Office 365:stä ei ole hyötyä, jos et uskalla muuttua

2018-01-05

Koulussa opettajani viljeli kansanviisautta, ettei keskeneräistä työtä pidä näyttää hulluille eikä herroille. Kuinka väärässä hän olikaan! Tämän päivän työyhteisölle tiedon ja osaamisen jakaminen on menestyksen ensimmäinen edellytys. Parhaat ideat voivat yllättäen löytyä myös työkaverisi päästä.

Anu Lallukka Viestintäkoordinaattori

Digitalisaation tuomista kilpailueduista on aivan turha haaveilla, jos organisaation toimintakulttuuri on 1900-luvulta. Teknologinen muutos onkin loppujen lopuksi se helpoin pala: migroidaan sähköpostit ja Office-työkalut pilveen ja kun ollaan taas löydetty halutut toimintopainikkeet ja luotu uudet kansiot, todetaan, että hyvinhän se meni.

Vastikään kuuntelin äimistyneenä, kun ystäväni kertoi, että heidän organisaatiossaan on otettu sähköiset kalenterit käyttöön, mutta ne eivät todellakaan ole muiden nähtävinä. Yhteiset palaverit sovitaan niin, että sähköpostitse arvotaan kaikille sopivaa aikaa. On siinä teknologia tehokäytössä!

Organisaation toimintatapojen muutos onkin O365-migraatiota paljon kovempi pala, etenkin jos ihmisten tai organisaation osien välillä vallitsee epäluottamusta tai kateutta. Terveessäkin organisaatiossa toimintatapojen muutokseen liittyy ihmisillä usein suuria henkisiä esteitä: joudun kysymään neuvoa itseäni 20 vuotta nuoremmalta, en ikinä opi tekemään yhtä hienoja esityksiä kuin Reetta, miksi kaikki muut osaavat viedä kokousaineistonsa tiimisivulle paitsi minä.

Vapaa-aikana käytämme kuitenkin somea sujuvasti. Jaamme auliisti tietoa ja päivityksiä meille tärkeistä asioista. Nasevassa kommentissa ei pilkun paikalla ole väliä ja valokuvatkin voivat olla rakeisia, kunhan niissä näkyy se rakas mökkiranta. Miksi sitten asioiden ja osaamisen jakamiselle kasvaa niin korkea kynnys työtakki päällä?

Suosittelen, että aina kannattaa altistaa työnsä ja ideansa, etenkin ne merkittävät, kollegoiden arviolle. Saattaahan olla, että painaessasi kiireellä eteenpäin nenä kiinni läppärin näytössä et ole huomannut viereisellä osastolla meneillään olevaa hanketta, joka on siirtänyt maaliasi 10 metriä vasemmalle.

Kehitysehdotusten vastaanottaminen ei ole helppoa ja jokainen tietää, että ajan varaaminen uuden oppimiseen jää yleensä kiireellisempien asioiden jalkoihin. Tottumuksen voima on vahva. Teemme asioita totutulla tavalla, koska emme juuri sillä hetkellä pysty mielestämme investoimaan aikaa ja henkistä pääomaa uuden oppimiseen.

Kiire saa meidät toimimaan tehottomasti

Rohkaisen sinua kuitenkin olemaan utelias edelläkävijä ja kokeilemaan uusia toimintatapoja tiimisi kanssa! Office 365 tarjoaa monia työkaluja, ja vain kokeilemalla tiedät, miten niistä olisi eniten hyötyä juuri teidän työssänne.

Oma suosikkini on tällä hetkellä Delve, joka auttaa suunnistamaan organisaation tiedon viidakossa. Delve tietää, minkä asioiden parissa työskentelet, kenen kanssa työskentelet ja näyttää sinulle dokumentteja sen perusteella. Voit merkitä usein käyttämiäsi dokumentteja suosikeiksi tai koota niitä eri asiakokonaisuuksiin liittyviksi tauluiksi. Delven profiiliin voit lisätä tietoja osaamisestasi tai projekteista, joissa olet ollut mukana. Tiedot saattavat auttaa työkaveriasi, joka etsii juuri sinulla olevaa osaamista.

Office 365 päivittyy ja saa uusia ominaisuuksia koko ajan. Sen takia olemme luoneet Atea 365 Complete -palvelun, jolla varmistat, että saat tehot irti Office 365:stä. Asiantuntijamme palvelevat sinua ennen käyttöönottoa, käyttöönoton aikana ja varsinkin sen jälkeen. Sen lisäksi suosittelen tutustumaan rohkeasti O365:n mahdollisuuksiin ja jakamaan parhaat heureka-hetkesi työkavereiden kanssa.