Suomen Google-pääkaupunkina tunnettu Hamina on julkishallinnon edelläkävijä, joka siirsi ICT:n kokonaan Google-ympäristöön. Uudistus vaati oivaltavaa ajattelua, suoraselkäistä muutosjohtamista sekä johdon ja työntekijöiden sitoutumista. Lopputuloksena syntyi sulavasti toimiva ympäristö, joka toi merkittävät kustannussäästöt.
Haminan kaupunki
Toukokuu 2026
Kun Niko Palmu vuonna 2022 aloitti Haminan tietohallintopäällikkönä, kaupungissa oli käynnissä ICT-myllerrys. Hamina oli ensimmäisiä suomalaisia kaupunkeja, joka oli siirtynyt Google-ympäristöön. Tavoitteena olivat merkittävät kustannussäästöt.
Haminan tilanne ei ole poikkeus, sillä monin paikoin julkishallinnossa pohditaan parhaillaan, miten ICT-ympäristöä voidaan yksinkertaistaa ja kustannuksia hillitä.
Palmu sai mahdollisuuden valita ratkaisuja melko vapaasti, vaikka lisärahaa uudistukselle ei ollut tiedossa. Hän huomasi nopeasti, että Haminassa ”ajettiin kahta kaistaa” uudella ja vanhemmalla järjestelmällä, ja meno oli siksi hidasta ja kiemuraista.
Kaupungin työntekijöillä oli pulmia koneidensa kanssa. ICT:n arki vilisi tikettejä, asennuksia, ylläpitoa, tukiprosesseja ja välivaiheita. Ennen kuin Palmu alkoi uudistaa ja perata tilannetta, hän halusi tehdä yhden asian selväksi.
”Kyse ei ole vain ICT:stä vaan koko kaupungin organisaatiota koskevasta muutosprosessista. Tekniikasta tämä ei jää kiinni. Halusin varmistaa, että kaupungin johto on muutoksessa mukana. Tarvitaan rohkeutta peilata prosesseja ja kyseenalaistaa rakenteita.”
— Niko Palmu, tietohallintopäällikkö, Haminan kaupunki
Muutokset herättivät myös vastarintaa, mikä on Palmun mielestä väistämätön ja yleinen ilmiö, kun arjen toimintatavat muuttuvat.
”Muutosvastarinta on jopa lempikysymykseni. Se on luonnollista, koska muutos ulottuu jokaisen työntekijän työpisteelle ja toimintatapoihin: mennään työntekijän pyhälle alueelle ihmisen ja koneen väliin. Mutta kritiikistä on muutosvaiheessa myös paljon hyötyä.”
Hamina toimii nyt Google Workspacessa (Gmail, Drive, Docs, Meet, Kalenteri), ja ekosysteemiin kuuluvat Cloud, ChromeOS ja ChromeCast. Valintoja siivitti sekin, että Haminassa toimii iso Googlen konesali ja se tunnetaan Suomen Google-pääkaupunkina.
Laitekustannukset putosivat roimasti
Koko työasema-ajattelu on Haminassa uudistunut. Palmu kyseenalaisti mallin, jossa yksittäisiä työasemia rakennetaan, ylläpidetään ja korjataan käsityönä. Hänen näkemyksensä mukaan tämä kasvattaa sekä kustannuksia että virheriskiä.
Muutoksessa tärkeä rooli oli Velora Verkkokauppa -yhteishankinnalla, jonka kautta hankinnat toteutettiin. Kaupunki sai myös Ateasta kontaktihenkilöt, joista yksi on Solution Manager Tommi Kuuri.
”ICT-muutos on myös hankinnan ja arjen toteutuksen kysymys. Veloran puitesopimuksen kautta organisaatio voi hankkia valmiiksi kilpailutetut laitteet, lisenssit ja palvelut. Haminassa ei ole kyse vain yksittäisistä lisenssihankinnoista, vaan kaupunki valitsi Googlen pilvipohjaisen toimintamallin koko ekosysteemin ratkaisuksi.”
— Tommi Kuuri, Solution Manager, Atea
Niko Palmun mukaan pelkkä Workspaceen siirtyminen ei tuonut vielä riittävää parannusta. Vasta uudet päätelaite- ja käyttömallit alkoivat tuoda tuntuvaa hyötyä. Haminassa siirryttiin Chromebookeihin. Hallinnon sisällä laitevalinnan lähtökohta on kaikille sama, ja kaikilla peruskäyttäjästä aina johtoon asti laitteet ovat pääosin samanlaiset.
Jotta yhtenäinen laitekanta palvelee kaikkia ammattiryhmiä, Hamina hyödyntää Kasm Workspaces -alustaa Google Cloud Platform -ympäristössä.
”Se tuo modernina VDI-ratkaisuna vaativammat työkuormat ja legacy-sovellukset suoraan selaimen kautta käyttäjälle. Myös virtualisointi on valjastettu osaksi lean-ajattelua: kalliista ja staattisesta infrastruktuurista on luovuttu ja sovellukset ajetaan konteissa vain tarpeen mukaan”, Niko Palmu kertoo.
Ratkaisu maksimoi sekä tietoturvan että kustannustehokkuuden, kun kapasiteettia käytetään vain silloin, kun työtä tehdään. Kasm Workspaces lisensoinnin mahdollistajana on niin ikään Velora Verkkokauppa.
Pelkästään laitekustannukset ovat viimeisen neljän vuoden aikana pudonneet kokonaisuudessaan 224 000 eurosta 44 000 euroon eli jopa 80 prosenttia.
Haminassa saavutettiin ICT-muutoksilla todella suuria säästöjä myös tuki- ja taustapalveluissa sekä lisenssi- ja konesalikustannuksissa. Kokonaiskustannukset putosivat neljän vuoden kuluessa lähes puoleen: 976 000 eurosta 504 000 euroon.
Säästöt lisääntyivät, kun tiketit vähenivät
Kaupungilla on runsaat 3 800 työasemaa. Ennen uudistusta uuden työntekijän koneen saattaminen käyttökuntoon edellytti käsityötä ICT-osastolta ja söi myös koneen käyttäjän aikaa. Nyt käyttäjät saavat laitteensa täysin käyttövalmiina ja ICT voi yksittäisten koneongelmien sijasta keskittyä kehitystyöhön.
”Uuden laitteen käyttöönotto vaatii ICT:ltä enää vain yhden työvaiheen, tilauksen Velora Verkkokaupasta.”
— Tommi Kuuri, Solution Manager, Atea
Tilausprosessi toimii näin: asiakas tilaa laitteen verkkokaupasta, Atea hoitaa laitteen toimitukseen liittyvät asiat sekä rekisteröi laitteen Googlen laitehallintaan automaattisesti. IT tai loppukäyttäjä käynnistää laitteen, liittää sen verkkoon ja kirjautuu sisään, minkä jälkeen laite on käyttövalmis.
Haminassa on tietohallintopäällikön lisäksi kolmen hengen IT-tiimi. Pieni tiimi pystyy hallitsemaan kokonaisuutta nyt tehokkaasti, kun operatiivinen käsityö on vähentynyt ja kumppani tukee arjessa.
”Niko on aktiivinen kehittäjä ja tekee myös käytännön työtä tiimissään. On todella hienoa, että olemme voineet auttaa häntä. Pyrimme siihen, että keskusteluyhteys meidän ja asiakkaan välillä on avointa myös silloin, kun kaikki ei mene hyvin”, Tommi Kuuri kertoo.
Pilvi ei yksin pelasta
Pilvi, tekoäly ja tiedonhallinta muodostavat kokonaisuuden, joka edellyttää Palmun mukaan tarkkaa harkintaa. Ensinnäkään pelkkä pilviteknologia eli Cloud first -malli ei riitä ilman koko toimintamallin, prosessien ja ICT-arkkitehtuurin uudistamista.
SaaS on perusta, joka muuttaa toimintaympäristön. Tekoäly on sen päälle tuleva kerros, joka tekee tiedonhallinnasta entistä kriittisempää. Siksi Palmu on halunnut edetä hillitysti tekoälyn käyttöönotossa Haminassa. Sen hyödyntämistä ohjataan selkeillä pelisäännöillä.
”Ensin pitää tietää, missä tieto on, miten se on luokiteltu ja kuka sitä hallitsee. Pilvi ei korjaa huonoa tiedonhallintaa. SaaS on helppo ostaa ja laittaa päälle, mutta pilvi ei ole pelastaja.”
— Niko Palmu, tietohallintopäällikkö Haminan kaupunki
Edullisen ICT-ratkaisun etsintä on nyt käynnissä laajasti julkisella sektorilla. Kustannukset, tiedon hallinta, turvallisuus ja tekoäly puhuttavat kunnissa ja kouluissa.
”Monet organisaatiot pohtivat nyt, mihin tietoa syötetään ja missä dataa säilytetään. Organisaatioilla on omat linjauksensa, ja datan hallinta on keskeinen osa kokonaisuutta. Käyttämällä oppilaitos- tai yrityskäyttöön tarkoitettuja lisenssejä ja palveluita varmistetaan, että organisaation data pysyy hallinnassa”, Tommi Kuuri sanoo.
Niko Palmun ydinviestit uutta ratkaisua harkitseville
Teknologia ei saa olla este. Käy läpi prosessit, ajankäyttö, kustannukset ja teknologia. Pohdi, mitä te oikeasti tarvitsette.
Muutokselle tarvitaan tahtotila. Johdon sitoutuminen on erittäin tärkeää, ja jokaisen työntekijän työpanosta tarvitaan muutoksen aikaansaamiseksi.
Talouspaine voi pakottaa uudistamaan, mutta se ei ole huono kirittäjä.
Haminan Google-siirtymässä ajureina olivat kustannustehokkuus, helppokäyttöisyys ja tietoturva.
Suurin taloudellinen hyöty syntyy käsityön, tukiprosessien ja laiteriippuvuuden vähentämisestä.
Tiedonhallinta on pilvisiirtymän onnistumisen perusedellytys.
Velora Verkkokauppa -puitesopimukset helpottavat ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja
Atean ylläpitämät Velora Verkkokauppa ja Velora Verkkokauppa plus tarjoavat valmiiksi kilpailutetut ICT-laitteet, -ohjelmistot ja -palvelut, muodostaen yhdessä Suomen kattavimman ja kustannustehokkaimman hankintakanavan kunnille ja hyvinvointialueille. Ne helpottavat merkittävästi julkisen sektorin ICT-hankintoja.
Kysy lisää!
Pertti Laitinen
Head of Sales
Pertti Laitinen vastaa Atealla Velora-yhteistyöstä ja -liiketoiminnasta, josta tärkein kokonaisuus on Velora Verkkokauppa.
