Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojakäytäntö kuvaa, kuinka me rekisterinpitäjänä käsittelemme vierailijoidemme ja asiakkaidemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679, the General Data Protection Regulation (GDPR) ja muun sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan tilanteissa, joissa Atea Finland Oy (jäljempänä "Atea", "me") käsittelee verkkosivuiltaan keräämiään henkilötietoja.

Käyttämällä sivustoamme hyväksyt tämän tietosuojakäytännön.

Mitä on henkilötieto?

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön, liittyviä tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Mihin tallennamme henkilötietosi?

Sinulta keräämämme henkilötiedot säilytetään pääsääntöisesti Euroopan talousalueella (ETA), mutta ne voidaan siirtää ja niitä voidaan käsitellä EU / ETA -alueen ulkopuolella. Atea käyttää kumppaneita muun muassa sähköpostin, pilvipalveluiden, haittaohjelmien torjunnan ja  palomuuripalveluiden tuottamisessa. Edellä mainituissa tapauksissa henkilötietoja saatetaan siirtää ja käsitellä EU:n / ETA-alueen ulkopuolisessa maassa. Kaikki tällaiset henkilötietojen siirrot suoritetaan sovellettavien lakien mukaisesti. EU:n / ETA:n ulkopuolelle tapahtuvissa siirroissa Atea käyttää henkilötietojen käsittelysopimukseen liitettyjä vakiosopimuslausekkeita GDPR: n V luvun mukaisesti.

Henkilötietojen vastaanottajat

Myös muut Atea-konsernin yhtiöt saattavat käsitellä henkilötietojasi, mikäli se on välttämätöntä tässä tietosuojakäytännössä mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojasi ei myydä tai luovuteta muille ulkopuolisille yrityksille tai organisaatioille kaupallisiin tarkoituksiin. Poikkeuksena edellä mainitusta ovat ne Atean luotetut yhteistyökumppanit, jotka ovat olennainen osa Atean palvelutuotantoa tai tuotteiden toimitusketjua tai operoivat Atean markkinointi-, mainonta- tai analytiikkajärjestelmiä. Näiden kolmansien osapuolten henkilötietojen käsittely on sopimuksin rajattua ja edellyttää, että kyseiset kolmannet osapuolet sitoutuvat pitämään tiedot luottamuksellisina eivätkä käytä niitä muihin tarkoituksiin.

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille tilanteessa, jossa Atea on velvoitettu toimimaan niin lain, asetuksen, toimivaltaisen viranomaisen tai oikeuden päätöksen perusteella.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Keräämme henkilötietojasi vain, jos meillä on siihen lain mukainen käsittelyperuste. Käsittely perustuu yhteen tai useampaan ao. kohtaan:

• Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.
• Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
• Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
• Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
• Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietosi vain niin kauan kuin se on tarpeen sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi ja/tai, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän (Atea) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Kun käsittelyn tarve lakkaa, henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, säilytämme tietosi antamasi suostumuksen mukaisesti ja/tai kunnes peruutat suostumuksesi. Tämänkin jälkeen saatamme käsitellä ja säilyttää tietojasi, jotta voimme noudattaa lainsäädännön meille asettamia vaatimuksia. 

Tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti, keräämme vain välttämättömät henkilötiedot, jotka tarvitaan määriteltyä tarkoitusta varten.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja sinusta säilytämme, muuttaa/korjata tietoja sekä halutessasi pyytää tietojen poistamista. Kielto- ja oikaisuasioissa voit olla yhteydessä sähköpostitse Atean tietosuojavastaavaan dpo(at)atea.fi.

Sinulla on myös oikeus kieltää tietojesi käyttö suoramarkkinointiin. Muutospyynnöt tai suoramarkkinoinnin eston voit tehdä Atea Preference Centerissä.

Lisäksi, sinulla on lakisääteinen oikeus tehdä valitus henkilötietojesi käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle.

Linkit kolmansien osapuolten sivustoille

Sivustollamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolien sivustoille. Näillä kolmansien osapuolien sivustoilla on omat tietosuojakäytäntönsä, emmekä ole vastuussa näiden linkitettyjen sivujen sisällöstä ja toiminnasta millään tavalla.

Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä tiedusteluissa pyydämme sinua ottamaan yhteyttä sähköpostitse Atean tietosuojavastaavaan dpo@atea.fi. 

Käsittelemämme henkilötietokategoriat

Atea eShop tili ja tilaukset verkkokaupasta

Atea eShop on verkkokauppa-alusta, joka on suunniteltu yrityksille. Kun eShopissa luodaan tili tuotteiden ja palveluiden tilausta varten, käsittelemme yrityksen yhteyshenkilöä koskevia henkilötietoja tässä tietosuojakäytännössä esitettyjen ehtojen mukaisesti. Henkilötiedot pitävät sisällään eShop-tilauksissa annetut tiedot sekä punchout-integraatiotilauksissa annetut tiedot.

eShopissa käsitellään seuraavia henkilötietoja käyttäjistä:

• Etunimet, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, ip-osoite, viimeinen kirjautumiskerta ja henkilönumero. Valinnaisena oletuskustannuspaikka.

eShopissa käsitellään seuraavia henkilötietoja FreeChoice -käyttäjistä:

• Etunimet, sukunimi, sähköpostiosoite, henkilökohtainen sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, ip-osoite, viimeinen kirjautumiskerta, henkilönumero ja oletuskustannuspaikka.

Tietoja käsitellään sopimuksellisten velvoitteiden täyttämiseksi, kuten esimerkiksi tuotteiden toimittamiseksi ja takuuasioiden selvittämiseksi.

eShop käyttäjien henkilötiedot anonymisoidaan kahden (2) vuoden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta (viimeinen aktiviteetti).

eShop käyttäjien henkilökotiedot anonymisoidaan viiden (5) vuoden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta (viimeinen aktiviteetti), jos käyttäjällä on aktiivinen Free Choice -sopimus, muutoin henkilötiedot anonymisoidaan kahden (2) vuoden kuluttua viimeisestä kirjautumisesta (viimeinen aktiviteetti).

Tiedot eShopista siirretään Atean ERP-järjestelmään laskutus-, yhteydenpito- ja takuuvelvoitteiden täyttämistarkoituksiin sekä lainmukaisuuden varmistamiseen. Henkilötietoja käsitellään ja säilytetään arkistointia koskevan lainsäädännön vaatimusten ja Atean omien ohjeistusten mukaisesti.

My Atea

Pääsy MyAtea -järjestelmään on vain tunnistautuneilla eShop tai ServiceNow käyttäjillä. Pääsy järjestelmään on myönnetty eShop tai ServiceNow onboarding-prosessin osana. MyAtea -järjestelmään ei kopioida henkilötietoja muista järjestelmistä, eikä MyAteassa säilytetä henkilötietoja, joten henkilötietojen poistorutiinit eivät koske MyAteaa.
Jos MyAtea käyttäjä lisää henkilötietoja kohtaan käyttäjätyytyväisyys&ideat, nimeä ja sähköpostiosoitetta käsitellään Atean kumppanin palautejärjestelmässä. Nämä henkilötiedot poistetaan yhden (1) vuoden kuluttua.

Puhelutallenteet

Kun soitat Service Deskiimme ilmoittaaksesi yrityksessäsi tapahtuneesta häiriöstä tai ongelmasta, nauhoitamme ja tallennamme kaikki saapuvat puhelut. Puhelutallenteet säilytetään yhdeksänkymmentä (90) päivää laadunvarmistusta ja reklamaatioiden käsittelyä varten.

Ilmoitamme sinulle aina ennen keskustelun alkua, että puhelu tallennetaan. Voit halutessasi kieltäytyä puhelun nauhoittamisesta.

Suoramarkkinointi

Käytämme henkilötietojasi lähettääksemme yritykseemme liittyviä uutisia, päivityksiä, tietoa muista vastaavista tuotteista ja palveluista, Atean tapahtumista, uutiskirjeitä jne. Jos lähetät verkkosivujemme kautta lomakkeen, käsittelemme siinä kerättäviä henkilötietoja vain suostumuksellasi.  Käsittelemme seuraavia henkilötietokategorioita: nimi, sukunimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Säilytämme tietosi suoramarkkinointia varten, kunnes peruutat suostumuksesi.

Voimme lähettää sinulle organisaatiosi tai yrityksesi edustajana kohdennettua markkinointimateriaalia (esimerkiksi henkilökohtaisia tarjouksia sisältäviä uutiskirjeitä). Analysoimme tilaushistoriaasi Atea eShopissa, ja tämän tiedon avulla teemme analyyseja sekä oletuksia sinua kiinnostavista tuotteista ja tulevista tarpeistasi. Tavoitteenamme on, että saat enemmän räätälöityjä tarjouksia Atealta. Jos olet antanut suostumuksesi uutiskirjeiden vastaanottamiseen Atea eShopissa, sinulle lähetetään henkilökohtaisia tarjouksia organisaatiosi tai yrityksesi edustajana. Analysoimme tilaushistoriaasi Atea eShopissa, ja tämän tiedon avulla teemme analyyseja sekä oletuksia sinua kiinnostavista tuotteista ja tulevista tarpeistasi. Tavoitteenamme on, että saat enemmän räätälöityjä tarjouksia Atealta.

Tapahtumat

Jotta voit rekisteröityä järjestämiimme tapahtumiin, Atean tulee käsitellä yhteystietojasi (nimi, yrityksen nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero). Tallennamme henkilötiedot tapahtuman rekisteröintilomakkeessa määritetyn ajan. Henkilötietojasi käsitellään vain siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisen tarkoituksen saavuttamiseksi.

Evästeet

Kun vierailet millä tahansa verkkosivustolla, se voi tallentaa tai hakea tietoja selaimeltasi, useimmiten evästeiden muodossa. Nämä tiedot voivat koskea sinua, selainasetuksiasi tai laitettasi, ja niitä käytetään enimmäkseen, jotta sivusto toimii odotetulla tavalla. Tiedot eivät yleensä tunnista sinua suoraan, mutta ne voivat antaa sinulle henkilökohtaisemman verkkokokemuksen.

Evästeitä käytetään laajalti "muistamaan" sinut ja selainasetuksesi joko yhdellä käynnillä ("istuntoevästeen" kautta) tai useilla toistokäynneillä ("pysyvä eväste"). Ne takaavat sinulle johdonmukaisen ja tehokkaan kokemuksen vierailijana ja suorittavat keskeisiä toimintoja, kuten rekisteröinnin ja sisäänkirjautumisen sallimisen. Vierailemasi sivusto voi asettaa evästeitä (tunnetaan ensimmäisen osapuolen evästeinä) tai kolmannet osapuolet, kuten ne, jotka tarjoavat sisältöä tai tarjoavat mainonta- tai analytiikkapalveluja verkkosivustolla ("kolmannen osapuolen evästeet").

Atea käyttää evästeitä sisällön ja mainosten personointiin, sosiaalisen median ominaisuuksien tarjoamiseen ja liikenteemme analysointiin. Sivustollamme on käytössä myös kolmannen osapuolen markkinointi- ja mainonta-, chat- ja analytiikkajärjestelmiä, kuten Eloqua, Google Analytics, Google Optimize, LinkedIn, Facebook, Puzzel, Sleeknote. Näiden järjestelmien evästeiden avulla kerättyä tietoa voidaan käyttää Atean tuottaman kohdennetun mainonnan ja markkinointiviestinnän tuottamiseen, sivuston käytettävyyden parantamiseen sekä kävijätiedon analysoimiseen. Sivustomme tietojen kerääminen ja käsitteleminen näiden kolmannen osapuolen palveluntarjoajien kautta on tämän sivuston tietosuojakäytännön mukaista.

Alla on yksityiskohtainen luettelo sivustollamme käytetyistä evästeistä. Verkkosivustomme skannataan säännöllisesti evästeiden skannaustyökalulla, jotta lista pysyy mahdollisimman tarkkana. Luokittelemme evästeet seuraaviin luokkiin:

• Pakolliset evästeet
• Toiminnalliset evästeet
• Markkinointievästeet

Voit kieltäytyä kaikista evästeistä (paitsi pakollisista evästeistä) napsauttamalla "Evästeasetukset/Your privacy settings".

Pakolliset evästeet

Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston toiminnalle, eikä niitä voi poistaa käytöstä järjestelmissämme. Tämä mahdollistaa sen, että verkkosivusto tarjoaa entistä parempia toimintoja ja personointia. Ne voidaan asettaa Atean tai kolmannen osapuolen, joiden palveluita Atea on lisännyt sivuillemme, toimesta. Ne asetetaan yleensä vain vastauksena palvelupyynnön muodostamiin toimiisi, kuten tietosuoja-asetusten asettaminen, kirjautuminen tai lomakkeiden täyttäminen. Näiden evästeiden estäminen voi vaikuttaa sivuston suorituskykyyn. Nämä evästeet eivät tallenna suoraan henkilötietoja, mutta ne perustuvat Internet -selaimesi ja laitteesi yksilölliseen tunnistamiseen.

Toiminnalliset evästeet

Näiden evästeiden avulla Atea voi seurata liikennettä ja lähteitä voidakseen mitata ja parantaa sivuston suorituskykyä. Ne auttavat meitä tunnistamaan, mitkä sivut ovat suosituimpia, ja miten kävijät liikkuvat sivustolla. Kaikki näiden evästeiden keräämät tiedot on aggregoitu ja siksi anonyymeja. Jos et salli näitä evästeitä, Atea ei pysty optimoimaan ja analysoimaan sivustojen suorituskykyä.

Markkinointievästeet

Markkinointikumppanimme ja sosiaalisen median palvelut voivat asettaa nämä evästeet sivustollemme. Anonyymejä tietoja voidaan jakaa kolmansien osapuolten kanssa, jotta voidaan luoda profiili asetuksistasi ja näyttää sinulle muilla sivustoilla olevia asiaankuuluvia mainoksia, jotka voit jakaa ystävillesi ja verkostollesi. Ne eivät tallenna henkilötietoja suoraan, vaan perustuvat yksilöllisesti Internet -selaimesi ja laitteesi tunnistamiseen, joita voidaan käyttää profiilin luomiseen. Jos et salli näitä evästeitä, saat vähemmän sinulle kohdistettua mainontaa etkä voi käyttää tai nähdä näitä jakamistyökaluja.

 

11.4.2024 – oikeus muutoksiin pidätetään