Otaniemessä hallinnoidaan Espoon kaupungin asioita ja opiskellaan kaupungin suurimmassa lukiossa saman katon alla. Monimuotoisten tarpeiden vuoksi Tietokylän AV-ratkaisujen toteuttaminen ei ollut läpihuutojuttu. Nyt teknologia auttaa erilaisia käyttäjiään ja uudistaa sekä työnteon että oppimisen tapoja.
Espoon kaupunki
Tyhjentynyt toimistokolossi sai uuden monikäyttöisen elämän
Keskellä vauhdilla kehittyvää Espoon Otaniemeä, aivan Aalto-yliopiston, lukuisten tutkimuslaitosten, yrityskiihdyttämöjen ja startupien naapurissa sijaitsee poikkeuksellinen rakennus. Espoon Tietokylässä nimittäin sekä hoidetaan Espoon kaupungin hallintoa että käydään uutta Otaniemen lukiota. Arkipäivinä osoitteessa Tietotie 6 ahertaa yhteensä yli 1 600 kaupungin työntekijää ja lukiolaista.
Vuonna 2019 valmistuneessa Tietokylässä AV-teknologia mullistaa sekä työnteon tapoja että opiskelua. Kaupungin toimitiloissa korostuvat monitilamalli ja digitaalisuus: henkilökohtaisia työpisteitä ei ole, ja älykkäillä sähköisillä varausjärjestelmillä varmistetaan tilojen mahdollisimman tehokas käyttö.
Tietokylä syntyi, kun Espoon sivistystoimi kamppaili sopivien väistötilojen löytämisen kanssa ja kaupunki päätti hyödyntää tyhjäksi jäänyttä toimistokiinteistöä Otaniemessä. Peruskorjauksessa 26 000 neliömetrin laajuinen rakennus uudistui huippumoderniksi ja muunneltavaksi oppimisen ja toimistotyön keskukseksi.
Lukion puolella taas perinteisten liitutaulujen tilalla on kosketukseen reagoivia älytauluja, joita voi käyttää niin tussitauluna kuin valkokankaana esityksille. Opetusmateriaalin voi puolestaan jakaa suoraan oppilaiden laitteille. Tärkeintä on AV-järjestelmien helppokäyttöisyys, sillä oppitunteja ei voi käyttää laitteiden säätämiseen.
”AV-ympäristöä suunniteltaessa on olennaista tasapainotella eri näkökulmien välillä. Kustannusten ja käyttäjien toiveiden lisäksi on erotettava toisistaan käytännön tarpeet ja nice-to-have -hifistely”, Espoon kaupungin tietohallintopäällikkö Pauli Sinivuori sanoo.
”Ennen kouluille rakennettiin aina omat tilat, mutta nykyään kaupungit kartoittavat aktiivisesti yrityksiltä tyhjiksi jääneitä kiinteistöjä ja jopa liiketiloja omiin tarpeisiinsa. Samaan aikaan kouluissakin siirrytään monikäyttötiloihin aivan kuten työpaikoilla. Tietokylä on hieno esimerkki siitä, kuinka jo olemassa olevia tiloja voi käyttää joustavasti hyödyksi: Pohjois-Tapiolan ja Olarin lukiot yhdistyivät Otaniemen lukioksi ja saivat modernit tilat, eikä rakennus ole kaupungin työntekijöiden ansiosta tyhjillään edes kesäaikaan”, Atean Head of Sales Jussi Koskenranta kertoo.
Espoo teki Suomen mittakaavassa harvinaisen ison ja kokonaisvaltaisen av-hankinnan asiantuntijapalveluineen Tiera-verkkokauppasopimuksensa kautta.
”Kesäkuussa 2020 saadun päätöksen perusteella Atea toimii Tiera Verkkokaupan toimittajana myös jatkossa, ainakin seuraavat neljä vuotta. Tämä antaa Tieran omistajille, kuten Espoon kaupungille, erittäin helpon ja kustannustehokkaan hankintakanavan it-hankintoihin ja niihin liittyviin palveluihin”, Koskenranta kertoo.
Harkittu teknologiaympäristö tukee työtä ja opiskelua
Kuten koko hankkeessa, myös tietotekniikkaratkaisuissa piti huomioida rakennuksen kahden käyttäjäryhmän erilaiset tarpeet ja vaatimukset.
”Ohjenuoranamme olivat monikäyttöisyys ja teknologian avulla luotu toimiva työskentely-ympäristö. Aluksi meidän piti ymmärtää Tietokylän kokonaisuus: mitä tiloissa tehdään, millaisia laitteita toiminnot edellyttävät sekä kuinka teknologia voi aidosti tukea käyttäjien arkea. Esimerkiksi videopalaveriin liittymisen, videokuvan välittämisen tai tilanvarausten tekemisen pitää olla mahdollisimman sujuvaa. Otaniemen lukion laitteiden oli puolestaan sovelluttava saumattomasti opetustyöhön”, Jussi Koskenranta kertoo.
Kunnianhimoisesti vuoden sisään aikataulutettu projekti työllisti asiantuntijoita palvelumuotoilijoista av-suunnittelijoihin, rakennuttajiin, laitetoimittajiin, asentajiin ja it-tukihenkilöihin. Mahdolliset laitevalintojen ja asennuksen haasteet pyrittiin tunnistamaan ja välttämään jo etukäteen avoimen keskustelun ja yhteistyön avulla.
”Atean näkemys eri laitevaihtoehtojen elinkaaresta, kustannustehokkuudesta sekä laitteiden sopivuudesta juuri meidän tarpeisiimme, tiloihimme ja olemassa olevaan teknologiaan auttoi luomaan synergiaa läpi koko Tietokylän valtavan kokonaisuuden”, Espoon Pauli Sinivuori summaa.
AV-ratkaisujen langattomuus luo valinnanvaraa
Nyt Tietokylässä on tehty töitä ja opiskeltu vuoden verran. Kaikki talon käyttäjät hyötyvät esimerkiksi AV-ratkaisujen langattomuudesta.
”Näyttöjen valinnassa mietimme eri tapoja jakaa kuvanlähdettä kaikenlaisissa arjen tilanteissa. Jos esimerkiksi läppäri ei ole mukana, esityksen voi jakaa näytölle kännykällään. Kuvan saa yhtä lailla liikuteltaville näytöille kuin auditorion valtaville valkokankaillekin. Interaktiivisilla kääntyvillä flip-näytöillä taas korvataan perinteisiä fläppitauluja kuivine tusseineen”, Pauli Sinivuori kertoo.
”Opetustiloissa ongelma on usein näkyvyys: opettajan on vaikea kirjoittaa liian suurelle pinta-alalle ja hän seisoo helposti itse tekstin tiellä. Kun kuvaa voi jakaa ja peilata eri tavoin pienemmältä henkilökohtaiselta näytöltä, koko luokka näkee tekstin esteettä.”
Teknologia auttaa uudistamaan työnteon tapoja
AV-ratkaisuilla haluttiin myös uudistaa perinteisiä työskentelytapoja, ja kaupungin työntekijät ovatkin saaneet uusissa tiloissa lisää valinnanvaraa ja joustavuutta arkeensa.
”Jokainen voi valita sen hetkiselle työlleen sopivimman työpisteen ja vain iskeä läppärinsä telakkaan. Vapaita tiloja ei enää tarvitse etsiä ympäri rakennusta, vaan lähin löytyy digitaalisesta tilanvarausjärjestelmästä. Neukkarin voi varata helposti myös lennosta: ovilla on näyttöruudut, joista huoneen saa itselleen muutamalla ruudun napautuksella”, Pauli Sinivuori kuvailee Tietokylän uudenlaista arkea.
Aulan koontinäytöiltä näkyy kaikkien neuvotteluhuoneiden reaaliaikainen varaustilanne. Varaukset tehdään Outlookin kautta vaikkapa puhelimella. Ja jotta tilat ovat optimaalisessa käytössä, varausjärjestelmä vapauttaa automaattisesti neuvotteluhuoneet, joissa ei ole ollut käyttäjiä tietyn ajanjakson aikana.
”Toimistojen monitila-ajattelun yleistyessä myös neuvotteluhuoneiden varustelun kriittisyys kasvaa. Näyttöjen on oltava riittävän suuria ja tarkkoja esitysten näyttämiseen, kameroiden katettava koko huone ja kohdennuttava kulloiseenkin puhujaan. Tietokylässä on myös toimialakohtaisia erikoisratkaisuja, kuten 3D-tila suunnittelua ja mallinnusta varten”, Sinivuori kertoo.
”Projektin alkaessa tavoitteemme oli, että laitehankinnat tehdään pelkän it-näkökulman sijaan ymmärtäen tiloja, niiden käyttäjiä sekä yhteiskäyttöisyyden tarjoamia lukuisia mahdollisuuksia. Ilman tiivistä ja asiantuntevaa yhteistyötä sekä tasapainon löytämistä tarpeiden, kustannusten ja toteutuksen välillä emme olisi onnistuneet näin hyvin!”
Käytön opastus kuuluu kokonaisuuden hallintaan
Käytön opastaminen ja tekninen tuki ovat tärkeä osa onnistunutta AV-projektia.
”Luovutamme kohteen asennusten jälkeen ensin itsellemme ja testaamme laitteiden ominaisuudet. Näkyykö näytön kuva automaattisesti, kun johdon laittaa tietokoneeseen? Pystyykö Teams-kokoukseen liittymään automaattisesti nappia painamalla? Näin varmistamme, että käyttäjä voi keskittyä laitteen sijaan olennaiseen, eli työntekoon”, Atean Head of Sales Jussi Koskenranta kertoo.
”Meillä on ohjevideoita ja opastustilaisuuksia laitteiden käytöstä. Lisäksi pöydiltä löytyvät sekä käyttöohjeet että puhelinnumerot vikatilanteiden varalta. Olennaista on, että hienot uudet ominaisuudet eivät jää käyttämättä siksi, että niitä ei osata käyttää”, Espoon kaupungin tietohallintopäällikkö Pauli Sinivuori sanoo.
Tiera Verkkokauppa
Espoon kaupunki on Kuntien Tiera Oy:n osakas. Kuntien Tiera Oy on yli 390 kuntatoimijan omistama osakeyhtiö ja yhteiskunnallinen yritys, joka kehittää kuntien, kaupunkien ja hyvinvointialueiden ICT-palveluja verkostomaisesti yhteistyössä omistaja-asiakkaiden sekä muiden julkisten- ja kaupallisten toimijoiden kanssa.
Atean ylläpitämä Tiera Verkkokauppa on Suomen kattavin, kuntakentän käyttöön suunniteltu dynaaminen hankintajärjestelmä. Se helpottaa ja tehostaa kuntatoimijoiden ICT-laitteiden, -ohjelmistojen ja -palveluiden hankintoja.
