Etätyö – teknologia tukee, kulttuuri kampittaa

2016-09-01

Sarita Laras
Sarita Laras Director, HR and Communications

Väitän, ettei yksikään organisaatio saa fiksuimmallakaan teknologialla haluttuja tuloksia aikaiseksi, ellei toimintatavat ja vallitseva yrityskulttuuri ole sen kanssa harmoniassa. Yksinkertaista, eikö? Teoriassa kyllä – käytäntö ei aina mene ihan samaan tahtiin. Käytäntö on sama kuin tapa tehdä asioita ja se on kulttuurin yksinkertaisin määritelmä. ”Miten asioita on tapana tehdä?” vastaa kysymykseen ”Mitä kulttuuri on?”.

Otetaan esimerkki trendikkäästä etätyöstä. Itse käytän termiä rytmityö, koska se kuvaa paremmin työn rytmittämistä kulloisestakin työtehtävästä ja siihen soveltuvasta paikasta riippuen. Meillä fiksut työvälineet ja teknologia mahdollistavat työn rytmityksen. Voin kutsua ihmiset palaveriin omaan henkilökohtaiseen virtuaalineukkariini, osallistua videopalaveriin, työstää dokumenttia yhdessä kollegan kanssa tai varata aikaa keskittymistä vaativaan tehtävään riippumatta siitä, missä olen ja millä välineellä työskentelen. Tarvittava tieto on aina saatavillani turvallisesti laite- ja paikkariippumattomasti. En ole oikeastaan koskaan ”etänä” vaan läsnä samalla tavalla kuin normaalina toimistopäivänäkin olisin.

Ajasta ja paikasta riippumaton työ edellyttää sitä, että organisaatioissa läsnäolon mittaamisesta siirrytään lopputulosten mittaamiseen, mutta se ei yksin riitä vaan tarvitaan myös luottamusta organisaation kaikilla tasoilla puolin ja toisin. Kumpikaan näistä ei kuitenkaan poista tarvetta luoda yhteisiä pelisääntöjä ja toimintamalleja, koska uudenlainen työtapa tuo mukanaan myös uudenlaisia johtamistilanteita, joita esimiehet joutuvat ratkomaan päivittäin.

Yhteiset pelisäännöt on hyvä tehdä yhdessä henkilöstön kanssa ja kirjata pääperiaatteet kaikkien näkyville. Pelisääntöjä kannattaa tarkastella kriittisesti aika ajoin ja tehdä niihin tarkennuksia tai päivityksiä, jos tilanne niin vaatii. Itse käytin viimeisimmän pelisääntöpäivityksemme pohjana henkilöstökyselyä ja koko henkilöstön Yammer-keskustelua. Sen jälkeen puimme asiaa esimiesten kanssa käytännön johtamistilanteiden ja kysymysten kautta. Tämä oli todella hyödyllistä, koska se paljasti, että omissa käytännöissämme oli joissain kohdissa korjaamisen varaa tai jotkut pelisäännöistä vaativat enemmän yhteistä tulkintaa ja ymmärrystä.

Esimerkiksi henkilöstö kaipasi ns. Busy Office -päiviä, jolloin tiedetään, että kaikki pääsääntöisesti ovat konttorilla ja näin saadaan myös yhteiselle kulttuurille tärkeä sosiaalinen elementti eläväksi ja yhteenkuuluvuuden tunne voimistumaan. Päädyimme siihen, että viikko aloitetaan ja päätetään yhdessä eli maanantait ja perjantait ollaan paikalla.

Toinen käytännön esimerkki oli tavoitettavuus. Kaivattiin kurinalaisuutta siihen, että kalenterimerkinnät ovat aina ajan tasalla, jotta tiedämme, milloin työkaveria kannattaa tavoitella ja missä hän kulloinkin on. Ihan yksinkertaisia ja arkisia asioista, mutta niillä on suuri merkitys yhteisen kulttuurin rakentajina.

Olemme määritelleet, että rytmityö tarkoittaa meillä työtä, jota tehdään kulloiseenkin työtehtävään parhaiten soveltuvassa paikassa. Kulloiseenkin työtehtävään - ei siis tiettyyn rooliin, ammattiin tai asemaan. Parhaiten soveltuvasta paikasta – ei siis ”etänä” jostain, vaan asiakkaalla, kumppanilla, kotona, kirjastossa, laiturinnokassa tai vaikkapa kahvilassa asiakastapaamisten välillä.

Kannattaa kuitenkin muistaa, että sellaista pelikirjaa tai säännöstöä ei olekaan, joka vastaisi kaikkiin eteen tuleviin kysymyksiin. Eikä pidäkään. Kulttuuria muokkaa jatkuva vuoropuhelu organisaation kaikilla tasoilla. Pomojen omalla esimerkillä on ihan keskeinen merkitys. Kulttuuri alkaa vesittyä välittömästi, kun ei toimita yhteisten pelisääntöjen mukaan. Jokainen yksittäinen päätös, joka tehdään yhteisiä pelisääntöjä vastaan, vie meitä poispäin halutusta. Jokainen sormien läpi katsominen nakertaa käsitystä yhteisestä. Ei voi ajatella, että ei se kokonaisuudessa nyt ole niin suurta merkitystä, jos minä tässä oikaisen. Mutta on sillä. Voittajajoukkuetta ei rakenneta ilman kurinalaisuutta ja johdonmukaista johtamista.

Eikä pidä lannistua, jos homma ei mene kerralla putkeen. Välillä pitää hakea uutta suuntaa, katsoa toimintatapoja kriittisesti ja puuttua asioihin heti, jos toiminta lähtee väärille urille. Kun kulttuuria muovataan, tarvitaan sitkeyttä, yhteistä tahtoa, jatkuvaa vuoropuhelua ja rohkeutta puuttua asioihin. Lopputulos on kuitenkin ponnistelujen arvoinen - hyvinvoiva työyhteisö, jossa vapaus ja vastuu kulkevat käsi kädessä ja työ on tekijälleen mielekästä ja sitä kautta syntyy tuottavuutta. Sitä me tarvitsemme alasta riippumatta, kun rakennamme digitalisoituvassa maailmassa Suomea ja sen kilpailukykyä tietotekniikalla.