Kaksi päivää intensiivisiä haastatteluja ja raportin verran tiukkaa tietosuoja-analyysiä. Satakuntalainen koulutusyhtiö WinNova halusi turvata opiskelijoiden ja henkilökunnan tiedot ennen kuin EU:n uusi tietosuoja-asetus astuu voimaan toukokuussa.
EU:n uuden tietosuoja-asetuksen siirtymäaika on ohi 25.5.2018. Sen jälkeen kaikkien Euroopan unionin alueella toimivien yritysten on noudatettava tätä GDPR-asetusta (General Data Protection Regulation).
Tietosuoja-asetuksen piiriin lukeutuvia henkilötietoja liikkuu WinNovalla muun muassa palveluihin, asiakkuuksiin ja hallintoon liittyvissä toiminnoissa. Koulutusyhtiön tietohallintopäällikkö Markku Rantala kertoo, että Atean konsultoinnin avulla henkilötietojen kulku saatiin selvitettyä vaivattomasti.
”Tiesimme, että Atea on tehnyt tätä konsultointia ennenkin. Yhteisen GDPR-työpajan avulla saimme muutosprojektin nopeasti liikkeelle. Tietosuoja-asetus on meille loistava mahdollisuus, koska se saa koko organisaation puhaltamaan yhteen hiileen.”
”Konsultointi auttoi muutoksen viemisessä käytännön tasolle.”
Rantalan mukaan konsultointi auttoi myös muutoksen viemisessä käytännön tasolle.
”Rutiinien muuttaminen voi olla joskus vaikeaa. Atea on kansainvälinen konserni, jonka sanoilla on suuri painoarvo. Sen tuki on auttanut meitä WinNovassa tekemään GDPR:n mukaisesta tietojenkäsittelystä arkea koko organisaation tasolla.”
Konsultti auttaa hahmottamaan kokonaisuuden
Tukenaan WinNovalla oli Atean Cyber Security Consultant Heidi Helwe. Hän on vuoden aikana auttanut useita suomalaisia yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa.
Helwe haastatteli kaikki WinNovan henkilötietojen käsittelystä vastaavat päälliköt ja selvitti, missä kaikkialla henkilötietoja liikkuu. Lopuksi hän laati raportin WinNovan toiminnan kehittämiseksi.
”Nykyään henkilötietoja kertyy huomaamattomastikin todella moneen paikkaan. Siksi on tärkeää, että rekisterejä pitävät organisaatiot ja rekistereissä olevat ihmiset voivat olla paremmin kartalla kerätyistä tiedoista”, Helwe sanoo.
Organisaatio tehokkaammaksi ilman paperia
WinNovan Rantala pitää uutta EU-asetusta tilaisuutena vauhdittaa myös digitalisoitumista. Oppilaitoksen 6000 opiskelijan tietoja on käsitelty yhä usein paperisessa muodossa.
”Papereiden pyörittäminen on hidasta ja työlästä. Siksi pyrimme kokonaan sähköiseen tietojenkäsittelyyn mahdollisimman pian.”
Tällä hetkellä koulutuksen digitalisaatiota edistetään myös Opetushallituksen Koski-hankkeessa. Tavoitteena on rakentaa valtakunnallinen rekisteri, johon kerätään suomalaisten koulutustietoja yksittäisistä opintosuorituksista kokonaisiin tutkintoihin.
”Myös Koski-rekisterin käyttöönotto edellyttää, että oppilaiden tiedot on kirjattava sähköisesti. Siksi tietosuojan kehittäminen ja paperisesta henkilötietojen käsittelystä luopuminen ovat keskeisiä teemoja juuri nyt”, Rantala korostaa.
WinNova
Länsirannikon Koulutus Oy WinNova on ammatillinen oppilaitos, joka järjestää perus-, lisä- ja täydennyskoulutusta, oppisopimuskoulutusta sekä muuta ammatillista koulutusta. Koulutuksen ohella yhtiön keskeinen tehtävä on työelämän kehittäminen. Koulutusvalikoimassa on 30 perustutkintoa ja yli 90 erikoisammattitutkintoa.
Länsirannikon Koulutus Oy WinNovan omistavat Porin, Rauman ja Laitilan kaupungit sekä Porin Aikuiskoulutussäätiö. Yhtiö kuuluu Porin kaupunkikonserniin.
Kotipaikka: Rauma
Päätoimipaikat: Pori, Rauma, Laitila, Ulvila
Opiskelijat: 6000
Henkilöstön määrä: 540 (2017)
