Etäketti on avain sujuvaan etätyöhön
Tuntuuko etätyö oudolta tai haastavalta? Ei sen tarvitse. Etätyöhön erikoistunut Solution and Service Support-tiimimme jakaa käytännön vinkit, joilla työ sujuu sijainnista huolimatta kuten ennenkin.
Etätyötä ei tarvitse jännittää, jos pitää huolen muutamasta perusasiasta. Manager Tiina Mattilan kahdeksantoista hengen Solution and Service Support -tiimi työskentelee täysin etäyhteyden varassa, joten etätyö tulee heillä selkärangasta. Tiimiläiset liittyvät linjoille ympäri Suomen ja hiukan kauempaakin: edustettuna ovat muun muassa Tampere, Vantaa, Joensuu, Oulu ja Puola.
”Jotta useamman hengen tiimityön saa sujumaan saumattomasti pelkkien etäyhteyksien varassa, tarvitaan yhteinen etätyön etiketti. Siihen kuuluu aktiivisen kuuntelun, läsnäolon ja yhteisten tallennusalustojen lisäksi kamerapakko”, Mattila kertoo.
Tiina Mattilan etätyön etiketillä saat työstä kaiken irti – työpisteen sijainnista riippumatta.
Kuuntele ymmärtääksesi
“Vaikka olisit kuinka innostunut, anna tilaa työkaverin mielipiteelle. Malta mielesi, jotta et puhu toisten päälle. Kuuntele ymmärtääksesi, äläkä vain odota taukoa, jolloin voit sanoa oman asiasi.”
Pidä kamera päällä tapaamisissa
”Vaadin ehdottomasti, että kamera on aina päällä tapaamisissamme. Silloin kaikki keskittyvät paremmin tilanteeseen ja tiimiläiset näkevät toistensa kasvot ja olemuksen. Samalla näkee, kenen kanssa tekee töitä ja saa nimille kasvot. Läsnäolo on kuvan välittyessä aidompaa.”
Älä multitaskaa palaverin aikana
”Jos sinulla on pakottava tarve hoitaa jotain toista asiaa palaverin aikana, jää mieluummin pois palaverista.”
Muista tietoturva myös kotona
”Atealla meitä sitoo yrityksen code of conduct liittyen tietoturva-asioihin: työasioita ei kailoteta julkisissa liikennevälineissä eikä salassa pidettäviä asioita puhuta edes perheen kesken kotona. Epäilyttäviä linkkejä ei avata ja niistä ilmoitetaan, eikä henkilötietoja sisältäviä raportteja lähetetä sähköpostilla.”
Pidä yhteiset ohjeet ja tiedostot kaikkien saatavilla
”Yhteisten ohjeiden ja tiedostojen täytyy olla kaikkien löydettävissä ja saatavilla. Älä siis tallenna tiedostoja omalle henkilökohtaiselle kovalevyllesi. Esimerkiksi Teamsin kaltaisia yhteisiä tallennusalustoja käyttäessä tieto löytyy samasta paikasta ja on aina ajantasaista. Jos kuka tahansa tiimistä joutuu yhtäkkiä tuuraajaksi, heillä on näin saatavillaan kaikki ohjeet ja ajantasaiset tiedot siitä, missä mennään.”
Osallistu, niin saat itsekin enemmän
“On kaikkien vastuulla tuottaa sisältöä palavereihin. Sinne ei vain mennä kuuntelemaan, mitä sinä päivänä luennoidaan, vaan meillä jokainen tuo sisältöä, uuden oppimista, omia kokemuksiaan tai oppeja muille jaettavaksi.”
Tekniset ongelmat ratkeavat kysymällä
“Jos teknologia tuntuu tökkivän, kysy sellaiselta, jolla on kokemusta etätyöstä. Muista, ettei tyhmiä kysymyksiä olekaan. Ota apua vastaan, ja jaa tarvittaessa näyttösi toisen kanssa. Avunanto on myös hetki, jolloin voi olla kontaktissa muiden kanssa ja jutustellakin hiukan. Siitä tulee hyvä mieli myös auttajalle. Yksi yleisimmistä ongelmista on, ettei ihminen hahmota kuuluvatko äänet tietokoneesta, kuulokkeista vai ollenkaan.”
