Miten tietohallinto voi valmistautua mobiilistrategian laatimiseen? Osa I

2016-02-10

Digitalisaatio vaikuttaa kaikkeen: organisaatioiden asiakaspalvelu sähköistyy ja tekniikka mahdollistaa uusia toimintatapoja. Organisaatiot keskittyvät yhä enemmän omaan ydinosaamiseensa ja siten osaavien kumppaneiden merkitys kasvaa. Olemme kuluttajina tottuneet käyttämään yhä kehittyneempiä laitteita älypuhelimista tabletteihin ja aina vain tyylikkäämmäksi käyviin kannettaviin tietokoneisiin. Ja me haluamme käyttää niitä myös työpaikalla. Tämä kaikki luo paineen toimintatapojen hallitulle muuttamiselle ja siinä kohtaa tarvitaan mobiilistrategiaa.

Monessa organisaatiossa pohditaan juuri nyt näitä asioita. Ongelmaksi muodostuu se, että liiketoimintaihmiset ymmärtävät mobiilistrategialla aivan eri asioita kuin tietohallinnossa työskentelevät, saati tuotteissa kiinni olevat IT-alan toimittajat. Kuinka tietohallinnon edustajat voivat hoitaa oman osuutensa ja siten nostaa arvoansa liiketoiminnan silmissä?

Hyvin usein mobiilikäytön kehityksen lopputuloksena on teknologiakeskusteluita ja -ratkaisuita, joissa on huomioitu tärkeitä tarpeita, mutta kokonaisuuden kannalta tarkastelu on ollut liian suppea. Miksi on näin? Kokeilepa keskustella työpaikallasi mobiilikäytöstä. Voisin lyödä vetoa, että eri ihmiset ymmärtävät tämän termin eri tavalla ja sen vuoksi osapuolet puhuvat sujuvasti toistensa ohi. Osa ajattelee mobiilikäytön olevan älypuhelimien käyttämistä, toiset ottavat kuvaan mukaan tabletit ja kolmas ryhmä ymmärtää, että myös kannettavat ovat osa tätä kokonaisuutta. Tai kokeile keskustella etäkäytöstä. Mikä muuten on etäkäyttöä? Onko etäkäyttöä se, että avataan etäyhteys kotoa firman sisäverkkoon? Onko etäkäyttöä se, että ollaan toimistolla firman langattomassa verkossa kiinni? Näistäkin asioista on paljon mielipiteitä.

Etäkäytön voi määritellä vaikka seuraavasti: aina kun päätelaitteella (tietokone, älypuhelin tai tabletti) käytetään organisaation tietojärjestelmiä muualta kuin sisäverkosta, puhutaan etäkäytöstä. Esimerkiksi kun työntekijä käyttää organisaation tietojärjestelmää kotoa, kyse on etäkäytöstä. Toisaalta, jossain toimipisteessä organisaation sisäverkkoon kytkeytynyt käyttäjä ei ole etäkäyttäjä, vaikka hän käyttäisi järjestelmiä älypuhelimella tai tabletilla.

Miten määritellä mobiilikäyttö? Yksi määritelmä voisi olla, että aina kun päätelaite (tietokone, älypuhelin tai tabletti) on kytketty muuhun verkkoon kuin organisaation langalliseen sisäverkkoon, puhutaan mobiilikäytöstä. Mobiilikäyttö mahdollistaa käyttäjän liikkumisen ja on siis laajempi termi kuin etäkäyttö. Mobiilikäyttöä on esimerkiksi kannettavan tietokoneen käyttö langattoman lähiverkon avulla sekä älypuhelimen käyttö riippumatta siitä, mihin verkkoon älypuhelin on kytkeytynyt.

Nämä määritelmät eivät ole ainoita oikeita. Ydin on siinä, että tietohallinnon olisi syytä käydä keskusteluita organisaatiossa ja määritellä, mitä näillä termeillä tarkoitetaan. Se helpottaa mobiilistrategian laatimista.

Toinen pohdittava asia on käyttäjäskenaarioiden miettiminen. Millaisia käyttäjäryhmiä meillä on ja millaisia tarpeita heillä on? Millaisia laitteita heillä on käytössä? Mikä on se ongelma, jota mobiilikäytöllä ollaan ratkomassa? Millaisia paineita meillä on sähköisten kanavien tarjoamiseen asiakkaille? Millaisia tarpeita kumppaneilla tai toimittajilla on? Mobiili- tai etäkäyttöstrategioiden lopputulemat ja niitä seuraavat projektit eroavat aina hieman toisistaan. Aiemmin mainittuja asioita joudutaan kuitenkin aina miettimään, jos asioita halutaan kehittää liiketoiminnan etu silmällä pitäen. Tässä kirjoituksessa on käsitelty asioita lähinnä tietohallinnon kannalta. Tämän lisäksi on tärkeää ottaa liiketoimintaa edustavat tahot mukaan keskusteluun ja ymmärtää, millaisessa maailmassa he elävät. Se ei ratkea muuten kuin keskustelemalla. Miksi et aloittaisi keskustelua jo tänään?