Elintarvikekonserni Snellman on rakentanut yhteistyössä Atean kanssa tietoturvallisen tiedonhallinnan kokonaisuuden, joka hyödyntää Microsoft Copilotia. Tehoja työskentelyyn on saatu myös Tietotyön pelikirjasta ja promptauskoulutuksista.
Snellman
Heinäkuu 2025
Elintarvikekonserni Snellman aloitti vuoden 2024 alussa tiedonhallintaa ja tietoturvaa parantavan No paper -projektin, jonka tarkoituksena oli vähentää paitsi paperidokumenttien käyttöä myös kehittää materiaalien tallentamista ja arkistointia sähköisesti.
”Dataa oli aiemmin paperilla, verkkolevyillä, tietokoneilla ja vaikka missä – yksinkertaisesti sanottuna tieto oli levällään”, Snellmanin IT-päällikkö John Aspnäs kuvailee.
Snellman ja Atea olivat tehneet yhteistyötä jo useamman vuoden, aiemmin lähinnä lisenssisopimusten ja laitehankintojen parissa. Nyt Atealta pyydettiin apua dokumenttiarkiston ja arkistointiautomaation rakentamiseen.
”Olimme aiemmin toteuttaneet vastaavia projekteja muiden asiakkaiden kanssa hyvin kustannustehokkaasti Microsoft SharePoint -ympäristössä, joten ehdotimme tätä hyväksi todettua ratkaisua myös Snellmanille. Heillä oli jo valmiiksi tarvittavat lisenssit, joten vaihtoehto oli hyvin luonteva”, kertoo Account Manager Iiro Pakka Atealta.
”Dataa oli aiemmin paperilla, verkkolevyillä, tietokoneilla ja vaikka missä – yksinkertaisesti sanottuna tieto oli levällään”
— John Aspnäs, IT-päällikkö, Snellman
Osana dokumentointiurakkaa Snellmanilla otettiin käyttöön myös Microsoft Purview eli tiedon luokitteluun, suojaukseen ja vaatimustenmukaisuuden hallintaan tarkoitettu ratkaisu.
”Halusimme hyödyntää olemassa olevia kumppanuuksiamme, ja arvostamme Atean laajaa kokemusta Microsoftin ympäristöistä”, sanoo Snellmanin IT-palvelupäällikkö Kimmo Salonen.
Järjestelmän avulla tiedostot luokitellaan asianmukaisesti niin, että niihin ei pääse käsiksi kuka tahansa. Käyttöoikeudet rajataan aina tarpeen mukaan.
”Ennen lähetimme tiedostoja sähköpostitse toisillemme ilman minkäänlaista luokittelua. Nyt meillä on selkeät säännöt dokumenttien luokittelulle eikä tiedostoja jaeta sähköpostien liitteinä vaan SharePoint-linkkeinä”, John Aspnäs kertoo.
Tietotyön pelikirja osaksi tietoturvallista toimistoarkea
Uuden dokumentinhallintajärjestelmän myötä esiin nousi myös tarve uusien, tietoturvallisten dokumentointitapojen luomiselle. Tiedonhallinnan arjen käytäntöihin haettiin yhteisiä toimintatapoja luomalla Tietotyön pelikirja koko konsernin työntekijöille.
”Tiedonhallinta No Paper-järjestelmän ansiosta aikaista tietoturvallisempaa. Ihminen on kuitenkin aina heikoin lenkki tietoturvakysymyksissä. Siksi Tietotyön pelikirja oli tärkeä lisä kokonaisuuteen”, sanoo John Aspnäs.
Atea järjesti pelikirjaa varten työpajoja, joihin osallistui Snellmanin työntekijöitä eri liiketoiminnoista. Näin kaikki tietotyötä tekevät pääsivät mukaan jo itse suunnitteluvaiheeseen, mikä helpotti pelikirjan lopullista hyväksymistä osaksi toimistoarkea.
”Kun tarkoituksena on kouluttaa, osallistaa tai muutoin tehdä jonkinlainen vaikutus ihmisiin, tapaamiset on hyvä tehdä kasvotusten. Kanssakäyminen on ihan erilaista livenä kuin linjojen kautta. Aito ihmiskontakti on leimannut myös yhteistyötämme Atean kanssa”, Snellmanin IT-päällikkö Kimmo Salonen kuvailee.
Hyödyt irti Microsoft Copilotista
Vuoden 2024 alussa Snellman hankki Microsoft Copilot -lisenssin, joten sitä haluttiin hyödyntää mahdollisimman paljon myös No Paper -projektissa. Tekoäly ei voi hyödyntää tietoa, joka lojuu printattuna arkistokaapissa, mutta kun data siirretään siististi ja tietoturvallisesti yhteen paikkaan, Copilotin hyödyt alkavat näkyä käytännössä.
”Oma IT-osastomme on melko tiivis eikä meillä ollut resursseja selvittää, kuinka saisimme Copilotista parhaan hyödyn irti. Atea järjesti henkilöstöllemme promptauskoulutuksia, joiden avulla opimme hyödyntämään Copilotin ominaisuuksia tehokkaammin ja varmistamaan tiedon turvallisuuden”, Kimmo Salonen sanoo.
”Varsinkin tekoälyn käyttöönotossa ja dokumentinhallinnassa muutosjohtaminen on olennainen osa projektin läpivientiä. Tässä muutosmatkassa olemme olleet tiiviisti mukana”, kertoo Atean Iiro Pakka.
Budjetti alitettiin hyvän projektinjohdon ansiosta
Käytännön tasolla projektia johdettiin viikkopalaverien sekä tiiviin Teams-yhteydenpidon merkeissä. Jatkossa Snellmanilla on käytössä myös Atean Oma osaaja -palvelu, jossa nimetty asiantuntija kehittää kumppanuutta ja pitää huolen siitä, että Snellman saa apua tarvitessaan.
”Atealla on töissä hyviä tyyppejä, jotka todella välittävät kumppanuudestamme. Uskon sen olevan tärkeä syy siihen, miksi yhteistyömme on sujunut niin sulavasti. Myös meidän johtoportaamme on ollut alusta asti hyvin sitoutunut projektiin. Tällaisia hankkeita ei voi tehdä ilman liiketoiminnan tukea eli IT-osasto ei voi yksin päättää siitä, miten eri osastoilla tullaan jatkossa toimimaan”, John Aspnäs pohtii.
Erinomaisesti sujunut yhteistyö heijastui myös projektin kustannuksiin.
”Budjetti taisi itse asiassa jopa alittua. Atean puolelta se kertoo mielestäni asiantuntevasta tiimistä ja hyvästä projektinjohdosta ja meidän päässämme toisaalta siitä, että olemme osanneet tehdä päätöksiä ja pysyä niissä”, sanoo Kimmo Salonen.
Tiedonhallintaprojekti ja Copilot-koulutukset on saatettu loppuun, mutta työ tietoturvan ja tekoälyn parissa jatkuu.
”Tämä työ on vasta alussa. Suunta on oikea, mutta esimerkiksi Ruotsin päädyssä emme ole vielä jalkauttaneet uusia tiedonhallintamallejamme. Menetelmät ja työkalut myös kehittyvät koko ajan, joten meidän on pysyttävä jatkuvasti kiinni kehityksen kulussa.”
”Budjetti taisi itse asiassa jopa alittua. Atean puolelta se kertoo mielestäni asiantuntevasta tiimistä ja hyvästä projektinjohdosta ja meidän päässämme toisaalta siitä, että olemme osanneet tehdä päätöksiä ja pysyä niissä”
— Kimmo Salonen, IT-palvelupäällikkö, Snellman
Kolme vinkkiä tiedonhallintaprojektiin
Valitse kumppani, jolla on oikeanlaista kokemusta ja joka voi tarvittaessa esittää valmiita malleja ja ratkaisuja – pyörää ei tarvitse keksiä aina uudelleen.
Keskustele kumppanin kanssa avoimesti ja rehellisesti. Anna heille tarpeeksi tietoa, jotta he saavat hyvän ja todenmukaisen kokonaiskuvan tavoitteistanne.
Ota mukaan projektiin myös loppukäyttäjiä IT-henkilöstön lisäksi. Vain he tietävät, miten he todellisuudessa työnsä tekevät ja mitä he tarvitsevat onnistuakseen siinä paremmin.
IT-päällikkö John Aspnäs ja IT-palvelupäällikkö Kimmo Salonen, Snellman
Kysy lisää ratkaisuista!
Mikko Kalenius
Head of Solution Sales
Mikko vastaa Atean ratkaisumyynnistä Microsoftin Modern Work ja M365 Security tuotteiden osalta. Asiakasprojektit koostuvat niin tietoturvan rakentamisesta, dokumentinhallintaan kuin Copilotinkin kanssa työskentelyyn. Mikko rakentaa yhdessä konsultoinnin kanssa asiakastarpeiden perusteella parhaimmat ratkaisut asiakkaidemme Microsoft tarpeisiin.
