RE: VS: FW: 5 vinkkiä miten käytät sähköpostia kuin hirviö

2017-04-05

Mikko Laakkonen
Mikko Laakkonen Service Sales Manager

 

Näyttääkö tutulta? Sähköposti on edelleen de facto b2b-viestintäväline. Vaikka markkinoilla puhutaan modernin dynaamisista O365-ryhmistä, Slack-kanavista ja Trello-korteista, voimme välttyä näiltä keskittymällä tehokkaaseen sähköpostiterrorismiin.

 

  1. Älä kerro asiaasi otsikossa
    Viestin tarkoitusta kuvaava otsikko saattaa helpottaa vastaanottajaa viestin priorisoinnissa. Pahimmassa tapauksessa yksinkertainen päätöspyyntö löytyy suoraan otsikosta, mikä mahdollistaa aivan liian nopean asian käsittelyn ja tehokkaan toiminnan. Vaikka näytöillä on nykyään tilaa jo otsikossa kokonaisille lauseille, ei sitä kannata käyttää turhaan jaaritteluun. Parhaiten ärsytät vastaanottajaasi käyttämällä yksi- tai kaksisanaisia abstrakteja otsikoita kuten ”Kysymys” tai ”Mites tämä?”.
  2. Hyödynnä vanhoja viestiketjuja
    Oletko jo saanut viime kesänä sähköpostia tyypiltä, jolle sinulla on asiaa? Voit kätevästi välttyä uuden viestin kirjoittamiselta painamalla ”Reply All”-nappia ja kertomalla uuden asiasi vanhan viestiketjun jatkoksi. Voit samalla kehuskella Lean-metodologiaasi kollegoillesi, sillä minimoit juuri tehokkaasti hukkaa ja vähensit Outlook-boksisi keskustelulankojen määrää.
  3. Jaarittele mahdollisimman paljon
    Hyvässä terroristisähköpostissa käsitellään monta aihetta yhtä aikaa, olethan erittäin Lean. Kannattaa välttää asioiden jäsentelyä ja antaa ajatuksen virrata, pitkät lauseet ovat usein jännittäviä ja tehokkaita mielenkiinnon herättäjiä, jos olet todella ammattimainen email-inhotus osaat käyttää pilkkua tehokkaasti ja yhdistää koko asiasi yhdeksi todella pitkäksi tekstipötköksi, voit jopa vaihtaa aihetta kesken kaiken ja piilottaa mahdollisesti pyytämäsi toimenpiteet tai päätösasiat saman pitkän kappaleen sekaan, kovimmat ammattilaiset käyttävät pistettä vain kerran per viesti riippumatta asioiden määrästä.
  4. Enemmän on enemmän
    Sähköposti mahdollistaa viestin jakamisen todella suurelle vastaanottajajoukolle. Kannattaa lisätä CC-kenttään jokainen, jota asiasi saattaa edes etäisesti kiinnostaa. Tehokas tapa on lisätä vähintään yksi ”FYI”-henkilö jokaisella ”Reply All”-kierroksella. Esimiehesi haluaa myös varmasti tietää, millaisia keskusteluja käyt, joten hänet on hyvä pitää kaikesta tietoisena.
  5. Käytä jännittäviä muotoiluja
    Fonttien ja värien sekoittaminen toimii aina. Haluatko vastata lähettäjän kysymykseen mutta hieman laiskottaa? Kaikki rakastavat sitä, että kerrot vastanneesi kursiivilla johonkin viidentoista viestin takaiseen kysymykseen. Voit piilotella useita vastauksia eri väreillä ja tyyleillä vanhojen viestien sekaan.

Sinähän et kuitenkaan toimi näin vaan se yksi ääliö naapuriosastolta. Sinä osaat hyödyntää aidosti ryhmätyöskentelyä tukevia menetelmiä ja järjestelmiä. Tai jos et vielä ole niistä ihan perillä voisit kuitenkin tulla testaamaan niitä Atean Showroomissa – vaikka porukalla.