2019-09-20

Teams tuo tiimiläiset saman pöydän ympärille

Tuottavuustyöpajoissa tulee lähes aina ensimmäiseksi kommentti, mitä Teamsistä oikein on hyötyä. Kaikki siitä puhuvat, mutta ei siinä ole mitään ihmeellisiä toiminnallisuuksia vai onko? Mitä Teamsillä oikein tehdään?

Terhi Palin Senior Technical Consultant
Nainen tekee etätöitä keittiössä

Myönnetään, että ihan ensi kosketuksella Teamsiin mietin alkuun vähän samaa. Uudet emojit ja giffit on äkkiä selattu ja sitten onkin taas arki edessä.  Kun Teamsia kuitenkin sitkeästi muutaman päivän tutkin, se avautui. Teams ei varsinaisesti ole ohjelma vaan kuten Sharepointkin, se on enemmän käyttöliittymä.

 

Ajattele, että Teams on pöytä. Me kaikki, jotka kuulumme samaan tiimiin, istumme saman pöydän ääressä. Meillä jokaisella on siinä omat kalenterimme, on koko tiimiä koskevia post-it-lappusia, dokumentteja, kokouksia, niiden pöytäkirjoja jne. Keskustellaan asioista, väitellään, vaihdetaan mielipiteitä ja prosessoidaan asioita. Teamsin hyöty ja huvi avautuu viimeistään silloin, kun lähdetään lounaalle! Ei tarvitse tyhjentää neukkaria, pakata tavaroita, palauttaa mappeja hyllyyn, tehdä kiireellä väliyhteenvetoa tai synkata kalentereja vaan voidaan keskittyä vaikkapa keskustelemaan päivän lounaspaikasta ja jättää kaikki aloilleen. Kun sitten palataan lounaalta, voilá! Kaikki mikä jäi kesken tai ylipäätään kuuluu tämän pöydän ääressä istujille, on edelleen siellä, mihin ne jätettiin.

 

Tai kun siirrytään seuraavan asian pariin, vaihdetaan vain pöytää, tiimistä toiseen, ja taas on toisella pöydällä asiat valmiiksi esillä. Jos en ole hetkeen käynyt paikalla, voin minulle sopivana aikana tutkia, mitä pöydällä – eli tiimissä – on sillä välin tapahtunut. Minun ei tarvitse miettiä, olenko kaikissa tarpeellisissa sähköpostikeskusteluissa tai onko minulla viimeisin versio jostain dokumentista. Olen ja on, kun kaikki on Teamsissa!

 

Muistatteko mitä tapahtui ennen, kun tiimiin tuli uutta porukkaa tai joku lähti pois? Lähtijän kohdalla oli huoli, jättääkö hän varmasti kaikki dokumenttiversiot ja hiljaisen tiedon jollekin. Uudelle tulijalle taas lähetettiin kilometrimäärin sähköpostikeskusteluja, muutama mappi vielä ehkä pöydän nurkalle, päällä lappunen, jossa saatesanoiksi luki "Tervetuloa mukaan, opiskele näistä, miten meillä tehdään duunia!" *huokaus* Uusi tiimiläinen ahdistuu ensimmäisenä työpäivänä. Paljon uusia asioita, ketä ihmeessä tähän tiimiin nyt kuuluikaan, keneltä voin kysyä, mistä löydän lisätietoja? Tuttua?

 

Miten tiimin vaihto hoituu tänä päivänä? Kun kaikki tiimin asiat on talletettu Teamsiin, lähtijä tietää, että kaikki jää muiden saataville ja voi heti ensimmäisestä päivästä keskittyä uusiin haasteisiin. Tulijalle voidaan sanoa "Tervetuloa mukaan, kiertele tätä meidän pöytää ja lueskele, mitä täällä ollaan tehty ja keskusteltu ennen sinua. Näet myös koko ajan, keitä muita on jakamassa tämän tiimin asioita. Voit heittää kysymyksen koko porukalle ja luottaa siihen, että se, joka asiasta eniten tietää tai jolla sattuu olemaan aikaa, vastaa kysymyksiisi niin, että koko porukka näkee, että asia on hoidossa!”

 

Teams on varmastikin monella tapaa Microsoftin lippulaiva tällä hetkellä eikä syyttä! Se antaa jokaiselle työntekijälle yhden työntekemispaikan sijasta lukemattomia eri työpisteitä jaettavaksi saman asian ympärillä toimivien kesken. Toki se antaa tiimiläisille myös uudenlaista vastuuta. Tiimin sisällä jokaisella on sekä oikeus, että velvollisuus pysyä ajan tasalla siitä, mitä tiimissä tapahtuu. Enää ei ole huolta siitä, että asiat tapahtuvat tietämättäsi, kunhan ne tapahtuvat Teamsissa!

 

Suurin haaste Teamsin käytössä tällä hetkellä onkin varmasti kouluttajilla. Teamsissa tapahtuu niin paljon hienoja asioita lähes viikoittain, että kouluttajilla on työ pysyä uusien ominaisuuksien perässä. Mutta mikäpä sen mukavampaa kuin aloittaa jokainen työviikko miettien, mitä uutta kivaa tällä viikolla saammekaan käsiimme!