Takaisin Asiakasreferenssit

Digistrategia vauhdittaa Vaasan kehitystä ja hyvinvointia

Vaasassa tiedetään, että toimivat palvelut ovat hyvän arjen ja vetovoimaisen kaupungin edellytys. Siksi kaupungissa luotiin kunnianhimoinen digitalisaatiostrategia. Atea auttoi kaupungin johtoa pohtimaan, miten IT kannattaa järjestää tulevaisuudessa, jotta Vaasa myös pääsee tavoitteisiinsa.
Vaasan kaupunki
Vaasan kaupungin ICT-johtaja Teemu Lehtonen

Miten kaupunki saa digitalisaatiosta kaiken ilon irti? Tekemällä kunnon strategian, jonka avulla varmistetaan, että järjestelmät toimivat, kaupunkilaisia palvellaan ja rahaa säästyy. Vuonna 2018 Vaasa teki kertarysäyksellä monta suurta uudistusta: kaupunki järjesti IT-toimintojaan uusiksi ja teki ensimmäistä kertaa digitalisaatiostrategian.

”Sen neljä painopistettä ovat palveluiden laatu, asukkaiden digiosaaminen, kuntamme vetovoimaisuus ja prosessien tehokkuus”, Vaasan ICT-johtaja Teemu Lehtonen kertoo.

Vaasassa asuu 68 000 ihmistä ja kaupungilla on noin 5 000 työntekijää. Uudistusten taustalla on kaupungin ja kaupunkilaisten elämän kehittäminen ja kustannusten pitäminen kurissa. Digistrategia onkin sidottu kaupungin strategiaan.

”Tällä hetkellä Vaasan tavoitteita ovat muun muassa väestönkasvu ja talouden tasapaino. Uskomme, että toimivien sähköistenpalveluiden avulla voimme olla yhä vetovoimaisempi kaupunki”, Lehtonen sanoo.

Sähköisiä palveluita kehittämällä voidaan vähentää manuaalisia työtehtäviä, mikä vapauttaa aikaa muille töille – ja helpottaa kaupunkilaisten asiointia. 

”Kun kuntalaiset pystyvät hoitamaan asiansa sähköisesti ja keskitetyn palvelun kautta, saadaan suurin osa yhteydenotoista hoidettua automaattisesti ajasta ja paikasta riippumatta”, Lehtonen muistuttaa strategian merkityksestä käytännön elämässä.

Uusi työryhmä huolehtii digihankkeista

Vaasan kehitysloikkaan kuuluu myös uusi digitalisaatiotyöryhmä. Sen tehtävänä on laatia digivisio ja -toimintasuunnitelma sekä standardoida aiheeseen liittyvää ohjeistusta.

Ryhmä luotiin tyhjästä, koska sopivaa toimielintä ei aiemmin ollut. Nyt ryhmään kuuluu kaupunginjohdon, toimialojen ja IT-palveluiden tuottajien edustajia sekä vaikuttajia eri puolilta Vaasan organisaatiota. Projektista riippuen mukaan kutsutaan myös muita.

”Digiryhmä on ollut erityisen hyödyllinen. Ryhmän avulla olemme saaneet kaupungille digitalisaation vision sekä toimintasuunnitelman. Ryhmän rooli on erityisen tärkeä juuri nyt, kun väheneviä resursseja pitää kohdistaa entistä tarkemmin oikeisiin kohteisiin.”

Digitalisaatiostrategia toimi pohjana konsultointiprojektille

Jotta Vaasan digistrategia varmasti toteuttaisi tavoitteita, Vaasa päätti syksyllä 2019 pyytää ulkopuolisen näkemyksen kaupungin IT:n järjestäytymisestä ja strategian tavoitteiden toteutumisesta. Avuksi kutsuttiin Atean seniorikonsultit Markus Heinonen ja Jari Maijala, joilla on vankka kokemus strategia- ja arkkitehtuurikonsultoinnista.

“Keskityimme konsultoinnissa erityisesti kokonaisarkkitehtuurin hallintaan ja sen kehitykseen tulevaisuudessa. Pohdimme, miten IT saadaan toimimaan kokonaisuutena kustannustehokkaasti, ja mitkä palvelutuottajien roolit voisivat olla”, Maijala kertoo.

“Vaasan digitalisaatiostrategia toimi loistavasti pohjana projektille. Se on erittäin realistinen ja käytännönläheinen. Kehitysaskeleiden tuottamaa hyötyä on arvioitu vaasalaisten ja kunnan työntekijöiden näkökulmasta. Lisäksi hyödyn mittaamiseen on mietitty arvot, joiden avulla voidaan valvoa, että tavoitteet oikeasti saavutetaan”, Heinonen sanoo.

Atean konsulttien tietotaito ja kokemus tekivät vaikutuksen

Lopulta Atea laati Vaasalle raportin, joka sisälsi kehityssuunnitelman ja toimenpide-ehdotuksia.

“Yhteistyö Atean kanssa toimi hienosti. Konsulttien tietotaito ja kokemus tekivät vaikutuksen. Saimme heidän avullaan kartoitettua IT:mme nykytilan kattavasti ja kävimme läpi myös monia erilaisia kehityspolkuja. Tästä on helppo jatkaa eteenpäin. Lopputulos vastasi täydellisesti sitä, mitä tilasimmekin”, Teemu Lehtonen sanoo.

”Konsultoinnin loppuraportti sisälsi useita ehdotuksia ja havaintoja. Raportti kiteytti vaihtoehtomme hyvin selkeästi, joten valintojen tekemiselle on nyt olemassa hyvät lähtökohdat.”

Lehtonen uskoo, että dataa hyödyntämällä kaupungin palveluiden tuotantoa voidaan parantaa tulevaisuudessa merkittävästi. Kunnilla ja valtiolla on jo nyt paljon tietoa suomalaisista.

”Mikäli tämä tieto yhdistettäisiin, voitaisiin kuntalaisista ja heidän tarpeistaan luoda hyviä ennakoivia malleja, joiden avulla heille voisi tarjota tarvittavia palveluja jo ennen mahdollisten ongelmien kärjistymistä.”

Näin konsultointi eteni

Atean ja Vaasan kaupungin yhteinen hanke aloitettiin työpajatyöskentelyllä, johon osallistui Vaasan digiryhmä, tärkeimpien kumppanien edustajia sekä vaikuttajia kaupungin organisaatiosta.

Työpajojen jälkeen keskusteluja jatkettiin pienemmissä ryhmissä ja yksilöhaastatteluina. Atean konsultit Markus Heinonen ja Jari Maijala keskustelivat erikseen kaupunginjohdon, toimialojen tärkeimpien työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa.

Kaupungille laadittiin työn perusteella useita ehdotuksia ja havaintoja sisältävä raportti.

Takaisin Asiakasreferenssit
Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer