Takaisin Microsoft Office 365
o365 digitaalinen työpaikka teams

Microsoft Office 365 on digitaalisen työpaikan sydän

Microsoft Office 365 on digitaalisen työpaikan keskeisin osa. Sillä voi digitalisoida kaiken asiakaskokemuksesta organisaatiosi sisäisiin prosesseihin. Office 365:n ominaisuudet riittävät – olivat tarpeesi sitten pieniä tai suuria. Olemme koostaneet käyttöösi viisi vinkkiä, jotka auttavat sinua ja organisaatiotasi ottamaan täyden hyödyn irti Office 365:n monipuolisesta sovellustarjonnasta.

Suomessa lähes jokaisessa organisaatiossa on käytössä Microsoft Office -ratkaisu. Yleensä käytetään vain yleisimpiä sovelluksia, kuten Word, Excel, PowerPoint ja Exchange. Nämä sovellukset edustavat murto-osaa Office 365:n monipuolisesta kapasiteetista. Office 365 on pullollaan toimivia tiimityöskentelyvälineitä, joilla lisäät helposti tuottavuutta.

Skype for Business, Yammer, SharePoint ja OneDrive tehostavat oikein käytettyinä työntekoasi. Puhumattakaan Power BI:stä tai Plannerista. Entä tiedätkö mikä on Microsoft Teams? Se on koko Office 365:n ydin, eli sovellus, joka kannattaa ottaa haltuun ensimmäisten joukossa. Teams yhdistää keskustelun, sisällöt, ihmiset ja työkalut – ja tekee digitaalisesta työpaikasta totta.

Office 365 kehittyy ja päivittyy jatkuvasti. Se tarkoittaa, että saat käyttöösi säännöllisesti uusia, työntekoasi tehostavia ominaisuuksia. Office 365:lla muokkaat  dokumentteja yhtä aikaa kollegojesi kanssa, työskentelet turvallisesti pilvessä ja seuraat, mihin aikasi työpäivänä oikein kuluu.

Office 365 helpottaa työtäsi ja toimii PC- ja Mac-koneilla, Windows-, iPad- ja Android-tableteilla sekä lähes kaikilla mobiililaitteilla.

1. Koulutus avaa Office 365:n ovet ja takaa sujuvan käytön

Microsoft Office 365 avaa sinulle pääsyn monipuolisiin pilvipalveluihin, jotka auttavat organisaatiotasi tehostamaan toimintaansa. Kun aloitatte Office 365:n käytön koulutuksella, pääsette heti kokemaan uusien toiminnallisuuksien hyödyt ja opitte luottamaan niihin. Samalla näette, mitkä toiminnot palvelevat juuri teidän tarpeitan- ne parhaiten.

Kahden päivän tehokurssit eivät toimi jatkuvasti päivittyvän Office 365:n kanssa. Siksi koulutuksen pitää olla  säännöllistä  ja helposti pureskeltavaa. Oikea koulutuskumppani osaa tunnistaa bisneksesi ja tarpeesi – ja räätälöi koulutuksen sen mukaan.

Atea Pro Tip

Kun olet investoinut Office 365:een, mikset hyödyntäisi sen koko potentiaalia? Kokemuksemme mukaan onnistuneen
käyttöönoton esteenä on tyypillisesti heikosti suunniteltu käyttäjäkoulutus. Tarjoa siis työntekijöillesi jatkuvaa Office-koulutusta. Koulutus kannattaa räätälöidä ja roolittaa
ihmisten työtehtävien mukaan. Tunnista ongelmakohtasi ja suunnittele kanssamme juuri sinun yrityksesi tarpeisiin räätälöity koulutus.

2. Parempaa yhteistyötä koko organisaatiossasi

Luomalla Office 365:een ryhmän tai tiimin, teet yhteistyöstäsi kollegojen, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien kanssa tehok- kaampaa. Kaikilla ryhmän tai tiimin jäsenillä on oikeus käsitellä ryhmän dokumentteja ja tehdä niihin muutoksia milloin tahansa. Työt eivät jää seisomaan, vaikka yksi tiimin jäse- nistä olisi vapaalla tai sairastuisi.

Atea Pro Tip

Säästät aikaa ja rahaa, kun siirrät bisnesprosessejasi ja -käytäntöjäsi (esimerkiksi myynnin prosessit) Office 365:een ja hyödynnät sen kaikkia ominaisuuksia.

Suosittelemme panostamaan etenkin Microsoft Teamsin käyttöön, sillä Teams on Office 365:n keskeisin ja kehittyvin osa. Kollaboraatiohubi, josta kannattaa kiinnostua jo nyt.

3. Työelämän Personal Trainer pysyy tuntiesi tasalla

Office 365 sisältää Microsoft MyAnalytics -toiminnon, jonka avulla voit ymmärtää omaa ajankäyttöäsi paremmin, asettaa tavoitteita ja muokata omia rutiinejasi. Mittaat helposti, kuinka monta tuntia työskentelet keskittyneesti, kuinka paljon sinulta menee aikaa sähköposteihin tai palavereihin ja kuinka paljon teet töitä viikon aikana. Entä kuka kollegoistasi vastaa sähköposteihisi nopeimmin?

Tulevaisuudessa MyAnalyticsista tulee henkilökohtainen valmentajasi, joka eh- dottaa esimerkiksi sähköpostien luke- mista vain kahdesti päivässä, koska se sopii parhaiten rutiineihisi. Kun tämä yh- distetään vielä tekoälyyn, niin saat aivan uudenlaista analyysiä itsestäsi ja työnteostasi. MyAnalytics on Office 365:n valinnainen ominaisuus.

Atea Pro TipMyAnalyticsillä voit halutessasi pelillistää työtapojesi tarkkailun ja  tehostaa  työtäsi ja tarkkailla työtapojasi makrotasolla. Saat  itsestäsi  tarkkaa henkilökohtaista analytiikkaa, jonka avulla näet, millä osa-alueilla on kehitettävää. Voit myös tilata säännöllisen raportin itsellesi mää- rittelemiesi mittareiden mukaan.

Suosittelemme, että asetat itsellesi realistiset rajat ja käyt ne läpi esimiehesi kanssa. MyAnalyticsin tuottama data toimii hyvä-nä pohjana esimiehen ja alaisen välisissä keskusteluissa, eikä mutu-tuntumaa enää tarvita.

 

4. Mobiilia ja joustavaa

Pilvipalvelussa voit työskennellä missä tahansa ja juuri niillä laitteilla, kuin haluat: tietokoneella, puhelimella tai tabletilla. Käytössäsi ovat aina kaikki Office-ohjelmat ja muut pilvipohjaiset palvelut, verkon kautta tai sovelluksina.

Atea Pro Tip

Tällä hetkellä Office 365 -mobiilikokemus on hyvin pirstaloitunut. Käytössä on useita mobiilisovellluksia mutta monipuolisin tarjonta on Teamsissä, joka kattaa kolla- boraatiotarpeet jo nyt. Varaudu siihen, että tulevaisuudessa Office 365 -palvelut integroidaan saumattomasti yhteen mobiilisovellukseen. Hyvä kumppani pitää sinut tietoisena markkinoilla tapahtuvista muutoksista.

 

Oletko optimoinut verkkokapasiteettisi tarjoamaan verkkoa Office 365 -käytön mukaiseksi? Videon, audion ja suurten datamäärien pyörittäminen vaatii myös vahvan digitaalisen työpaikan perustan. Monessa yrityksessä on käytössä langattomuuden ensimmäinen sukupolvi. Se ei enää riitä. Suosittelemme mittaamaan or ganisaatiosi tarjoaman verkon kapasiteetin ja mahdolliset katvealueet. Autamme myös tarvittaessa päivittämään verkkosi.

5. Varmista GDPR:n mukainen toiminta

Office 365:lla sinun on helpompi seurata organisaatiosi informaatiovirtoja. Se helpottaa EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattamista.  Office 365:n valinnaisilla Advanced Data Governance ja eDiscovery-ominaisuuksilla voit indeksoida, luokitella ja määritellä dokumenttiesi elinkaaren.

Atea Pro Tip

Ota käyttöön Office 365:n Security & Compliance -ominaisuudet ja kytke ne yrityksesi omiin GDPR-vaatimuksiin. Näin voit varmistaa, että noudatat edelleen omia sääntöjäsi, mutta tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Takaisin Microsoft Office 365
Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer