Analysoi ja ota kaikki teho irti työskentelystä

2018-01-09

Tiedät sen ilkikurisen lausahduksen työkavereiden tai lähipiirisi suusta ”Eikö sulla ole muuta elämää?” Ihmettelet lausahdusta, mutta samalla itsekin mietit, minne ne tunnit päivästä hupenevat. Itselläni on ollut jo jonkin aikaa erilaisia projekteja, työkuvioita sekä työharjoittelua ja useasti olen huomannut työpäivän vain hävinneen, vaikka omasta mielestäni tehtävää vielä olisi.

Melina Lappalainen Inbound Marketing Specialist

Aloittaessani Atealla työharjoittelussa, pääsin tutustumaan Microsoftin kehittämään Office 365 -palveluun ja etenkin sen lisäosaan, joka tekee tarkat analyysit siitä, minne tunnit katoavat. Aikaisemmin tämä lisäosa on tunnettu nimellä Delve Analytics, mutta kehitystyön jälkeen se on tuttavallisemmin MyAnalytics. MyAnalytics rakentaa muutamissa päivissä työskentelystäsi koontinäytön, josta näet mm. miten ja keiden kanssa teet yhteistyötä ja miten käytät työaikasi.

Mihin päiväsi kuluvat?

Tiedätkö, kuinka paljon käytät aikaa sähköpostin lukemiseen ja vastaamiseen? Kuinka paljon sinulla on viikossa palavereita?  Tiedätkö, mihin aikaan olet tehokkaimmillasi tai mikä työskentelytapa on juuri sinulle toimiva?  Itse ajattelin, että kyllä minä tiedä mikä itselleni on parasta, mutta MyAnalyticsin tekemät huomiot kertovat muuta. MyAnalyticsin koonti auttaa hahmottamaan työpäivän kulkua, työtehtävien priorisointi on jouhevampaa ja uskaltaisin väittää, että käytän työaikani sen ansiosta entistä tehokkaammin. Ja tietysti tärkeää on nähdä, miten paljon työskentelen työajan ulkopuolella.

Vaikka MyAnalytics tuottaa hämmentävän tarkkanäköisiä kaavioita päivän kulusta, se käyttää analytiikan rakentamiseen vain Office 365 -postilaatikon ja -kalenterin tietoja, kuten eri vastaanottajille lähetettyjen ja heiltä saatujen sähköpostiviestien määrää sekä kokousten kestoa. Tietoja ei kuitenkaan kerätä sähköpostien tekstistä tai kalenterin kuvauksista. Kuka näihin tietoihin sitten pääsee käsiksi? Ei kukaan muu kuin sinä itse – halutessasi voit kuitenkin jakaa koontinäytön esimerkiksi työnantajallesi. MyAnalytics kuuluu organisaatioiden Office 365 -perheeseen ja työkaluna on ollut minulle hyvin hyödyllinen mm. työtehtävien priorisoinnissa. 

Tutustu, miten saat työskentelystäsi täyden tehon irti lataamalla oppaamme "4+1 vinkkiä: Kaikki hyöty irti Office 365:n ominaisuuksista".