2019-02-19

Älykkään toimiston kuusi rakennuspalikkaa

Nykyaikainen toimisto on paljon enemmän kuin pelkkä fyysinen ympäristö. Älykkäät teknologiset ratkaisut muuttavat tapaa, miten työntekijät tiloissa toimivat – kulloisenkin tarpeensa, fiiliksensä ja työtehtävänsä mukaan.

Petteri Kauria Head of Solution Sales
Digital workplace

Älykäs toimisto – smart office – tarkoittaa entistä turvallisempia, mukavampia ja energiatehokkaampia työympäristöjä. Niissä on muun muassa mobiilityöpisteitä, runsasta luonnonvalaistusta ja nykyaikainen kalustus – ja jopa älykkäitä kahvinkeittimiä.

Toimiva ja viihtyisä ympäristö motivoi henkilöstöä tekemään työnsä paremmin. Työntekijöiden hyvinvointiin onkin alettu panostaa entistä enemmän sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Innovatiiviset ja kommunikoivat tekniset ratkaisut tehostavat työprosesseja ja poistavat ei-strategiset tehtävät listoilta. Näin työntekijät saavat enemmän aikaa keskittyä siihen, mikä on oikeasti tärkeää.

Ratkaisut auttavat koko organisaatiota tekemään parempia päätöksiä työtiloista. Kun älykkäät teknologiat tuottavat ja tallentavat tietoa esimerkiksi tilojen käyttöasteesta, tiedon pohjalta voi tilojen hyödyntämistä entisestään kehittää.

Älykkään toimiston rakentamisessa tärkeitä kysymyksiä ovat: Mitkä tekniikat parhaiten hyödyntävät toimistossa tehtävää työtä? Millainen on työntekijöiden ja teknologian vuorovaikutus? Mitkä ovat teknologisten investointien tuottotavoitteet? Mitä tarkoittaa tehokkaamman, turvallisemman ja miellyttävämmän työympäristön luominen kaikille tilojen käyttäjille?

Mistä älykäs toimisto on tehty?

  1. Tilavarausjärjestelmä
    Kokousohjausjärjestelmä valvoo ja järjestää yhteisten tilojen, kuten neuvotteluhuoneiden, puhelinkoppien ja työtilakuutioiden käyttöä. Online-varaus nopeuttaa sopivien tilojen etsintää ja varausta. Tätä kautta voi tilata samalla myös tarjoilut tai mahdolliset tarvittavat huonekalujärjestelyt, mikäli kiinteistössä on kyseinen palveluntarjoaja olemassa.

  2. Älykkäät neuvotteluhuoneet ja työpöydät 
    Älykäs neuvotteluhuone yhdistää useita älykkäitä ominaisuuksia, joiden avulla työntekijöiden kokousprosessia voidaan tehostaa ja parantaa.

    Älykkäät työpöydät ovat älykkään neuvotteluhuoneen sisaruksia. Niitäkin voi hakea ja varata online-varausalustan kautta. Varausjärjestelmä on välttämätön toimistoille, joissa työntekijöillä ei ole omaa nimettyä työpöytää vaan jaetut mobiilityöpisteet. Älypuhelimeen saatavilla oleva Atea Smart Office App auttaa työntekijöitä löytämään vapaan Smart-työpöydän.

    Mobiilityöpisteiden dataohjattu analytiikka ja sensorit välittävät tietoa toimiston päivittäisestä käyttöasteesta ja liikennevirrasta. Näin tiloista vastaavat henkilöt voivat helpommin tehdä päätöksiä tiloissa tarvittavista muutoksista, supistuksista tai laajennuksista.
  3. Valaistus
    Älykäs valaistus on organisaatioissa usein työympäristön modernisoinnin ensimmäisiä asioita. Se koostuu viidestä keskeisestä ominaisuudesta: LED-valaistus, IoT-anturit ja -ohjaimet, liitettävyys, analytiikka ja älykkyys.

    Hyvin suunniteltu valaistus voi vähentää energiakustannuksia merkittävästi. IoT-anturit havaitsevat liikkeen huoneessa ja sytyttävät valot – ja vastaavasti sammuttavat ne, kun ihmiset ovat poistuneet tilasta. Kirkkauden säätimet puolestaan säätävät valaistuksen automaattisesti tiloissa olevan päivänvalon tasolle.

    Seuraavan sukupolven älykäs valaistus tarkoittaa käyttäjälle entistä enemmän hallintamahdollisuuksia. Valojen kytkentä päälle, sammutus, valaistuksen voimakkuuden ja jopa värien säätäminen onnistuu älypuhelimella.
  4. Reittiopastuspalvelut
    Interaktiiviset kartat ja ohjeet ovat muuttaneet tapaa, jolla älypuhelimen käyttäjä voi toimia vuorovaikutuksessa ympäröivän maailman kanssa. Tämä pätee myös älykkäisiin toimistoihin. Sisätila-wayfinding mahdollistaa työntekijöiden ja vierailijoiden navigoinnin pohjakarttojen perusteella ja älypuhelinten tai infonäyttöjen avulla. Kun vierailijatkin löytävät helposti tiensä haluamaansa kohteeseen, työntekijöiden tarve toimia oppaina vähenee ja he voivat keskittyä varsinaisiin tehtäviinsä.

  5. Vierailijahallinta 
    Vierailijahallintapalvelu antaa ohjeistusta vieraalle jo etukäteen ennen toimistorakennukseen saapumista. Hänelle voidaan jakaa tietoa muun muassa parkkipaikoista, ajoreiteistä ja yhteystiedoista. Vierailijan saavuttua rakennukseen hän voi itse tehdä sisäänkirjautumisen interaktiivisella kioskilla. Samalla siitä lähtee tieto henkilölle, jota vierailija on tullut tapaamaan.
  6. IoT-sensorit
    Useimpien Smart Office -teknologioiden kulmakivi on IoT-sensorien käyttö. Ne ovat ilmaisulaitteita, jotka hyödyntävät esimerkiksi infrapuna-, ultraääni- tai mikroaaltotekniikkaa.

    Sensoreiden avulla saadaan dataa toimistotilojen käytöstä, ja ne kommunikoivat muiden alustojen kanssa. Niillä on yhteys keskitettyyn käyttöpaneeliin, joka kerää, tallentaa ja analysoi saadut tiedot. IoT-sensorit auttavat hallitsemaan toimiston älykkäitä järjestelmiä. Tyypillisimpiä analysoitavia kohteita ovat ilmanlaatu sekä hiilidioksidipitoisuuden, lämpötilan, valon ja melutason mittaaminen. Myös henkilömäärän laskeminen on tärkeää, kun seurataan tilojen käytön kuormitusta.

Smart Office tekee työpäivästäsi älykkäämmän

Työskentelytavat ovat muuttuneet todella paljon viime vuosikymmenten aikana, ja nyt henkilöstölle on työpaikan toimivuudella ja viihtyisyydellä todella tärkeä merkitys. Atea Smart Office tarjoaa niin työntekijöille kuin vierailijoillekin miellyttävän ja älykkään työpäiväkokemuksen.