Auditointiin avoimin mielin

2015-12-08

Seppo Jalkanen
Seppo Jalkanen Development Manager

Heräsin aamuneljältä kuin katkaisijasta kääntämällä, edessä olisi jännittävä päivä. Auditointipäivä. Auditointeihin suhtaudutaan yleensä paniikin sekaisella jännityksellä eikä ihme – niistä suoriutuminen ei ole lasten leikkiä ja hoitamatta jääneistä asioista jää kiinni. Työpaikalla kollegatkin olivat yhtä vakavina ja ilmapiiri oli jännittynyt.

Tämänkertainen auditointi kohdistuisi turvallisuustoimintaamme jota auditoitaisiin Katakri II –kriteereitä vasten. Katakri, joka ei liene kovin tuttu turvallisuusalan ulkopuolella, on viranomaisen käyttämä turvallisuuden auditointikriteeristö, jolla mitataan sidosryhmien ja kumppaneiden turvallisuustoimintaa. Auditoinnissa arvioidaan, onko turvallisuustoiminta sillä tasolla, että kumppanin toimintaan voi luottaa ja että he osaavat käsitellä ja säilyttää suojattavaa tietoa kriteeristön vaatimusten mukaisesti ja tiedon omistajan edellyttämällä tavalla.

Päivän aikana ehdittiin käydä läpi monenlaisia Atean toimintaan liittyviä asioita. Onneksi fataaleja löydöksiä ei ollut, mutta kotiläksyjä tuli, kuten auditoinneissa usein tapaa käydä. Arjen kiireessä monet asiat tuppaavat unohtumaan ja käytännöt hapertumaan ja kaikessa kiireessä on myös helppo oikoa ja mennä sieltä missä aita on matalin.

Vaikka auditointi aiheuttaakin ahdistusta ja liikutaan vahvasti epämukavuusalueilla, on se siitä huolimatta loistava silmien avaaja. Auditoinneissa löytyy aina parannusmahdollisuuksia ja ne ovatkin hyvä paikka benchmarkata omia toimintatapoja ja käytäntöjä. Auditoijat näkevät paljon erilaisia organisaatioita, joten he osaavat antaa hyviä kehitys- ja parannusehdotuksia. Itse voi erehtyä tuijottamaan vaatimuksia liian kapeasta näkökulmasta, auditoija osaa antaa perspektiiviä ja parhaimmillaan konkreettisia ehdotuksia siitä, miten asiat voi ratkaista joustavasti ja fiksusti.

Auditointeihin kannattaakin lähteä nöyrällä ja avoimella mielellä, koska oikealla asenteella kanssakäynti pelaa hyvin ja auditointi on loistava koulutustilaisuus, joka kasvattaa itseymmärrystä. Tällaisten päivien jälkeen mietiskelenkin, että kunpa joskus olisi aikaa järjestää säännöllisemmin sisäisiä auditointeja koko henkilöstölle. Sisäinen auditointi auttaisi ihmisiä ymmärtämään, miten oma työ liittyy kokonaisuuteen ja miksi tiettyjen prosessien ja käytäntöjen noudattaminen on tärkeätä.

Jos kiinnostuit Katakrista, kannattaa tutustua viimeisimpään Katakrin versioon, Katakri 2015:een esim. Puolustusministeriön sivuilla. Auditointikriteeristö on kokenut melkoisen uudistuksen.  Lähtökohdaksi on otettu suojattavaan tietoon kohdistuvien riskien ja uhkien arviointi ja turvallisuustoiminnan oikea mitoitus kohdeorganisaation turvallisuuden kehittämisessä ja turvallisuustyössä. Tarkoituksena on saavuttaa oikea turvallisuustoiminnan taso ja suojata tieto sen koko elinkaaren ajalla kustannustehokkaasti ja kohdentaen resurssit oikein. Mielestäni Katakri on hyvä lisä työkalupakkiin yrityksien ja yhteisöjen turvallisuustyössä ja kehittämisessä.