2020-06-02

Kuinka tavata työkavereita turvallisesti? Atea loi oman sovelluksen uuden ajan toimistokohtaamisiin

Miten palata työpaikoille turvallisesti ja hallitusti, kun koronarajoituksia höllennetään? It-talo Ateassa ratkaisu löytyi ihan nenän edestä: osaavista työkavereista sekä normaalistikin käytössä olevista työkaluista Power Appsista ja Power BI:stä. Kun idea oli selvillä, Toimistolla-sovellus syntyi nopeasti.

Tyhjä avokonttori

Kun koronapandemia maaliskuun puolessa välissä seisautti Suomen, atealaiset siirtyivät sujuvasti etätöihin yhden päivän varoitusajalla. Hyvät teknologiset valmiudet sekä talossa pitkään noudatettu etätyökäytäntö eli rytmityö varmistivat, että asiakastyön laatu ei päässyt notkahtamaan muutostilanteessa. Vaikka poikkeustilanteen aiheuttamaa epävarmuutta lievennettiin aktiivisella sisäisellä viestinnällä, pitkän koronakevään aikana on huomattu, että kasvokkaisille kohtaamisille on toisinaan tarvetta ja osa työtehtävistä edellyttää fyysistä läsnäoloa.

Sarita Laras

”Mikä tehokkuudessa voitetaan, se inhimillisissä kohtaamisissa menetetään. Ihmiset kaipaavat jo toistensa näkemistä, ja omassakin työssäni monet pienet mutta suuret keskustelut käydään kahvipannulla tai käytävällä”, Atean henkilöstöjohtaja Sarita Laras kertoo.

Asiaa mietittiin Atean johtoryhmässä: miten tehdä atealaisille mahdolliseksi toimistolla työskentely, mutta turvallisesti ja tarkkaan koordinoiden? Todettiin, että turvallinen paluu toimistoille edellytti jonkinlaisen järjestelmän luomista. Ratkaisu löytyi – kuinka ollakaan – omasta talosta. Laraksen johdolla perustettiin pieni ”iskuryhmä” kehittämään talolle sovellus, jonka avulla toimistolle paluu sujuisi hallitusti.

Hyvin suunniteltu on sukkelasti tehty

Aluksi tiimi määritteli Teams-palavereissa, mitä sovelluksesta pitää vähintään selvitä. Vastaus oli yksinkertainen: kuka aikoo olla milläkin toimistolla minäkin päivänä.

Työn pohjaksi laskettiin, kuinka monta ihmistä toimitiloissa voi kerrallaan olla niin, että kahden metrin turvaväli voidaan varmasti pitää ja esimerkiksi saniteettitiloissa ei tule ruuhkaa.

Toimistolla-sovellus älypuhelimen näytöllä

Atealla on noin 500 työntekijää 12 toimistolla ympäri Suomen. Toimistot ovat kooltaan ja tilaratkaisuiltaan erilaisia, joten toimiston normaalia työntekijämäärää ei voinut vain puolittaa. Suurin toimipiste on pääkonttori Vantaalla.

”Se on normaalisti noin kahdensadan atealaisen päätyöpiste. Tässä tilanteessa sata ihmistä toimistolla olisi ihan liikaa, joten päädyimme Vantaan osalta viiteenkymmeneen – niin kaikille riittää varmasti tilaa. Samalla tavalla mietimme myös muiden toimistojemme käyttäjämäärät ja tilaratkaisut”, Sarita Laras kertoo.

Määrittely tehtiin etänä Teamsissa, minkä jälkeen asiantuntijat kävivät töihin. Sen jälkeen sekä selaimella että mobiiliapplikaationa käytettävä Toimistolla-sovellus syntyi sukkelasti. Sovelluksen lanseerauksen yhteydessä luotiin ja julkaistiin myös selkeät toimintaohjeet turvalliselle työskentelylle toimistotiloissa.

Helppo käytettävyys on avainasemassa

Jokainen työntekijä merkitsee sovellukseen etukäteen, millä toimistolla aikoo olla ja milloin. Kaikkien toimipisteiden käyttöastetta voi seurata reaaliajassa, ja jos säädökset koronan suhteen muuttuvat, sallitut käyttäjämäärät voidaan päivittää välittömästi.

Toimistolla-sovellus älypuhelimen näytöllä

Nopeasta aikataulusta huolimatta sovelluksen helppokäyttöisyyteen haluttiin kiinnittää huomiota, jotta käyttäjä selviäisi mahdollisimman vähillä vaiheilla. Mobiilisovelluksen käyttöliittymä on hiottu tarkasti niin, että sitä voi käyttää yhdellä kädellä. Projekti oli mahdollista toteuttaa nopeasti, koska tiimillä oli selvät sävelet, ydinryhmä oli pieni ja projektin idea oli tiivistetty yhteen lauseeseen: ”Kuka aikoo olla milläkin toimistolla minäkin päivänä”.

Jos kävisi niin huono tuuri, että joku Atean työntekijöistä sairastuisi koronavirukseen, sovelluksen avulla voisi selvittää helposti, ketkä työkavereista ovat altistuneet tartunnalle.

”Yksi ehdoton sääntö meillä on: jos aikoo mennä toimistolle, pitää myös varata itselleen paikka. Ei saa ajatella, että kyllä sinne vielä yksi mahtuu. Vaikka itse ei olisi koronasta huolissaan, jokaisella meistä on velvollisuus varmistaa, että työkaverilla on hyvä ja turvallinen olo”, Laras sanoo.