2021-11-18

Västerbotten säästää 100 000 työtuntia ohjelmistorobotiikalla

Västerbottenin alueen käynnistämään Intelligent Automation -projektiin kuuluu sekä ohjelmistorobotiikkaa että chatbotteja. Projekti toimii liiketoimintalähtöisesti ja sillä tavoiteltu 100 000 työtunnin vuotuinen säästö ollaan jo ylittämässä.

Aamunkoitto lumisessa Uumajan kaupungissa.

”Automaatiot työskentelevät nopeasti ja kellon ympäri. Lisäksi syntyy välillisiä etuja, kun työntekijöidemme ei tarvitse suorittaa toistuvia tehtäviä ja tehtävät suoritetaan aiempaa nopeammin. Myös tiedon laatu paranee, kun virheitä ei tapahdu”, sanoo Erik Vallgren, Västerbottenin alueen pääarkkitehti ja Intelligent Automation -projektin omistaja.

Intelligent Automation -projektissa Västerbottenin alue on rakentanut joukon ohjelmistorobotteja, joita kutsutaan myös digitaalisiksi avustajiksi. Suhteellisen uusi digitaalinen avustaja kirjaa kaikki covid-19-rokotukset alueen potilastietoihin. Robotti ei kirjaudu sisään omalla varmennekortilla vaan hoitohenkilöstö käynnistää robotin ja työ tapahtuu henkilökunnan sisäänkirjautumisen kautta.

Tekniikkaa kutsutaan joskus RDA:ksi (robotic desktop automation) tai osallistuvaksi RPA-robotiksi. RDA eroaa tavallisesta RPA:asta kahdella tavalla: RDA:n käynnistää käyttäjä ja se toimii pääasiassa tietokoneella, kun taas RPA voi toimia jossain muualla sijaitsevassa palvelimessa.

”Potilastietojärjestelmissä toimivia robotteja koskee oma säännöstönsä eivätkä ne saa kirjautua sisään itse. Siksi terveydenhuollon ammattilaiset seuraavat niiden toimintaa ja tekevät muuta työtä samalla kun RDA rekisteröi jopa 2 000 rokotettua henkilöä päivässä. Tuon määrän saavuttaaksemme tarvitsisimme 10-15 henkilöä.

Kun ihminen syöttää manuaalisesti tietoja, kuten henkilötunnuksen, rokotteen eränumeron ja niin edelleen, voi tulla myös paljon virheitä, mutta nyt saamme kaikki oikein koko ajan.”

Säästöä 7 000 tunnista 100 000 tuntiin

”Projektin liiketoimintalähtöisessä seurannassa raportoidaan säästettyjen tuntien määrää päivässä, kuukaudessa ja vuodessa. Viime vuonna robotit suorittivat noin 7 000 tuntia aiemmin ihmisen tekemää työtä, kun taas tänä vuonna tavoitetta on voitu nostaa 40 000 tunnista 100 000 tuntiin, ja olemme jo nyt saavuttamassa tämän tavoitteen.

Meillä on tällä hetkellä toiminnassa noin 30 automaatiota. Mutta tänä vuonna covid-19-rokotusten rekisteröinti muodostaa suuren osan tunneista, joten 100 000 tuntiin päästään varmasti. Ensi vuodesta ei vielä ole varmuutta, mutta uskon, että voimme silloinkin päätyä noin 100 000 tuntiin. Toimialat voivat yhtäkkiä saada jonkin loistavan idean, jossa RPA:sta tai muista teknologioistamme voi olla suurta hyötyä.”

Onko RPA:sta teille muita etuja?

”Välillinen hyöty, jota emme tulleet ajatelleeksi on, että robotit ovat aina töissä. Esimerkiksi jos vastapalkattu lääkäri tai sairaanhoitaja aloittaa työnsä lauantaina tai sunnuntaina, robotti on jo hoitanut hänelle pääsyn eri järjestelmiin. Käyttöoikeuksien tilaaminen voi joskus tulla esimiehiltä myöhään, ja kun aiemmin niistä huolehtivat henkilöt, jotka olivat töissä vain arkisin, oikeudet tulivat toisinaan kuntoon vasta maanantai-iltapäivällä.”

RPA:han on liitetty myös alueen työntekijöitä varten chatbot, joka nimi on Västerboten. Sen kautta työntekijät voivat muun muassa saada vastauksia kysymyksiinsä, tilata palvelutodistuksia tai hakea lomarahan vaihtoa vapaapäiviin.

”Palvelu perustuu Microsoft QnA Makeriin ja Teamsiin ja se on yhdistetty RPA:han. Kun olet täyttänyt lomakkeen, jossa olet esimerkiksi hakenut lomarahan vaihtoa vapaapäiviin, se lähetetään RPA:lle, joka voi viedä asian päätökseen.”

Tallennus tietoaltaaseen

RPA:n riskinä on usein se, että se voi jäykistää prosesseja, jolloin liiketoiminta ei kehity. Tämän estämiseksi Västerbottenin alue on rakentanut toiminnon, joka kirjaa eri työprosessien tärkeitä tapahtumia. Kun jokin työprosessin osa menee erityisen huonosti tai hyvin, tiedot siitä tallennetaan.

”Ihmiset jaksavat harvoin kirjata prosesseissa tapahtuvia pikkuvirheitä, mutta robotti voi tuottaa vaikka kuinka paljon metadataa. Tallennamme datan niin kutsuttuun tietoaltaaseen ja yritämme käyttää sitä tulevissa tekoälyhankkeissa. Jos opimme, miten prosessimme toimivat ja meillä on paljon dataa, voimme lyhentää korkean ROI:n saamiseen kuluvaa aikaa tulevissa tekoälyinvestoinneissa. Ja voimme myös tarjota asiakkaillemme datalähtöisemmän tavan kehittää liiketoimintaansa.

Liiketoimintalähtöinen työskentely kulkee käsi kädessä koko Intelligent Automation -projektin kanssa. Joskus digitalisointiprojekteissa liiketoimintamalli voi olla epäselvä, mutta työskentely on paljon helpompaa, jos meillä on liiketoimi, johon nojata ja josta voimme aina nähdä, teemmekö asiat oikein vai väärin.”

Artikkeli on julkaistu alun perin ruotsiksi verkkolehti Voisterissa 27.9.2021.