Tekoäly tehostaa Atean päivittäistä työtä
Atean päätös olla customer zero tekoälyn käytössä on tuottanut selkeitä tuloksia ja kokemuksia siitä, mitä tekoälyn toimivuus käytännössä vaatii. Tämä on johtanut päivittäisen työn parempaan rakenteeseen, vahvempaan sitoutumiseen ja parempaan työntekijöiden väliseen yhteistyöhön. Samalla ihminen on läsnä varmistamassa laadun.
Kun Atea löysi oikean suunnan tekoälyn käyttöönotossa ja ymmärsi, kuinka tärkeää on aktiivinen johtajuus, johon liittyy selkeä hallinto ja kattavat tavoitteet, lue lisää tästä prosessista täältä, organisaatio alkoi myös hyötyä sijoituksestaan.
Tavoitteella tulla maailman parhaaksi Microsoft 365 Copilotin käyttäjäksi on ollut merkittävä vaikutus. Atealla alettiin käyttää Copilotia kokouspöytäkirjojen kirjoittamiseen sekä työpäivän suunnitteluun ja jäsentämiseen. Se loi tarkempia lopputuloksia, säästi paljon aikaa ja paransi yhteistyötä sekä yksittäisten työntekijöiden että tiimien välillä. Seuraavassa vaiheessa työntekijät alkoivat kehittää omia, räätälöityjä agenttejaan. Niiden määrä voidaan nykyään laskea nelinumeroisina lukuina.
– Olen todella ylpeä siitä, että olemme saaneet tuhansia Atean käyttäjiä käyttämään Copilotia aktiivisesti joka päivä, sillä jos sitä ei käytetä, emme saa siitä mitään arvoa. Ennen kaikkea olen ylpeä siitä, mitä ihmiset tekevät, enkä itse työkalusta, sanoo Sara Amini, Atean Group CIO.
Tekoäly helpottaa kaikkien työntekijöiden työtä
Tekoälyn vaikutus on erilainen ammatillisesta roolista ja tehtävästä riippuen. Perusajatuksena on kuitenkin ollut prosessien yksinkertaistaminen ja tehostaminen, toistuvien tehtävien välttäminen, tuottavuuden lisääminen ja todellisen arvon luominen sekä organisaation omalle että asiakkaiden liiketoiminnalle.
Esimerkiksi Atea on luonut niin kutsutun BID Botin, joka auttaa hankinta-asiakirjojen analysoinnissa ja tarjouspyyntöjen suunnittelussa. Tekoälyä käytetään myös monimutkaisten tilausten hallintaan, mukauttamiseen ja käsittelyyn, jossa automatisoitu prosessi estää virheitä ja varmistaa kaikkien vaatimusten ja määräysten noudattamisen. Market Intelligence kerää ja tulkitsee dataa tarjoten tukea paremmalle päätöksenteolle, joka perustuu faktoihin eikä valistuneisiin oletuksiin.
Muita käyttökohteita tekoälylle ovat ohjelmistopäivitykset, kustannusennusteet, henkilöstöasiat, palautettujen tuotteiden kunnon tarkastus sekä käytettävissä olevien resurssien jakelu ja aikataulutus eli resurssien allokointi.
Asiakkaille erityisesti suunniteltuihin tekoälypalveluihin kuuluvat asiakirjojen arkaluontoisten tietojen automaattinen peittopalvelu sekä asiakirjahaku, joka löytää välittömästi kaikki asiaankuuluvat asiakirjat tapauksesta, vaikka ne olisivat hajallaan eri järjestelmissä.
”Ennen kaikkea olen ylpeä siitä, mitä ihmiset tekevät, enkä itse työkalusta”
Merkittävä parannus asiakastoimituksissa
Kaiken kaikkiaan monet työnkulut, joissa aiemmin tarvittiin manuaalisia vaiheita, on automatisoitu. Sara Amini kuvailee sitä sanoilla ”game changer”, uraauurtava muutos. Lisääntynyt tuottavuus tarkoittaa, että asiakkaita voidaan auttaa enemmän lyhyemmässä ajassa.
Työnkulkujen rakentamisen sijaan IT-asiantuntijat voivat käyttää aikansa niiden käyttötapojen suunnitteluun, koska itse koodaus on automatisoitu. Sara Amini korostaa, että viime kädessä ihminen ohjaa kaikkia prosesseja ja suorittaa laadunvarmistuksen.
”Tekoäly auttaa meitä nostamaan koko asiakkaillemme toimittamamme alustaympäristön uudelle tasolle”
– Voimme mitata, miten tehostamme toimintaamme joka päivä. Olemme vuorovaikutuksessa asiakkaidemme kanssa ja muutamme tämän toimintakehyksen lisäliiketoiminnaksi. Tekoäly auttaa meitä nostamaan koko asiakkaillemme toimittamamme alustaympäristön uudelle tasolle. Ihmiset ovat edelleen mukana, mutta heitä hyödynnetään todellisen lisäarvon tuottamiseen, kun taas tekoäly hoitaa kaiken muun.
Tekoälyagentit tarjoavat nopeampia vastauksia
Sara Amini puolestaan tuskin muistaa enää, miten hän työskenteli ennen tekoälyä. Teknologiasta on tullut luonnollinen osa arkea. Tietohallintojohtajana hänen on tärkeää pysyä ajan tasalla siitä, mitä maailmalla tapahtuu. Aiemmin hänen piti päivittäin käydä läpi valtava määrä julkaisuja etsiessään asiaankuuluvaa tietoa. Nykyään tekoälyagentti tekee työn hänen puolestaan.
– Agentti esittelee minulle tietohallintojohtajan päivän kohokohdat, ja olen erityisen kiinnostunut saamaan tietoa tekoälystä, geopolitiikasta ja turvallisuudesta. Nyt saan yleiskatsauksen välittömästi joka päivä ja voin helposti jakaa sen kollegoideni kanssa. Jos on jotain, mihin meidän on puututtava, voimme tehdä sen heti ja olla valmistautuneita.
Aseta tavoitteita lyhyemmällä aikavälillä
Atea käyttää mielellään kokemuksiaan auttaakseen muita saavuttamaan saman tuloksen. Tärkein jaettava oivallus on, että tekoälytyö ei koske tiettyä teknologiaa, vaan muutoshallintaa, tekoälyjohtamista ja kulttuuria.
Copilotin yksilöllinen käyttö yhdistyy lisääntyvään automaatioon, ja agenttisen tekoälyn merkitys kasvaa. Turvallisuus, määräysten noudattaminen ja digitaalisten agenttien määrän kasvu ovat myös läheisesti kytköksissä toisiinsa tuoden uusia haasteita. Tämä luo tarpeen uusille tavoitteille ja ohjeille.
Pitkän aikavälin visioiden ja tavoitteiden asettaminen on normaalia useimmissa organisaatioissa. Tärkeä opetus, jonka Atea on saanut, on se, että tämä ei toimi tekoälykontekstissa. Nopea kehitysvauhti vaatii erilaista lähestymistapaa. Suunnan on oltava selvä, mutta tavoitteiden itsessään on oltava lyhyemmällä aikavälillä kuin mihin monet ovat tottuneet. Atea on päättänyt asettaa tavoitteet yhden vuoden ajanjaksolle ja keskittyä nopeaan vuosittaiseen oppimisprosessiin ja kasvavaan edistymiseen.
Tekoälyn hallinnointi asettaa suunnan
Kun liiketoiminta alkaa nähdä tekoälyn arvon ja saada tuottoa investoinneilleen, on tärkeää tarkastella myös organisaation näkökulmasta, miten sitä voidaan skaalata edelleen. Tämä on välttämätöntä, jotta ei jää jälkeen nopeassa kehityksessä.
– Organisaatiosi on hankittava tarvittavat valmiudet siihen. Sinulla on oltava kykyä sekä mennä eteenpäin rohkeasti että odottaa tarvittaessa. Liian nopealla etenemisellä voi myös olla seurauksia. Siksi tekoälyn hallinnointi on niin tärkeää; pöydän ääressä on oltava oikeat ihmiset, jotka varmistavat, että oikeat päätökset tehdään oikeaan aikaan. Toisaalta et voi myöskään odottaa ikuisesti, sanoo Sara Amini ja lisää:
– Pohjimmiltaan kyse on siitä, että tietää, miksi tekee asioita. Organisaation johdon on ohjattava toimintaa alaspäin, samalla kun ihmisille annetaan vaikutusvaltaa ja annettava vaikutusten tuntua siellä, missä varsinainen työ tehdään.
Eri roolit toimivat yhdessä
Tekoälyn onnistuneen käyttöönoton edellytys on se, ettei se ole erillinen IT-projekti. IT-osaston on kuitenkin varmistettava, että tekoälytyökalujen käyttöön on olemassa turvallinen ja vakaa data-alusta, ja että organisaation tiedot on luokiteltu ja niiden käyttöä valvotaan. Tämä mahdollistaa agenttien kehittämisen liiketoiminnassa, jossa tarpeet tunnetaan parhaiten.
Tavallaan kyse on teknologian demokratisoitumisesta. Kuka tahansa, teknisestä osaamisestaan riippumatta, voi kehittää agentteja ja sovelluksia. Ja tämä voima on saatava käyttöön. Jotta tekoälyn kehityksestä voidaan hyötyä täysimääräisesti, on aktivoitava kaikki työntekijät. Uskallus haastaa ja esittää vaatimuksia on aivan yhtä tärkeää kuin kannustus. Pakollinen koulutus ja käyttö kehittävät asiantuntijuutta.
Sara Amini pitää siitä, että tekoäly herättää monia kysymyksiä ja avaa vuoropuhelua organisaation eri tasoilla, ei vain teknisten asiantuntijoiden keskuudessa.
– Koko organisaation ja ennen kaikkea liiketoiminnan on nähtävä ja luotava tekoälyn tuottama arvo. Kyse on sellaisten ihmisten ja roolien yhteen tuomisesta, jotka eivät ole aiemmin tehneet paljon yhteistyötä, kuten IT ja HR, koska tekoälyn näkökulmasta tarvitaan myös ohjausta ja tietoa etiikasta ja laeista sekä siitä, mikä on mahdollista ja mikä ei.
Agenttihotellit ovat selkeä tulos
Atealle tekoälytyön jakaminen kolmeen, osittain päällekkäiseen osa-alueeseen on ollut onnistunut ratkaisu: AI Workplace, AI Automate ja AI Enabler. Organisaation oma agenttihotelli on siitä selkeä tulos, joka auttaa työntekijöitä suoriutumaan paremmin omissa rooleissaan.
Tekoäly on jo muuttanut Sara Aminin työskentelytapaa. Pitkällä aikavälillä teknologia todennäköisesti muuttaa myös hänen rooliaan tietohallintojohtajasta tekoälyjohtajaksi, hän arvelee.
– Uskon, että minua arvioidaan tulevaisuudessa paljon enemmän esimerkiksi tekoälyn tuottamien liiketoimintatavoitteiden ja tulosten perusteella kuin järjestelmänvalvojana. Niin moni asia tulee muuttumaan. Siksi meidän on myös tiivistettävä organisaatiotamme. Se ei ole helppo tavoite, mutta se on saavutettavissa.
