Pystyimme tuomaan Ulvilaan osaamista, joka kattoi sekä tietohallinnon kehittämisen että tekniset arjen tehtävät”, kertoo Atean Account Manager Juho Kuusisto.
Atea näkee Ulvilan esimerkkinä siitä, miten paljon hyötyä kunnalle syntyy, kun kehittämistä ohjaa yhteinen rakenne ja toimialat etenevät samassa mallissa. Ulvilassa tämä on näkynyt ennen kaikkea siinä, että päätöksenteko on selkeytynyt, toimialat tekevät ratkaisuja yhteisen ymmärryksen pohjalta ja eteneminen on aiempaa johdonmukaisempaa.
”Monelta kunnalta puuttuu ajantasainen ICT-kehityssuunnitelma ja toimialojen yhteinen malli. Ulvila näyttää, miten suuri vaikutus niillä voi olla”
— Juho Kuusisto, Account Manager, Atea
Vinkit muille kunnille ICT-kehityksen tueksi
Pyydä rohkeasti ulkopuolista näkemystä. Omassa organisaatiossa näkökulmat ovat rajalliset. Ulkopuolinen kumppani auttaa laajentamaan vaihtoehtoja.
Varaa kehittämiselle aikaa. Yhteinen aika ja säännöllinen rytmi varmistavat, että asiat eivät jää yksittäisten henkilöiden vastuulle.
Kokoa eri toimialat samaan prosessiin. Kun suunnitellaan yhdessä, se tuottaa lisää ymmärrystä ja sujuvoittaa päätöksentekoa.
Aseta selkeät prioriteetit. Kun tärkeimmät kehityskohteet sovitaan yhdessä, työ etenee hallitummin.
Huolehdi jatkuvuudesta muutostilanteissa. Riittävä resursointi ja tarvittaessa kumppanin tuki varmistavat, että kehitystyö jatkuu henkilöstömuutostenkin keskellä.
Velora Verkkokauppa -puitesopimukset helpottavat ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja
Atean ylläpitämät Velora Verkkokauppa ja Velora Verkkokauppa plus tarjoavat valmiiksi kilpailutetut ICT-laitteet, -ohjelmistot ja -palvelut, muodostaen yhdessä Suomen kattavimman ja kustannustehokkaimman hankintakanavan kunnille ja hyvinvointialueille. Ne helpottavat merkittävästi julkisen sektorin ICT-hankintoja.
Kysy lisää!
Petri Saloma
Senior Advisor
Petri työskentelee Atealla strategiakonsulttina, jossa päätehtävä on katsoa ICT:tä liiketoiminnan lisäarvon tuottajana. Laaja-alaisessa positiossaan hän auttaa yrityksiä saamaan kehitys- ja hallintakulttuurin liiketoimintalähtöiseksi, luomaan yritykselle kokonaisarkkitehtuurin.
Pertti Laitinen
Account Executive
Pertti Laitinen vastaa Atealla Velora-yhteistyöstä ja -liiketoiminnasta, josta tärkein kokonaisuus on Velora Verkkokauppa.
