Miten tietohallinto voi valmistautua mobiilistrategian laatimiseen, osa 3

2016-09-01

Tässä kirjoituksessa käsittelen sitä, miten muut sovellukset kuin toimisto-ohjelmat saadaan mobiili- tai etäkäytön piiriin turvallisesti. Kahdessa edellisessä kirjoituksessa käsittelin asioita, jotka nousevat esiin, kun organisaatioissa lähdetään miettimään mobiilistrategiaa. Käsitellyt asiat ovat luonteeltaan sellaisia, että tietohallinto voi lähteä miettimään niitä itsenäisesti teknologiavalintoina.

 

Mobiilikäytön todelliset hyödyt eivät yleensä tule sähköpostin ja kalenterin käytöstä älypuhelimella vaan kentällä toimivien työntekijöiden työn sujuvoittamisesta, kun esimerkiksi töiden vastaanottaminen ja kuittaaminen tehdä suoraan älypuhelimesta. Rakennusteollisuus hyötyy suuresti siitä, että työmailla tapahtuvat katselmukset ja työvaiheiden dokumentointi hoidetaan älypuhelimella paikan päältä sen sijaan, että kuvia otetaan erillisellä kameralla ja asiat kirjoitetaan myöhemmin toimistolta. On helppo nähdä, että tällaiset muutokset työn kulkuun voivat nostaa tuottavuutta jopa moninkertaiseksi perinteisempiin työtapoihin nähden.

 

Kaikki kehittyneemmät työtavat vaativat erillisiä sovelluksia, jotka taas vaativat kehittämistä.  On otettava huomioon mm. kohdelaitteiden käyttöjärjestelmä ja näytön koon asettamat rajoitteet. Tietohallinto alkaa tässä vaiheessa miettimään sovellusarkkitehtuureita: mennäänkö mobiilisovelluksiin vai yritetäänkö käyttää esim. HTML5-pohjaisia selainsovelluksia. Mobiilisovellus, joka toimii usealla alustalla, vaatii helposti huomattavan määrän kehitys- ja ylläpitotyötä, kun taas HTML5-pohjaiset sovellukset voivat olla hyvinkin kevyitä ylläpidettäviä.

 

Muiden käyttäjäryhmien kuin oman henkilöstön huomioiminen on yhä tärkeämpi kysymys. Kuinka halutut toiminnallisuudet tarjotaan alihankkijalle tai asiakkaalle? Halutaan esimerkiksi jakaa suunnitteludokumentteja osapuolien kesken. Tällöin tiedostojaot ja pilvipalvelut tarjoavat helpon ratkaisun. Jos yrityksellä ei ole tarjota tähän helppoa ratkaisua, työntekijät käyttävät omia, yksityiseen käyttöön tarkoitettuja ratkaisuita kuten Dropboxia. Yksityispuolen palveluiden käyttö on tietoturvamielessä ongelmallista. Palvelu on kyllä periaatteessa turvallisempi kuin sähköpostin käyttö, mutta tiedot siirtyvät organisaation hallinnan ulottumattomiin. Tämän vuoksi ensimmäinen askel yhteistyön tehostamisessa on turvallisen tiedostonjakopalvelun tarjoaminen työntekijöille.

 

Kun puhutaan monimuotoisemmasta palvelusta, huomio kiinnittyy ensin erilaisten intranettien ja työtilojen julkaisemiseen. Esim. O365 tarjoaa tähän loistavat mahdollisuudet yhteiskäytön helppoudella. Kuitenkin monessa yrityksessä on pidemmälle viety dokumentinhallintajärjestelmä, johon haluttaisiin päästää asiakkaita ja usein näiden julkaiseminen laajemmalle käyttäjäryhmälle on monimutkaisempaa. Jos dokumentinhallintajärjestelmä on sisäverkossa, usein helppo ratkaisu tarjota pääsy ulkopuolisille on antaa heille jonkin tason etäkäyttöoikeus omaan ympäristöön. Usein erikoissovellusten web-rajapinnat vaativat rich client -ominaisuuksien ja erilaisten pluginien hyödyntämistä. Voitaisiinko tällöin julkaista sovellus sovellusvirtualisoinnin avulla ja ajaa tarvittavat pluginit palvelinpäässä?

 

Sovellusvirtualisointi on usein tietoturvakriittisen organisaation julkaisumuoto. Näin voidaan rajoittaa tehokkaasti tiedon valumista käyttäjien päätelaitteisiin. Sovellusvirtualisointi hyödyntää tehokkaasti palvelimen resursseja, mutta aina sovellusvirtualisointia ei ole helppo saada toimimaan erikoisen sovelluksen yhteydessä. Tällöin voidaan tarjota pääsy virtualisoituun työpöytään, johon sovelluksen vaatima client on asennettu. Virtualisoidut työpöydät ja niiden vaatimat ratkaisut muodostavat kuitenkin aivan oman problematiikkansa, joka on hyvä tuntea niitä toteutettaessa.

 

Kaiken kaikkiaan nähdään, että mobiilikäyttö ja etäkäyttö muodostavat laajan teknologiakokonaisuuden nykyisessä monimuotoisten päätelaitteiden ja käyttäjäryhmien maailmassa. Lisäksi pitää muistaa käyttäjien jatkuva kouluttaminen ja koko muodostuvan ympäristön ylläpito ja jatkuva kehittäminen. Osaavan kumppanin löytäminen voi helpottaa matkaa huomattavasti. Atea konsultoi asiakkaita mobiili- ja etäkäyttöstrategioihin liittyen, suunnittelee, myy ja toteuttaa ratkaisuita sekä tarjoaa tätä kaikkea palveluna.